Как отправить счёт через оператора ЭДО: порядок и что нужно
Через оператора ЭДО обмениваются юридически значимыми электронными документами — счетами-фактурами, актами, УПД, а при необходимости и счетами на оплату. Разбираем, что нужно для отправки, чем счёт отличается от счёта-фактуры в ЭДО и как работает роуминг.
Электронный документооборот (ЭДО) через оператора — это обмен юридически значимыми документами в электронном виде: они подписаны квалифицированной электронной подписью и по силе равны бумажным с печатью. Через оператора ЭДО отправляют счета-фактуры, акты, товарные накладные, УПД, договоры, а при необходимости — и счета на оплату. Оператор доставляет документ, фиксирует дату отправки и получения и обеспечивает обмен между разными системами.
Со счётом на оплату есть нюанс: он не относится к формализованным документам, для которых обмен через оператора обязателен. Счёт на оплату можно отправить клиенту письмом или ссылкой, а ЭДО для него используют, когда весь документооборот с контрагентом уже переведён в электронный вид. А вот для электронных счетов-фактур обмен через оператора обязателен. Ниже — что нужно для отправки, порядок и как быть, если у сторон разные операторы.
Счёт на оплату и счёт-фактура в ЭДО — разные вещи
Эти два документа часто путают, а в ЭДО у них разный статус.
- Счёт на оплату — предложение оплатить с реквизитами и суммой. Он не первичный учётный документ и не строго формализован, поэтому обязательного требования отправлять его через оператора нет. Через ЭДО его шлют как неформализованный документ — по удобству. Как выставить сам счёт, разобрано в статье про счёт на оплату.
- Счёт-фактура нужна для НДС-вычета. Электронная счёт-фактура составляется по формату ФНС, и обмен ею идёт только через оператора ЭДО. Здесь ЭДО не опция, а требование.
- Акты и УПД — формализованные закрывающие; в электронном виде их тоже передают через оператора. Оформление разобрано в статьях про акт выполненных работ и УПД.
Проще говоря: счёт на оплату можно доставить и в обход ЭДО, а вот НДС-документы и закрывающие в электронном виде идут через оператора. Полный набор закрывающих и порядок обмена разобраны в статье про закрывающие документы.
Что нужно для отправки через ЭДО
- Договор с оператором ЭДО и идентификатор участника документооборота. Операторов несколько; выбирают по цене, интеграциям с учётной системой и распространённости среди контрагентов.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) на руководителя или уполномоченное лицо. Ею подписывают исходящие документы — она придаёт им юридическую силу.
- Подключённый контрагент. Получатель тоже должен быть в ЭДО. Если он у другого оператора, обмен идёт через роуминг.
- Рабочее место или интеграция. Документы отправляют из веб-кабинета оператора либо прямо из учётной системы, если настроена интеграция.
Роуминг между операторами
Операторов ЭДО много, и стороны сделки нередко подключены к разным. Чтобы документы ходили между системами, операторы настраивают роуминг — соединение, по которому документ от отправителя у одного оператора доходит до получателя у другого. Для пользователя это выглядит как обычная отправка: указываете идентификатор контрагента, оператор сам маршрутизирует документ.
Иногда роуминг между конкретной парой операторов нужно предварительно активировать по заявке — это делают один раз. Если контрагент не находится по идентификатору, начинают с проверки, к какому оператору он подключён и есть ли между вами роуминг; уточняет это ваш оператор ЭДО.
Порядок отправки
- Сформируйте документ. Для формализованных типов — счёт-фактура, УПД — используйте формат ФНС; счёт на оплату можно отправить как неформализованный.
- Подпишите КЭП. Подпись фиксирует, кто и когда отправил документ.
- Отправьте по идентификатору контрагента. Оператор доставит документ напрямую или через роуминг.
- Дождитесь статуса. Оператор показывает, что документ доставлен; по закрывающим, где нужна встречная подпись, — что получатель его подписал.
- Храните квитанции. Технологические квитанции оператора подтверждают факт и время обмена; их хранят вместе с документами.
Электронный документ, подписанный КЭП и переданный через оператора, по юридической силе приравнен к бумажному и принимается налоговой. Дублировать его бумажным экземпляром не нужно.
Счёт в «Сальдо» и его доставка
«Сальдо» выставляет счёт по ИНН и отдаёт его клиенту ссылкой на оплату — по ней можно заплатить картой, через СБП или платёжным поручением, — принимает платёж и ведёт статус счёта. Обмен счетами-фактурами и закрывающими по ЭДО ведёт ваш оператор.
Поэтому связка обычно такая: счёт и оплату вы ведёте в «Сальдо», а обмен счетами-фактурами, актами и УПД — через своего оператора ЭДО. Что относить к закрывающим и как их формировать, определяет ваша учётная политика; электронный обмен ими настраивается на стороне оператора.
Частые вопросы
Обязательно ли отправлять счёт на оплату через ЭДО?
Что нужно, чтобы отправлять документы через ЭДО?
Что делать, если у контрагента другой оператор ЭДО?
Коротко про счёт и ЭДО
Через оператора ЭДО обмениваются юридически значимыми документами, подписанными квалифицированной подписью. Для электронных счетов-фактур и закрывающих — актов, УПД — оператор обязателен; счёт на оплату не формализован, и его можно доставить и в обход ЭДО. Для отправки нужны договор с оператором, КЭП, подключённый контрагент и рабочее место; если операторы у сторон разные, документы ходят через роуминг.
На практике счёт и оплату удобно вести там, где клиент платит по ссылке, а обмен счетами-фактурами и закрывающими — через оператора ЭДО. «Сальдо» закрывает первую часть — выставление счёта и приём оплаты, — а электронный документооборот формализованными документами остаётся на стороне вашего оператора.