УПД: что это, чем отличается от акта и счёта-фактуры

Когда сделка закрыта, продавцу и покупателю нужны документы, которые подтверждают передачу товара или услуги и одновременно закрывают расчёты по НДС. Классически это две отдельные бумаги: первичный документ (акт или накладная) и счёт-фактура. УПД позволяет обойтись одним документом вместо двух — и именно поэтому его всё чаще формируют онлайн, сразу после оплаты счёта.

В этой статье разберём, что такое УПД, чем он отличается от акта и от счёта-фактуры, в чём разница между статусом 1 и статусом 2, какие реквизиты в нём обязательны, кто и когда может его применять и как сформировать УПД онлайн и отправить контрагенту по ЭДО. Если вам нужен более широкий обзор всего пакета закрывающих документов, он есть в отдельном материале — закрывающие документы онлайн; здесь же разбираем подробно именно УПД.

Что такое УПД

УПД — универсальный передаточный документ. Это форма, которая объединяет в одном бланке счёт-фактуру и первичный документ о передаче — акт выполненных работ (оказанных услуг) или товарную накладную. Вместо того чтобы выставлять контрагенту отдельно счёт-фактуру для НДС и отдельно акт или накладную для подтверждения передачи, вы оформляете один документ, который закрывает обе задачи.

Форма УПД рекомендована письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. В её основе — бланк счёта-фактуры, к которому добавлены обязательные реквизиты первичного документа. Форма носит рекомендательный характер: применять УПД — право, а не обязанность, и организация закрепляет его использование в учётной политике. При этом за основу можно взять рекомендованный ФНС бланк и при необходимости дополнить его своими строками.

Что даёт объединение двух документов в один:

• Меньше документов. Один УПД вместо счёта-фактуры и акта — меньше файлов и подписей, меньше шансов, что что-то потеряется.
• Согласованные данные. В паре «счёт-фактура + акт» суммы и позиции должны совпадать. Когда это один документ, расхождений между ними просто не возникает.
• Проще принять и провести. Контрагенту достаточно принять один документ, а не сопоставлять два, — это снимает часть вопросов от бухгалтерии покупателя заранее.

Статус 1 и статус 2: в чём разница

У УПД есть ключевой реквизит — статус документа. Он указывается в левом верхнем углу и определяет, в каком качестве используется документ. Значений два.

Статус 1 — УПД заменяет и счёт-фактуру, и первичный документ. Это полный режим: документ одновременно выполняет функцию счёта-фактуры (то есть даёт покупателю право принять входящий НДС к вычету) и функцию первички (подтверждает передачу товара или приёмку работ). Статус 1 применяют плательщики НДС: отдельную счёт-фактуру к такой сделке выставлять уже не нужно.

Статус 2 — УПД используется только как первичный документ. В этом режиме документ подтверждает передачу товара или оказание услуги, но функцию счёта-фактуры не выполняет и права на вычет НДС не даёт. Статус 2 применяют, когда счёт-фактура не нужен: например, продавец работает без НДС — на УСН или на другом спецрежиме. По сути это акт или накладная в форме УПД.

Проще всего запомнить так: статус 1 — это «счёт-фактура + первичка», статус 2 — это «только первичка». Какой статус применим в вашем случае, зависит от того, работаете ли вы с НДС, и определяется учётной политикой, а не технической настройкой.

Чем УПД отличается от акта и счёта-фактуры

Чтобы понять место УПД, полезно держать в голове, что делает каждый из документов по отдельности.

• Акт (или товарная накладная) — первичный документ. Подтверждает, что услуга оказана, работа принята или товар передан. Это основание отразить операцию в учёте, но к НДС он отношения не имеет.
• Счёт-фактура — документ для расчётов по НДС. На его основании покупатель принимает входящий НДС к вычету. Факт передачи товара или приёмки работ он сам по себе не подтверждает.
• УПД — объединяет оба. Со статусом 1 он одновременно и первичный документ, и счёт-фактура; со статусом 2 — только первичный документ.

