Закрывающие документы: акт, УПД и счёт-фактура автоматически

Закрывающие документы подтверждают исполнение сделки и служат основанием для учёта операции. Задержка документов может осложнить закрытие периода и применение вычета НДС; конкретные последствия зависят от вида сделки и комплекта документов.

Чем быстрее подготовлены закрывающие документы, тем меньше поводов для спора и задержек. Когда данные счёта используются повторно, эта часть работы требует меньше ручного ввода.

В этой статье разберём, какие закрывающие документы нужны в B2B, что такое УПД и чем он удобнее классической пары «счёт-фактура + акт», как формировать документы онлайн и отправлять их по ЭДО. Материал будет полезен, если вы работаете с юрлицами и хотите закрывать сделки быстро и без ручной пересылки бумаг.

Какие закрывающие документы нужны в B2B

Закрывающие документы подтверждают, что обязательство исполнено: работа сделана, услуга оказана, товар передан. Именно на их основании стороны отражают операцию в учёте. Набор зависит от типа сделки.

• Акт выполненных работ (оказанных услуг). Подтверждает, что услуга оказана или работа выполнена и принята заказчиком. Его подписывают обе стороны.
• Товарная накладная. Оформляет передачу товара от поставщика покупателю. Аналог акта, но для поставки товаров, а не услуг.
• Счёт-фактура. Документ для расчётов по НДС. На его основании покупатель принимает входящий НДС к вычету. Счёт-фактуру выставляет продавец.
• УПД (универсальный передаточный документ). Объединяет счёт-фактуру и акт (или накладную) в одном документе; отдельный подробный разбор — в статье что такое УПД.

Первичный документ подтверждает хозяйственную операцию и расходы, а счёт-фактура или УПД со статусом «1» используется для вычета НДС. Конкретный комплект зависит от сделки и налогового режима сторон.

Не путайте закрывающие документы со счётом на оплату: счёт выставляют до платежа, чтобы клиент перечислил деньги, а закрывающие документы оформляют факт исполнения сделки. Если вы ещё настраиваете первую часть цепочки, посмотрите отдельный разбор — как выставить счёт на оплату онлайн.

Что такое УПД и чем он удобнее

УПД со статусом «1» объединяет счёт-фактуру и первичный документ. УПД со статусом «2» выполняет только функцию первичного документа.

Это удобно по нескольким причинам:

• Меньше документов. Один УПД вместо двух отдельных бумаг — меньше файлов, меньше подписей, меньше вероятность, что что-то потеряется или разойдётся в реквизитах.
• Согласованные данные. В паре «счёт-фактура + акт» суммы и позиции должны совпадать. Когда это один документ, расхождений между ними просто не возникает.
• Проще сверка. Контрагенту достаточно принять один документ, а не сопоставлять два.

УПД онлайн вместо ручного оформления

Сегодня УПД можно сформировать онлайн: система подставляет реквизиты сторон, позиции и суммы, после чего документ нужно проверить. Для отправки через ЭДО его передают внешнему оператору.

Важно понимать: УПД имеет два режима использования — как полноценная замена счёта-фактуры и первичного документа (со статусом «1») либо только как передаточный документ без функции счёта-фактуры (со статусом «2»). Какой статус применим в вашей ситуации, зависит от того, работаете ли вы с НДС; это вопрос вашей учётной политики, а не технической настройки.

Отдельно стоит отметить, что УПД удобен и для второй стороны: контрагенту тоже проще принять и провести один документ. Поэтому переход на УПД часто снимает часть вопросов от бухгалтерии покупателя ещё до того, как они возникнут.

Как формировать закрывающие документы онлайн

Ручное оформление закрывашек — это перенос одних и тех же данных из счёта в акт, из акта в счёт-фактуру, сверка сумм и НДС, а затем отправка каждого документа отдельно. Онлайн-подход убирает этот повторный ввод.

В «Сальдо» можно готовить закрывающие по оплаченному счёту — акт, счёт-фактуру и УПД. Реквизиты обеих сторон, перечень позиций, сумма и НДС подставляются из сделки. Документ остаётся проверить и скачать для передачи контрагенту.

Ключевая особенность — привязка документов к оплате. Закрывающие документы связаны с конкретным счётом и после оплаты доступны в контексте сделки. Отправку контрагенту нужно выполнить выбранным каналом.

Перед отправкой документ всегда можно проверить: система собирает черновик из данных сделки, а окончательное решение — отправлять или сначала поправить — остаётся за вами. Так автоматизация снимает рутинный ввод, но не лишает контроля над тем, что уходит контрагенту.

Это работает в общей логике флоу «счёт → оплата → закрывающие документы». Клиент оплачивает счёт удобным способом:

• СБП — оплата по QR-коду или кнопке через приложение банка;
• банковская карта — стандартный онлайн-платёж;
• Сальдо поручение — платёжное поручение с расчётного счёта, привычный для бухгалтерии безналичный расчёт.

После оплаты по счёту можно сформировать и скачать закрывающие документы в кабинете. Для юридически значимого обмена по ЭДО документ передают через подключённого внешнего оператора.

Привязка документов к оплате помогает не пропустить сделки, по которым после поступления денег нужно подготовить закрывающие. Контроль сроков оплаты остаётся отдельной задачей. Подробнее о нём — в материале про контроль дебиторки.

Отправка по ЭДО

ЭДО — обмен электронными документами через специализированного оператора. Юридическая значимость зависит от вида документа, электронной подписи, полномочий подписанта и соблюдения установленного формата. Документ с квалифицированной электронной подписью обычно равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью, кроме установленных законом исключений.

Для отправки используйте подключённого у вашей компании оператора ЭДО, например Диадок или Saby. Сформированный в «Сальдо» документ нужно скачать и передать через интерфейс оператора: прямая интеграция с оператором в текущей версии сервиса не заявляется.

Здесь есть важное условие, о котором стоит сказать прямо. ЭДО работает, когда у контрагента тоже подключён оператор ЭДО. Электронный документооборот — это всегда две стороны: отправитель и получатель, и обе должны быть в системе. Если вы и контрагент пользуетесь разными операторами, обмен обычно всё равно возможен через роуминг — механизм, который связывает операторов между собой, примерно как роуминг у сотовых сетей. Но если у контрагента ЭДО нет вовсе, отправить документ по ЭДО не получится — потребуется другой канал.

Если у сторон разные операторы, обмен может быть доступен через роуминг. Конкретный маршрут и статус доставки нужно проверять у своего оператора ЭДО.

Частые вопросы