УПД статус 1 и 2: в чём разница и какой ставить в 2026 году

УПД — универсальный передаточный документ: счёт-фактура и первичный документ (акт или товарная накладная) в одном бланке. Как он работает в сделке, показывает статус в левом верхнем углу. Со статусом 1 УПД служит и счётом-фактурой, и первичкой: по нему покупатель может принять НДС к вычету. Со статусом 2 это только первичка, права на вычет она не даёт.

Статус выбирают по режиму НДС продавца. С 2025 года упрощенцы — плательщики НДС, и статус 2 на УСН ставят освобождённые от налога: в 2026 году это те, у кого доход ни за 2025 год, ни с начала 2026 года не превысил 20 млн ₽ (ст. 145 НК РФ).

В этой статье разберём, что такое УПД, чем он отличается от акта и от счёта-фактуры, в чём разница между статусом 1 и статусом 2, какие реквизиты в нём обязательны, кто и когда может его применять и как сформировать УПД онлайн и отправить контрагенту по ЭДО. Если вам нужен более широкий обзор всего пакета закрывающих документов, он есть в отдельном материале — закрывающие документы онлайн; здесь же разбираем подробно именно УПД.

Что такое УПД

Форму УПД ФНС рекомендовала письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. В основе — бланк счёта-фактуры, дополненный реквизитами первичного документа, и компания может добавить в него свои строки. Применять УПД необязательно: решение закрепляют в учётной политике.

С 2013 года форма счёта-фактуры менялась, в последний раз — с 1 апреля 2026 года. УПД со статусом 1 служит счётом-фактурой, поэтому его сверяют с действующей формой.

Если оформить сделку УПД со статусом 1, на неё приходится один документ и один комплект подписей, и бухгалтерии покупателя не нужно сверять суммы между актом и счётом-фактурой.

Статус 1 и статус 2: в чём разница

Статус 1 — УПД заменяет и счёт-фактуру, и первичный документ. Он подтверждает передачу товара или приёмку работ и даёт покупателю право принять входящий НДС к вычету. Отдельный счёт-фактуру на отгрузку не выставляют. Статус 1 ставят плательщики НДС — на общей системе и на УСН без освобождения.

Статус 2 — УПД работает только как первичный документ. Передачу он подтверждает, функцию счёта-фактуры не выполняет, и вычета по нему у покупателя нет. По сути это акт или накладная в форме УПД. Статус 2 ставят продавцы, которые счета-фактуры не составляют, например упрощенцы с освобождением от НДС и ИП на патенте.

Плательщику НДС статус 2 тоже доступен, но тогда счёт-фактуру он выставляет отдельным документом.

Какой статус ставить в 2026 году: шпаргалка по режимам

Ответ зависит от двух вещей: платит ли продавец НДС и составляет ли он счета-фактуры.

• ОСНО, плательщик НДС (ставка 22%, 10% или 0%) — статус 1. Статус 2 допустим, если счёт-фактуру выставляют отдельно.
• ОСНО с освобождением по ст. 145 НК (выручка без НДС за три предыдущих месяца подряд не больше 2 млн ₽) — статус 1 с надписью «Без налога (НДС)». Счета-фактуры такие продавцы составляют, только без суммы налога (п. 5 ст. 168 НК РФ).
• УСН с освобождением (доход за 2025 год не больше 20 млн ₽, и в 2026 году порог не превышен) — статус 2, в графах налога «Без НДС». Освобождение наступает автоматически, без уведомления, а счета-фактуры при нём не составляют.
• УСН без освобождения (доход за 2025 год больше 20 млн ₽ или порог превышен в 2026 году) — статус 1. Продавец платит НДС по ставке 5% или 7% либо по общим ставкам и выставляет счёт-фактуру, а УПД со статусом 1 его заменяет.
• ПСН — статус 2: по деятельности на патенте ИП плательщиком НДС не является (п. 11 ст. 346.43 НК).
• АУСН и НПД — статус 2: на этих режимах НДС не платят (ч. 6 ст. 2 закона № 17-ФЗ, ч. 9 ст. 2 закона № 422-ФЗ).

Пример. Поставщик оказал услуги на 100 000 ₽ без учёта налога:

• продавец на ОСНО начисляет НДС 22% — 22 000 ₽ — и выставляет УПД со статусом 1 на 122 000 ₽; покупатель-плательщик НДС может принять 22 000 ₽ к вычету;
• упрощенец, который платит НДС по ставке 5%, выставляет УПД со статусом 1 на 105 000 ₽, из них налог — 5 000 ₽;
• упрощенец с освобождением выставляет УПД со статусом 2 на 100 000 ₽ с пометкой «Без НДС».