Отсюда простое правило выбора. Если вы плательщик НДС, классический комплект — это акт (или накладная) плюс счёт-фактура; вместо этой пары можно оформить один УПД со статусом 1. Если вы работаете без НДС, счёт-фактура не нужен — достаточно акта или накладной, а их роль может выполнить УПД со статусом 2. То есть УПД не добавляет новый документ к сделке, а сворачивает уже привычный комплект в один бланк.

Важно, что УПД не отменяет ни акт, ни счёт-фактуру — это ваш выбор, чем оформлять сделку. Можно по-прежнему выставлять отдельную счёт-фактуру и отдельный акт, а можно перейти на УПД. Оба варианта законны; УПД просто удобнее, когда хочется меньше бумаг и меньше сверки между ними.

Обязательные реквизиты УПД

Поскольку УПД совмещает два документа, он должен содержать обязательные реквизиты обоих: реквизиты счёта-фактуры (по статье 169 Налогового кодекса) и обязательные реквизиты первичного документа (по статье 9 закона о бухучёте, 402-ФЗ). Если какого-то из них не будет, документ может не выполнить свою функцию — например, покупатель не подтвердит право на вычет НДС.

Что должно быть в УПД:

• Статус документа — 1 или 2 (см. выше);
• номер и дата УПД;
• стороны сделки — продавец и покупатель: наименование, ИНН, КПП, адрес; при необходимости — грузоотправитель и грузополучатель;
• наименование товара, работы или услуги и единица измерения;
• количество, цена и стоимость по каждой позиции;
• ставка и сумма НДС, а также стоимость с учётом налога (для статуса 2 — пометка «Без НДС»);
• дата отгрузки товара или дата передачи (сдачи) результатов работ, услуг — момент фактического исполнения;
• подписи ответственных лиц: руководителя (или уполномоченного лица), а также того, кто отгрузил товар и кто его получил.

Набор полей УПД во многом повторяет структуру счёта на оплату, только дополненную реквизитами НДС и подписями сторон, — если нужен разбор смежного документа поля за полем, он есть в материале образец счёта на оплату.

Когда применять УПД и кто может

Применять УПД может любая организация или ИП — и на общей системе налогообложения, и на спецрежимах. Выбор режима определяет только статус документа: плательщики НДС используют статус 1, неплательщики — статус 2. Решение об использовании УПД компания закрепляет в учётной политике.

УПД удобен в типичных B2B-сценариях:

• поставка товара — УПД заменяет товарную накладную и счёт-фактуру;
• оказание услуг и выполнение работ — УПД заменяет акт и счёт-фактуру;
• передача имущественных прав и другие операции, которые оформляют счётом-фактурой и первичкой одновременно.

Есть и ограничения. УПД не универсален абсолютно: он не заменяет документы, у которых своя строгая форма или своя логика. Например, для сверки взаиморасчётов между сторонами по-прежнему используют отдельный документ — акт сверки взаиморасчётов, и УПД его не отменяет. Поэтому УПД стоит рассматривать как замену пары «первичка + счёт-фактура», а не как единый документ на все случаи.

Электронный УПД и ЭДО

УПД можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Электронный УПД формируется по формату, утверждённому ФНС, и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Подписанный так документ юридически значим — он имеет ту же силу, что и бумажный с живой подписью, но доходит до контрагента мгновенно.

Передают электронный УПД через ЭДО — электронный документооборот. Здесь работает то же правило, что и для любых электронных документов: ЭДО — это всегда две стороны, отправитель и получатель, и у контрагента тоже должен быть подключён оператор ЭДО. Если операторы у вас разные, обмен обычно всё равно возможен через роуминг — механизм, который связывает операторов между собой. А если у контрагента ЭДО нет вовсе, электронный УПД придётся заменить бумажным или другим согласованным каналом.

Электронный формат особенно удобен именно для УПД: документ совмещает счёт-фактуру и первичку, а значит, по ЭДО одним файлом закрывается сразу и НДС, и передача. Не нужно отправлять два документа и следить, чтобы данные в них совпали.

