Закрывающие документы по ЭДО из оплаченного счёта
Сальдо соберёт акт, счёт-фактуру или УПД по данным оплаченного счёта — вам остаётся проверить документ и передать его контрагенту через своего оператора ЭДО.
Оплата прошла — а документы всё ещё вручную
Вы работаете с юрлицами, и после каждой оплаты начинается вторая половина работы: перенести данные из счёта в акт, из акта — в счёт-фактуру, сверить суммы и НДС, а потом передать каждый документ отдельно. Когда счетов много, легко потерять, по какой оплате акт ещё не подготовлен. А пока контрагент не получил закрывающие, его бухгалтерия дёргает вас, чтобы закрыть период, — и это ещё один повод тянуть с оплатой следующего счёта.
Если нужно разобраться, какие бывают закрывающие документы и что такое УПД, — это в отдельных разборах. Здесь — про то, как снять ручной ввод продуктом.
Закрывающие — по данным сделки, без повторного ввода
Сальдо ведёт сделку по единой цепочке. Вы выставляете счёт юрлицу по ИНН и БИК, клиент оплачивает удобным способом, счёт закрывается сам при зачислении — и по данным этого счёта Сальдо собирает акт, счёт-фактуру или УПД: реквизиты сторон, позиции, сумма и НДС подставляются из сделки. Вы проверяете готовый документ и скачиваете его, чтобы передать контрагенту через своего оператора ЭДО. Повторного ввода данных между этапами не остаётся.
Собираются по данным счёта
Акты, счета-фактуры и УПД — из реквизитов, позиций и сумм оплаченного счёта, без повторного ввода.
Проверка перед передачей
Сальдо собирает черновик из данных сделки — вы решаете, передавать документ или сначала поправить.
Привязаны к оплате
Счёт закрывается сам при зачислении, статус виден в реальном времени, поступления сверяются автоматически — закрывающие готовы к передаче по ЭДО.
Какой документ соберётся под вашу сделку
Комплект закрывающих зависит от того, что вы продали и работаете ли вы с НДС. Сальдо предлагает вариант по умолчанию, а вы соглашаетесь или выбираете другой — порядок часто закреплён договором с контрагентом.
УПД — по умолчанию
Один документ вместо акта и счёта-фактуры; статус подставляется по тому, работаете вы с НДС или без. Что такое УПД и когда он удобнее — в разборе универсальный передаточный документ.
Раздельный комплект
ТОРГ-12 на товары, акт на работы и услуги, счёт-фактура при НДС — если так принято у вас или у контрагента.
Как подготовить закрывающие по ЭДО в Сальдо
Подключите компанию
Регистрация по ИНН за пару минут — реквизиты вашей организации подтянутся автоматически.
Выставьте счёт юрлицу
Реквизиты контрагента — по ИНН, банка — по БИК. Доставка по Email, SMS или в мессенджер.
Клиент оплачивает счёт
По СБП, картой или Сальдо поручением с расчётного счёта — счёт закрывается автоматически при зачислении.
Подготовьте закрывающие
Акт, счёт-фактуру или УПД Сальдо соберёт по данным оплаченного счёта — проверьте документ и скачайте, чтобы передать контрагенту через своего оператора ЭДО.
Что входит
Закрывающие по данным счёта. Акты, счета-фактуры и УПД собираются из реквизитов, позиций и сумм оплаченного счёта — без повторного ввода.
Проверка перед передачей. Сальдо собирает черновик из данных сделки; решение, передавать документ или поправить, остаётся за вами.
Готовы к передаче по ЭДО. Готовый документ можно скачать и передать контрагенту через вашего оператора ЭДО.
Привязка к оплате. Счёт закрывается сам при зачислении, статус виден в реальном времени; закрывающие доступны в контексте закрытого счёта.
Единый реестр. Все счета и их статусы — в одном месте; поступления сверяются автоматически, а для сверки взаиморасчётов с контрагентом есть акт сверки.
Выгрузка за период. Архив со всеми выпущенными закрывающими за месяц плюс реестр в CSV.
Подписи и печати. Логотип, подпись, печать и подписанты загружаются один раз и подставляются в документы.
Своя нумерация. У каждого типа документа — своя последовательность в пределах года.
