Письмо о смене реквизитов: образец и защита от подмены

Письмо о смене реквизитов — уведомление, которым компания или предприниматель сообщает партнёрам: с такой-то даты платить нужно по новым данным. Главный повод — переход в другой банк. Утверждённого бланка нет: письмо составляют сами и отправляют каждому покупателю, который платит вам по договору или по счетам.

Такие письма подделывают, чтобы покупатель заплатил на счёт мошенника. По общему правилу безналичное денежное обязательство исполняется в банке, который обслуживает кредитора (п. 1 ст. 316 ГК РФ), и если деньги ушли на чужой счёт, риск несёт плательщик (ст. 312 ГК РФ). Бланк, образец и памятка для покупателя — в DOCX ниже.

Что указать в письме о смене реквизитов

Бухгалтер покупателя перенесёт данные из письма в учётную программу и дальше будет платить по ним. Поэтому в письме дают всё, что нужно для платёжки, включая то, что не менялось:

• исходящий номер и дату, наименование покупателя;
• номер и дату договора; если договоров несколько, перечислите их или напишите «по всем договорам»;
• новые реквизиты целиком: получатель, ИНН и КПП, расчётный счёт, банк, БИК, корреспондентский счёт;
• дату, с которой платить по новым реквизитам;
• прежний счёт и число, до которого он принимает платежи;
• неоплаченные счета, которые нужно оплатить уже по новым реквизитам;
• предложение подтвердить смену по телефону из договора — сам номер в письмо не вписывают, чтобы покупатель взял его из своих документов;
• просьбу подтвердить получение письма.

Дата перехода. Для покупателя письмо начинает действовать с момента доставки (ст. 165.1 ГК РФ). Доставленным оно считается и тогда, когда покупатель не получил или не прочитал его по своей вине, например не забрал заказное письмо на почте. Дату перехода ставьте на несколько рабочих дней позже отправки: письму нужно дойти, а бухгалтерии — поменять данные в программе и в сохранённых шаблонах банк-клиента.

Подписант — руководитель, записанный в ЕГРЮЛ как лицо, действующее без доверенности, или сотрудник с доверенностью; у предпринимателя — он сам. Печать ставят, если компания ею пользуется.

Нужно ли допсоглашение к договору

Откройте в договоре раздел «Реквизиты сторон» и условия об уведомлениях.

• Договор требует уведомить другую сторону об изменении реквизитов письменно в определённый срок. Тогда хватает письма, отправленного в этот срок по адресу из договора.
• Договор разрешает менять условия только допсоглашением, реквизиты в том числе. Тогда к письму прикладывают допсоглашение с новой редакцией раздела реквизитов, его подписывают обе стороны.
• Про изменение реквизитов договор молчит. Обходятся письмом, но просят покупателя подтвердить получение — отметкой на копии или ответным письмом.

Новое наименование или адрес при том же ИНН — смена реквизитов: для неё письма и новой карточки достаточно, если договор не требует допсоглашения. Отдельный случай — деньги будет получать другая компания с другим ИНН. Письма о смене реквизитов для этого мало, нужно основание. Поставщик может уступить ей право требовать оплату. Покупателя об этом уведомляют письменно, его согласие по общему правилу не нужно (ст. 382 и 385 ГК РФ). Если об уступке пишет только новая компания, покупатель вправе не платить ей, пока она не докажет переход права. Поставщик может и просто указать, кому платить вместо него (ст. 312 ГК РФ). Передать договор целиком, со своими обязанностями, можно только с согласия покупателя (ст. 391 и 392.3 ГК РФ).

Как сообщить контрагентам о смене реквизитов

1. 1Назначьте дату перехода и день закрытия старого счёта. Не закрывайте старый счёт в день открытия нового: покупатели, которые платят по графику, могут успеть отправить деньги по прежним реквизитам.
2. 2Составьте письмо по списку выше и приложите обновлённую карточку предприятия с новой датой редакции.
3. 3Подпишите и отправьте так, как требует раздел договора об уведомлениях: заказным письмом с уведомлением о вручении, курьером с отметкой о получении или сканом на указанную там почту. Разовым покупателям без договора — на адрес, с которого они присылали заявки или копии платёжек.
4. 4Обновите счета и шаблоны: бланк счёта в учётной программе или Excel, подпись в почте, страницу с реквизитами на сайте, шаблоны договоров. Старый номер расчётного счёта, оставшийся хотя бы в одном из них, уйдёт к покупателям со следующим документом.
5. 5Отметьте, кто ответил. Ведите таблицу по покупателям: получил письмо, подтвердил, обновил реквизиты. Тем, кто молчит, позвоните до ближайшего срока оплаты.

Как быть с уже выставленными счетами

Счёт, выставленный до смены, остаётся со старыми реквизитами, и бухгалтер покупателя заплатит по тому, что видит в документе. Поэтому неоплаченные счета перечисляют в письме: номер, дата, сумма и фраза «оплатить по новым реквизитам, сумма и срок оплаты прежние».

Если покупателю для реестра платежей нужен счёт с новыми реквизитами, выставьте его на ту же сумму и добавьте строку «Выставлен взамен счёта № … от …». Без этой строки у покупателя окажутся два счёта на одну поставку, и оплатить могут оба. Банковский блок продавца и остальные поля счёта показаны на образце счёта на оплату.