Как сформировать УПД онлайн

Раньше УПД заполняли в учётной программе или вручную по шаблону, а затем распечатывали и пересылали. Сегодня УПД можно сформировать онлайн: система подставляет реквизиты сторон, позиции, суммы и НДС из уже проведённой сделки, а вам остаётся выбрать статус, проверить документ и отправить его. Это и есть смысл запроса «упд онлайн» — оформить и передать документ, не выходя из сервиса, где прошла оплата.

В «Сальдо» это встроено в общий флоу «счёт → оплата → закрывающие документы». Клиент оплачивает выставленный счёт удобным способом:

• СБП — оплата по QR-коду или кнопке через приложение банка;
• банковская карта — стандартный онлайн-платёж;
• Сальдо поручение — платёжное поручение с расчётного счёта, привычный для бухгалтерии безналичный расчёт.

После оплаты счёт закрывается сам, а закрывающие документы — акт, счёт-фактура и УПД — формируются автоматически на основе данных сделки. Реквизиты обеих сторон, перечень позиций, сумма и НДС уже известны из счёта, вводить их заново не нужно. Система собирает УПД в нужном статусе и отправляет контрагенту по ЭДО — при условии, что у второй стороны есть оператор ЭДО (свой или доступный через роуминг).

При этом контроль остаётся за вами: система собирает черновик УПД из данных сделки, а решение — отправить его как есть или сначала поправить — принимаете вы. Так автоматизация снимает повторный ввод, но не лишает вас последнего слова над тем, что уходит контрагенту. Отдельной подписки за софт для этого не нужно — инструменты идут в коробке.

Частые вопросы

Обязателен ли УПД

Нет. УПД — рекомендованная ФНС форма, а не обязательный документ. Вы вправе по-прежнему оформлять сделку отдельными актом (или накладной) и счётом-фактурой либо перейти на УПД. Использование УПД компания закрепляет в учётной политике.

Можно ли применять УПД вместо акта и счёта-фактуры

Да, в этом и смысл документа. УПД со статусом 1 заменяет сразу первичный документ (акт или накладную) и счёт-фактуру: отдельно выставлять их к такой сделке не нужно. УПД со статусом 2 заменяет только первичный документ — его применяют, когда счёт-фактура не требуется.

Чем отличается статус 1 от статуса 2

Статус 1 — это «счёт-фактура + первичка»: документ и подтверждает передачу, и даёт право на вычет НДС; его применяют плательщики НДС. Статус 2 — «только первичка»: документ подтверждает передачу товара или услуги, но функцию счёта-фактуры не выполняет; его применяют, когда счёт-фактура не нужен, например на УСН.

Даёт ли УПД право на вычет НДС

УПД со статусом 1 даёт: он выполняет функцию счёта-фактуры, и на его основании покупатель принимает входящий НДС к вычету. УПД со статусом 2 права на вычет не даёт, потому что счётом-фактурой не является.

Как отправить электронный УПД контрагенту

Электронный УПД формируют по утверждённому ФНС формату, подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляют по ЭДО. Для этого у контрагента тоже должен быть подключён оператор ЭДО — свой или доступный через роуминг. Если ЭДО у него нет, документ передают бумажным или иным согласованным способом.

Можно ли сформировать УПД онлайн

Да. УПД формируется онлайн на основе данных уже проведённой сделки: реквизиты сторон, позиции, суммы и НДС подставляются из оплаченного счёта, вам остаётся выбрать статус, проверить черновик и отправить документ по ЭДО. В «Сальдо» это происходит автоматически после оплаты счёта.

Коротко о главном

УПД — универсальный передаточный документ, рекомендованный письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Он объединяет счёт-фактуру и первичный документ (акт или накладную) в одном бланке. Статус 1 заменяет и счёт-фактуру, и первичку и даёт право на вычет НДС — его применяют плательщики НДС; статус 2 работает только как первичный документ и подходит тем, кто без НДС.

Оформлять УПД удобнее онлайн: данные подставляются из оплаченного счёта, а электронный УПД по ЭДО закрывает сразу и НДС, и передачу — одним файлом вместо двух. В «Сальдо» УПД, акт и счёт-фактура формируются автоматически после оплаты и уходят контрагенту по ЭДО. Попробуйте подключить Сальдо и посмотрите, как это работает.