Работает с вашим учётом, CRM и ЭДО
Интеграция с amoCRM уже доступна; Битрикс24, МойСклад и 1С — на подключении. Готовый документ передавайте контрагенту через своего оператора ЭДО.
Диадок
Учёт: МойСклад, 1С (на подключении)
CRM: amoCRM, Битрикс24 (на подключении)
ЭДО: Диадок, Saby, 1С
Наличие оператора в списке не означает автоматическую отправку документа по ЭДО: Сальдо готовит документ по данным сделки, а обмен идёт через вашего оператора.
Кому подходит
Компании на ОСНО. Счета-фактуры и УПД по данным оплаченного счёта — проверяете документ и передаёте контрагенту по ЭДО.
Услуги, подписки, абонентка. Акты по регулярным сделкам собираются по данным списаний; вместе с рекуррентными платежами закрывается вся цепочка.
Компании с большим потоком счетов. Закрывающие не теряются: документ привязан к закрытому счёту и готов к передаче по ЭДО, поступления сверяются автоматически.
Частые вопросы
Какие закрывающие документы формирует Сальдо?
Акты, счета-фактуры и УПД — по данным оплаченного счёта. Что именно нужно под вашу сделку, зависит от режима налогообложения и типа операции.
Какой комплект соберётся под мой счёт?
По умолчанию — УПД: один документ вместо акта и счёта-фактуры, его статус зависит от того, работаете вы с НДС или без. Нужен раздельный комплект — Сальдо предложит ТОРГ-12 на товары, акт на работы и услуги и счёт-фактуру, когда есть НДС; что именно предложить, определяется по позициям счёта.
Как передать документ по ЭДО?
Готовый документ можно скачать и передать контрагенту через вашего оператора ЭДО — например, Диадок или Saby. Прямой отправки по ЭДО из сервиса в текущей версии нет: Сальдо готовит документ по данным сделки, а обмен идёт через вашего оператора.
Можно ли проверить документ перед передачей?
Да. Сальдо собирает черновик из данных сделки, а решение — передавать документ или сначала поправить — остаётся за вами.
Как в документ попадут подпись и печать?
Логотип, подпись, печать и подписанты загружаются в настройках один раз. В счёт, акт и ТОРГ-12 сервис подставляет факсимиле; в счёт-фактуру, УПД и корректировочные — не подставляет ни при каких настройках. Условия, на которых факсимиле вообще применимо, сервис показывает в самих настройках — там же вы решаете, использовать его или подписывать документы лично.
Можно выгрузить все закрывающие за месяц разом?
Да. Пакетная выгрузка за период собирает архив со всеми выпущенными документами и реестром в CSV — бухгалтерии не нужно скачивать документы по одному.
Напомнит ли Сальдо, что по оплате не выпущены закрывающие?
По оплаченному счёту сервис сам предлагает выпустить закрывающие, а готовый документ остаётся привязан к своему счёту. Что уже выпущено за месяц, видно в реестре закрывающих — он приходит вместе с выгрузкой за период.
Кто присваивает номера документам?
Сальдо. У каждого типа документа своя последовательность в пределах года, номер выдаётся автоматически при выпуске — вручную вести нумерацию не нужно.
Когда можно подготовить закрывающие?
После оплаты: счёт закрывается сам при зачислении, статус виден в реальном времени — и по данным этого счёта можно собрать акт, счёт-фактуру или УПД, проверить и скачать.
Нужен ли контрагенту свой оператор ЭДО?
ЭДО — двусторонний обмен, поэтому оператор нужен и на стороне получателя. Как это устроено и что делать, если у контрагента другой оператор или ЭДО нет вовсе, — в отдельном разборе про закрывающие документы и ЭДО.
С какими системами интегрируется, кроме ЭДО?
Уже доступна интеграция с amoCRM. МойСклад, 1С и Битрикс24 — на подключении.
Как подключиться?
Зарегистрируйтесь по ИНН — это занимает пару минут, реквизиты подтянутся автоматически. Контрагентов сервис проверяет на старте работы (115-ФЗ), персональные данные обрабатываются по 152-ФЗ.
Готовьте закрывающие по оплаченному счёту
Подключите компанию по ИНН, выставьте счёт и примите оплату — а акт, счёт-фактуру или УПД Сальдо соберёт по данным сделки, чтобы вы передали их контрагенту по ЭДО.