Закрывающие документы: акт, УПД и счёт-фактура автоматически
Как сформировать акт, счёт-фактуру и УПД по данным оплаченного счёта, скачать документы и передать их контрагенту подходящим каналом.
Закрывающие документы подтверждают исполнение сделки и служат основанием для учёта операции. Задержка документов может осложнить закрытие периода и применение вычета НДС; конкретные последствия зависят от вида сделки и комплекта документов.
Чем быстрее подготовлены закрывающие документы, тем меньше поводов для спора и задержек. Типичный комплект в B2B — акт или накладная плюс счёт-фактура; УПД со статусом «1» заменяет эту пару одним документом.
Когда документы собираются из данных оплаченного счёта, реквизиты, позиции и суммы не вводятся заново. Бухгалтеру остаётся проверить документ и передать его контрагенту — через своего оператора ЭДО или другим согласованным способом.
Какие закрывающие документы нужны в B2B
Закрывающие документы подтверждают, что обязательство исполнено: работа сделана, услуга оказана, товар передан. Именно на их основании стороны отражают операцию в учёте. Набор зависит от типа сделки.
- Акт выполненных работ (оказанных услуг). Подтверждает, что услуга оказана или работа выполнена и принята заказчиком. Его подписывают обе стороны.
- Товарная накладная. Оформляет передачу товара от поставщика покупателю. Аналог акта для поставки товаров.
- Счёт-фактура. Документ для расчётов по НДС. На его основании покупатель принимает входящий НДС к вычету. Счёт-фактуру выставляет продавец.
- УПД (универсальный передаточный документ). Объединяет счёт-фактуру и акт (или накладную) в одном документе; отдельный подробный разбор — в статье что такое УПД.
Первичный документ подтверждает хозяйственную операцию и расходы, а счёт-фактура или УПД со статусом «1» используется для вычета НДС. Конкретный комплект зависит от сделки и налогового режима сторон.
Не путайте закрывающие документы со счётом на оплату: счёт выставляют до платежа, чтобы клиент перечислил деньги, а закрывающие документы оформляют факт исполнения сделки. Если вы ещё настраиваете первую часть цепочки, посмотрите отдельный разбор — как выставить счёт на оплату онлайн.
Что такое УПД и чем он удобнее
УПД со статусом «1» объединяет счёт-фактуру и первичный документ. УПД со статусом «2» выполняет только функцию первичного документа.
Это удобно по нескольким причинам:
- Меньше документов. Один УПД вместо двух отдельных бумаг: файлов и подписей меньше, потерять что-то или ошибиться в реквизитах сложнее.
- Согласованные данные. В паре «счёт-фактура + акт» суммы и позиции должны совпадать. Когда это один документ, расхождений между ними просто не возникает.
- Проще сверка. Контрагенту достаточно принять один документ.
УПД онлайн вместо ручного оформления
УПД можно сформировать онлайн: система подставляет реквизиты сторон, позиции и суммы, после чего документ нужно проверить. Для отправки через ЭДО его передают внешнему оператору.
Какой статус ставить — «1» или «2», — зависит от того, работаете ли вы с НДС, и закрепляется в учётной политике.
Переход на УПД снимает и часть вопросов от бухгалтерии покупателя: сверять акт со счётом-фактурой ей больше не нужно.
Как формировать закрывающие документы онлайн
Ручное оформление закрывашек — это перенос одних и тех же данных из счёта в акт, из акта в счёт-фактуру, сверка сумм и НДС, а затем отправка каждого документа отдельно. Онлайн-подход убирает этот повторный ввод.
В «Сальдо» можно готовить закрывающие по оплаченному счёту — акт, счёт-фактуру и УПД. Реквизиты обеих сторон, перечень позиций, сумма и НДС подставляются из сделки. Документ остаётся проверить и скачать для передачи контрагенту.
Здесь работает привязка документов к оплате: закрывающие связаны с конкретным счётом и после оплаты доступны по нему. Отправку контрагенту нужно выполнить выбранным каналом.
Перед отправкой документ всегда можно проверить и поправить: черновик собирается из данных сделки, а итоговую версию для контрагента утверждаете вы.
Порядок такой: счёт → оплата → закрывающие документы. Клиент оплачивает счёт удобным способом:
- СБП — оплата по QR-коду или кнопке через приложение банка;
- банковская карта — стандартный онлайн-платёж;
- Сальдо поручение — платёжное поручение с расчётного счёта, привычный для бухгалтерии безналичный расчёт.
После оплаты по счёту можно сформировать и скачать закрывающие документы в кабинете. Для юридически значимого обмена по ЭДО документ передают через подключённого внешнего оператора.
Привязка документов к оплате помогает не пропустить сделки, по которым после поступления денег нужно подготовить закрывающие. Контроль сроков оплаты остаётся отдельной задачей. Подробнее о нём — в материале про контроль дебиторки.
Отправка по ЭДО
ЭДО — обмен электронными документами через специализированного оператора. Юридическая значимость зависит от вида документа, электронной подписи, полномочий подписанта и соблюдения установленного формата. Документ с квалифицированной электронной подписью обычно равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью, кроме установленных законом исключений.
Для отправки используйте подключённого у вашей компании оператора ЭДО, например Диадок или Saby. Сформированный в «Сальдо» документ нужно скачать и передать через интерфейс оператора: прямая интеграция с оператором в текущей версии сервиса не заявляется. Пошаговый порядок — от подключения и КЭП до хранения квитанций — есть в статье как отправить счёт через оператора ЭДО; акты и УПД отправляют так же.
ЭДО работает, когда у контрагента тоже подключён оператор ЭДО: в электронном документообороте всегда две стороны, отправитель и получатель, и обе должны быть в системе. Если у контрагента ЭДО нет вовсе, отправить документ по ЭДО не получится — потребуется другой канал.
Если вы и контрагент пользуетесь разными операторами, обмен обычно возможен через роуминг — механизм, который связывает операторов между собой, примерно как роуминг у сотовых сетей. Конкретный маршрут и статус доставки нужно проверять у своего оператора ЭДО.