Статус 2, но в документе выделен НДС

Что это значит, зависит от продавца.

Продавец платит НДС. Статус 2 говорит, что УПД работает только как первичка, а счёт-фактура оформлен отдельно. Сумма налога в УПД показывает, из чего сложилась цена, вычет же покупатель заявляет по счёту-фактуре. Если счёта-фактуры нет, запросите его у продавца.

Продавец НДС не платит, например упрощенец с освобождением. Выделять налог ему не нужно ни в одном документе. По позиции ФНС из письма 2013 года статус 2 сам по себе обязанности платить НДС у такого продавца не создаёт, пока графы ставки и суммы налога пустые: заполненные графы ФНС считает признаком счёта-фактуры. Со счётом-фактурой иначе: если освобождённый продавец выставил его с выделенным налогом, в том числе в виде УПД со статусом 1, эту сумму придётся уплатить в бюджет (п. 5 ст. 173 НК).

Пример. Упрощенец с освобождением по ошибке выставил УПД со статусом 1 на 122 000 ₽, где выделено 22 000 ₽ НДС. Эти 22 000 ₽ он должен перечислить в бюджет, хотя от налога освобождён. Поэтому перед отправкой упрощенец с освобождением проверяет две вещи: статус 2 и «Без НДС» в графе налога.

Чем УПД отличается от акта и счёта-фактуры

• Акт или товарная накладная — первичный документ: подтверждает, что услуга оказана, работа принята или товар передан. На его основании операцию отражают в учёте; вычет НДС по нему не заявляют.
• Счёт-фактура — документ для расчётов по НДС: по нему покупатель принимает входящий налог к вычету. Передачу товара или приёмку работ сам по себе он не подтверждает.
• УПД со статусом 1 выполняет обе функции, со статусом 2 — только функцию первичного документа.

Акт и счёт-фактуру можно оформлять по отдельности, а можно заменить их одним УПД. Весь набор закрывающих и их подготовка по данным счёта — в материале закрывающие документы онлайн.

Обязательные реквизиты УПД

В УПД нужны реквизиты обоих документов: счёта-фактуры по ст. 169 НК РФ и первичного документа по ст. 9 закона № 402-ФЗ. Без реквизитов счёта-фактуры УПД со статусом 1 может не подтвердить покупателю право на вычет.

• статус — 1 или 2;
• номер и дата документа;
• продавец и покупатель: наименование, ИНН, КПП, адрес; при необходимости — грузоотправитель и грузополучатель;
• наименование товара, работы или услуги, единица измерения, количество, цена и стоимость по каждой позиции;
• ставка и сумма НДС и стоимость с налогом, а если налог не выделяется — пометка «Без НДС» (освобождённые по ст. 145 на ОСНО добавляют надпись «Без налога (НДС)»);
• для статуса 1 с 1 апреля 2026 года — строка 5б: номер и дата авансового счёта-фактуры, если в оплату зачтён аванс;
• дата отгрузки товара или передачи результатов работ и услуг;
• подписи руководителя и главного бухгалтера или уполномоченных лиц, а также того, кто передал товар, и того, кто его принял.

Шапка и позиции во многом повторяют образец счёта на оплату, к ним добавляются реквизиты НДС и подписи сторон.

Когда применять УПД и кто может

УПД может применять любая организация или ИП, на общей системе и на спецрежимах; от режима зависит только статус. Он подходит для поставки товара вместо накладной и счёта-фактуры, для работ и услуг — вместо акта и счёта-фактуры, а также для передачи имущественных прав.

Документы с другой задачей УПД не заменяет. Акт сверки взаиморасчётов оформляют отдельно: он фиксирует состояние расчётов за период, УПД — одну передачу.

Электронный УПД и ЭДО

УПД можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Электронный УПД формируется по формату, утверждённому ФНС, и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Подписанный так документ юридически значим — он имеет ту же силу, что и бумажный с живой подписью, но доходит до контрагента мгновенно.

Передают электронный УПД через ЭДО — электронный документооборот. Здесь работает то же правило, что и для любых электронных документов: ЭДО — это всегда две стороны, отправитель и получатель, и у контрагента тоже должен быть подключён оператор ЭДО. Если операторы у вас разные, обмен обычно всё равно возможен через роуминг — механизм, который связывает операторов между собой. А если у контрагента ЭДО нет вовсе, электронный УПД придётся заменить бумажным или другим согласованным каналом. Что нужно для подключения к оператору, разобрано в материале про отправку документов через оператора ЭДО.

Электронный формат особенно удобен именно для УПД: документ совмещает счёт-фактуру и первичку, а значит, по ЭДО одним файлом закрывается сразу и НДС, и передача. Не нужно отправлять два документа и следить, чтобы данные в них совпали.