Поменяли банк — обновите реквизиты в профиле «Сальдо». PDF счёта собирается при каждом скачивании, поэтому заново скачанный счёт, даже выставленный до смены, будет уже с новыми данными. Файл, который покупатель получил раньше, например во вложении к письму, сам не обновится: пришлите ему новый PDF или ссылку на оплату. Кто платит по ссылке из счёта, реквизиты руками не вводит.

Пример: «Ромашка» переходит в другой банк

Пример. ООО «Ромашка» поставляет ООО «Пример» стройматериалы по договору № 17 от 12.01.2026. Договор обязывает стороны письменно сообщать об изменении реквизитов в течение пяти рабочих дней — на адрес электронной почты из раздела реквизитов. Названия, номера и условия договора условные.

19 октября «Ромашка» открывает счёт в другом банке. У «Примера» не оплачен счёт № 245 от 15.10.2026 на 154 000 ₽ со сроком 30 октября, в нём старые реквизиты. Платить по новым реквизитам «Ромашка» просит с понедельника, 26 октября, а старый счёт закроет 6 ноября — через неделю после срока по счёту № 245.

20 октября директор «Ромашки» подписывает письмо, бухгалтер отправляет скан на адрес «Примера» из договора:

Бухгалтер «Примера» видит письмо 21 октября. Прежде чем менять реквизиты поставщика в программе, она звонит менеджеру «Ромашки» по телефону из договора, и тот подтверждает смену банка. Бухгалтер отвечает на письмо, вносит в программу новый расчётный счёт и 29 октября платит 154 000 ₽ по новым реквизитам. 6 ноября «Ромашка» сверяет выписку по старому счёту, новых поступлений там нет, и закрывает его.

Как покупателю проверить письмо о смене реквизитов

Подложное письмо приходит с адреса, похожего на адрес поставщика, или из взломанного ящика его сотрудника. Бланк могут взять настоящий, из старой переписки, — меняют только счёт. Проверяйте письмо по тому, что знали о поставщике до него:

1. 1Перезвоните поставщику. Номер возьмите из договора или из переписки до этого письма и спросите знакомого сотрудника, менялся ли расчётный счёт и с какой даты. По номерам из самого письма не звоните: ответит тот, кто его прислал.
2. 2Сравните адрес отправителя с адресом в договоре посимвольно. Подделку выдаёт домен, который отличается одной буквой или зоной, или бесплатная почта вместо корпоративной.
3. 3Сверьте получателя с выпиской ЕГРЮЛ. ИНН и наименование в новых реквизитах должны совпасть с данными поставщика. Номера расчётного счёта в выписке нет, поэтому она подтверждает только компанию. Остальные сервисы ФНС, суды и приставы — в статье о том, как проверить контрагента.
4. 4Посмотрите, кто подписал. Это должен быть руководитель из выписки или представитель по доверенности. Скан подписи легко перенести из старого письма, так что подпись без звонка ничего не доказывает.
5. 5Насторожитесь, если получатель в новых реквизитах — другая организация или физическое лицо, если письмо торопит («старый счёт арестован, оплатите сегодня») или просит не звонить.
6. 6Не меняйте реквизиты в учётной программе до подтверждения. Запишите, кто, когда и по какому номеру подтвердил смену, и сохраните запись вместе с письмом.

Оплата по старым или подложным реквизитам: кто рискует

Старые реквизиты. Пока продавец не сообщил о новом банке, покупатель платит по реквизитам, которые знает. Если старый счёт ещё открыт, деньги приходят в банк продавца, и долг погашен. Если счёт уже закрыт, банк, как правило, вернёт платёж отправителю, оплату придётся повторять, а срок по счёту может пройти. Сторона, от которой зависело изменение места исполнения, возмещает другой дополнительные издержки и берёт на себя дополнительные риски (п. 2 ст. 316 ГК РФ). При переходе в другой банк такая сторона — продавец.

Подложные реквизиты. Деньги, отправленные на счёт мошенника, до поставщика не дошли, и долг перед ним по общему правилу остаётся. Статья 312 ГК РФ позволяет плательщику потребовать доказательств, что деньги получает сам кредитор или уполномоченное им лицо, и оставляет на плательщике риск, если он этого не сделал. Поставщик может попросить оплату ещё раз, а ушедшие деньги покупателю придётся возвращать самому. Если подложное письмо отправили из взломанной почты поставщика, как разделить потери, решают по обстоятельствам дела.

Заметили подмену — действуйте в тот же день: сообщите своему банку, подайте заявление в полицию и направьте владельцу счёта требование вернуть деньги. Составить требование поможет образец из статьи про письмо о возврате ошибочного платежа.

Частые вопросы

Когда закрывать старый счёт

Старый расчётный счёт закрывают, когда прошли сроки оплаты по всем счетам со старыми реквизитами и покупатели подтвердили новые. Перед закрытием проверьте по нему выписку и разнесите платежи последних дней по счетам на оплату, пока доступ к выписке ещё есть. Письма с отметками о получении и записи о звонках храните вместе с договорами — по ним видно, когда каждый покупатель узнал о новых реквизитах.

Покажите договор и переписку юристу, если деньги ушли на чужой счёт, оплату будет получать другая компания или стороны расходятся в том, с какого дня действуют новые реквизиты.