Статус в электронном УПД: СЧФДОП, ДОП и СЧФ

С 1 апреля 2025 года электронные счета-фактуры и УПД составляют только в XML по формату 5.03 (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ с изменениями). Статус в файле задаёт функция документа:

• СЧФДОП — счёт-фактура и документ об отгрузке, соответствует статусу 1;
• ДОП — только документ об отгрузке товаров, выполнении работ или оказании услуг, соответствует статусу 2;
• СЧФ — только счёт-фактура, без функции первички.

Электронный счёт-фактуру принимают только в XML через оператора ЭДО, так требует приказ Минфина от 05.02.2021 № 14н. Поэтому PDF-файл УПД со статусом 1 электронным счётом-фактурой не является, даже если его подписали и отправили по электронной почте. Для вычета покупателю нужен XML через оператора или бумажный оригинал с подписями. Первичку со статусом 2 можно передать и неформализованным электронным документом, например PDF-файлом, подписанным электронной подписью.

Что изменилось в 2026 году

• Электронных форматов акта и ТОРГ-12 больше нет. С 1 января 2026 года их отменил приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. В формализованном ЭДО для передачи товаров, работ и услуг остался только УПД: с функцией ДОП вместо акта или накладной, с функцией СЧФДОП — вместе со счётом-фактурой. Бумажные акты и накладные по-прежнему в силе, неформализованные электронные документы тоже (информация ФНС от 10.09.2025).
• Новая форма счёта-фактуры с 1 апреля 2026 года. Постановление Правительства от 23.01.2026 № 26 изменило форму из постановления № 1137 и добавило строку 5б — номер и дату авансового счёта-фактуры. УПД со статусом 1 тоже счёт-фактура, так что изменение касается и его.
• Основная ставка НДС — 22% с 1 января 2026 года (закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ). В УПД на отгрузки 2026 года вместо 20% указывают 22%.
• Порог освобождения на УСН — 20 млн ₽. Он действует в 2026–2029 годах, в 2030 году снизится до 15 млн ₽, с 2031-го — до 10 млн ₽ (закон от 04.07.2026 № 228-ФЗ). Если в разъяснениях, выпущенных раньше, 15 и 10 млн ₽ стоят на 2027 и 2028 годы, ориентируйтесь на закон.

Как сформировать УПД онлайн

Сформировать УПД онлайн — значит оформить и передать документ, не выходя из сервиса, где прошла оплата. Система подставляет реквизиты сторон, позиции, суммы и НДС из уже проведённой сделки, а вам остаётся выбрать статус, проверить документ и отправить его.

В «Сальдо» УПД — последний шаг цепочки «счёт → оплата → закрывающие документы». Клиент оплачивает счёт по ссылке: по СБП, картой или через «Сальдо поручение» с расчётного счёта. После оплаты счёт закрывается сам, а закрывающие документы — акт, счёт-фактура и УПД — формируются автоматически на основе данных сделки. Реквизиты обеих сторон, перечень позиций, сумма и НДС уже известны из счёта, вводить их заново не нужно. Статус УПД ставится по режиму НДС в счёте: для счёта «Без НДС» — статус 2, для счёта со ставкой НДС — статус 1. Система собирает УПД в нужном статусе и отправляет контрагенту по ЭДО — при условии, что у второй стороны есть оператор ЭДО (свой или доступный через роуминг).

При этом контроль остаётся за вами. Готовить УПД по данным сделки помогает система: она собирает черновик, а решение — отправить его как есть или сначала поправить — принимаете вы. Так автоматизация снимает повторный ввод, но не лишает вас последнего слова над тем, что уходит контрагенту.

Частые вопросы

Что проверить перед выставлением УПД

1. 1Статус по режиму НДС. Плательщик НДС, включая упрощенца без освобождения, ставит статус 1, освобождённый на ОСНО — статус 1 с надписью «Без налога (НДС)», упрощенец с освобождением и ИП на патенте — статус 2.
2. 2Графа налога. Освобождённый продавец налог не выделяет: сумму, выделенную в счёте-фактуре или УПД со статусом 1, придётся уплатить в бюджет.
3. 3Ставка и форма. Основная ставка — 22%; в УПД со статусом 1 проверьте строку 5б по форме, которая действует с 1 апреля 2026 года.
4. 4Канал. Электронный счёт-фактура — только XML формата 5.03 через оператора ЭДО, PDF-файл им не станет.

Оформлять УПД удобнее онлайн: данные подставляются из оплаченного счёта, а электронный УПД по ЭДО закрывает сразу и НДС, и передачу — одним файлом вместо двух. В «Сальдо» УПД, акт и счёт-фактура формируются автоматически после оплаты и уходят контрагенту по ЭДО.