Счёт-фактура в 2026 году: кто выставляет, срок и пример

Счёт-фактура — документ, по которому покупатель принимает к вычету НДС, предъявленный продавцом (п. 1 ст. 169 НК РФ). Выставляет его продавец, который платит НДС, не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки или получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Основная ставка НДС с 1 января 2026 года — 22% (закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ). С 1 апреля действует новая форма: если отгрузку оплатили авансом, в строке 5б указывают номер и дату авансового счёта-фактуры (постановление Правительства от 23.01.2026 № 26).

Зачем нужен счёт-фактура

Счёт-фактура — документ налогового учёта по НДС.

• Покупатель заявляет по нему вычет, если покупка нужна для операций, облагаемых НДС, принята на учёт и подтверждена первичным документом (ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). У упрощенца на ставке 5% или 7% вычета нет (подп. 8 п. 2 ст. 170 НК РФ).
• Продавец регистрирует его в книге продаж: по ней считают НДС, начисленный за квартал.
• Инспекция получает сведения из книг продаж и покупок в составе деклараций по НДС (п. 5.1 ст. 174 НК РФ), поэтому одна и та же сделка видна ей с обеих сторон.

Отгрузку, выручку и расходы подтверждает первичный документ — акт, накладная или УПД. Счёт-фактуру плательщик НДС выставляет в дополнение к нему.

Чем счёт-фактура отличается от счёта на оплату

Оба документа приходят от продавца, и в названии обоих есть слово «счёт», поэтому их путают.

• Назначение. Счёт на оплату сообщает сумму и реквизиты для платежа. Счёт-фактура фиксирует НДС, предъявленный покупателю.
• Когда выставляют. Счёт на оплату — до платежа, счёт-фактуру — не позднее пяти дней со дня отгрузки или предоплаты.
• Форма. Счёт на оплату каждая компания составляет по своему шаблону. Форму счёта-фактуры утвердило Правительство (постановление от 26.12.2011 № 1137).
• Кто выставляет. Счёт на оплату — любой продавец, счёт-фактуру — плательщик НДС и освобождённый от налога продавец на общем режиме.

По счёту на оплату вычет не заявляют, даже если налог в нём выделен. Поля такого счёта разобраны на образце счёта на оплату.

Кто выставляет счёт-фактуру и кто нет

Составлять счета-фактуры и вести книги покупок и продаж обязан плательщик НДС (п. 3 ст. 169). В 2026 году это:

• компании и ИП на общем режиме;
• упрощенцы, чей доход за 2025 год превысил 20 млн ₽ (ст. 145 НК РФ). Ставка — 5% или 7% в зависимости от дохода либо общая 22%, для отдельных товаров 10% (ст. 164 НК РФ);
• упрощенцы, у которых доход превысил 20 млн ₽ в 2026 году, — с 1-го числа следующего месяца.

Счета-фактуры не составляют:

• упрощенцы и плательщики ЕСХН, освобождённые от НДС (п. 5 ст. 168). Упрощенец освобождён в 2026 году, если получил за 2025 год не больше 20 млн ₽ дохода и с начала 2026 года за эту сумму не вышел. По закону от 04.07.2026 № 228-ФЗ этот порог действует по 2029 год;
• ИП на патенте по патентной деятельности, компании и ИП на АУСН, самозанятые — НДС они не платят;
• продавцы по операциям, освобождённым от налога статьёй 149 НК РФ (подп. 1 п. 3 ст. 169).

Продавец на общем режиме тоже может освободиться от НДС по ст. 145, если за три месяца подряд его выручка без налога не превысила 2 млн ₽. Счёт-фактуру он при этом составляет, но без суммы налога и с надписью «Без налога (НДС)» (абз. 1 п. 5 ст. 168).

Продавец, который НДС не платит, но выделил его в счёте-фактуре, должен перечислить эту сумму в бюджет (п. 5 ст. 173 НК РФ). Как оформить счёт на оплату без налога — в статье счёт без НДС.

Срок выставления: пять календарных дней

Счёт-фактуру выставляют не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав или получения предоплаты (п. 3 ст. 168). Выходные входят в этот срок; если последний день выпал на выходной или праздник, крайним считается следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Проще всего выставлять счёт-фактуру в день отгрузки, вместе с актом или накладной.

Что будет при нарушении:

• Опоздание. Покупатель вычет сохраняет: по позиции Минфина (письмо от 06.04.2022 № 03-07-09/28875), одного нарушения срока для отказа мало.
• Счёта-фактуры нет. Для продавца это грубое нарушение правил учёта: штраф 10 000 ₽, если оно допущено в одном налоговом периоде, и 30 000 ₽ — если в нескольких. Если нарушение занизило налоговую базу, штраф — 20% неуплаченного налога, но не меньше 40 000 ₽ (ст. 120 НК РФ).

Какая форма действует в 2026 году

С 1 апреля 2026 года счёт-фактуру составляют по форме из постановления № 1137 в редакции постановления от 23.01.2026 № 26. В бланке появилась строка 5б для отгрузок в счёт полученной предоплаты, а ИП указывает ОГРНИП и дату его присвоения вместо реквизитов свидетельства о регистрации.

Ставку 22% пишут в графе 7 «Налоговая ставка» этого же бланка. С 1 октября 2027 года форму счёта-фактуры будет утверждать ФНС (п. 8 ст. 169 в редакции закона № 425-ФЗ); пока она не выпустит свою, действует нынешняя.

Строки и графы счёта-фактуры

Какие реквизиты нужны, перечислено в п. 5 ст. 169 НК, а в какой строке или графе их писать — в правилах заполнения счёта-фактуры.

Шапка

• 1 и 1а — номер и дата счёта-фактуры; номер и дата исправления (в первом экземпляре — прочерк).
• 2–2б — продавец: наименование, адрес по ЕГРЮЛ или ЕГРИП, ИНН и КПП.
• 3 и 4 — грузоотправитель и грузополучатель с адресами. Если груз отправляет сам продавец, в строке 3 пишут «он же», по работам и услугам ставят прочерки.
• 5 — номер и дата платёжного документа, если была предоплата.
• 5а — название, номер и дата документа об отгрузке; несколько документов перечисляют через точку с запятой.
• 5б — номер и дата авансового счёта-фактуры (с последним исправлением, если оно было), когда в оплату отгрузки засчитывают полученную предоплату.
• 6–6б — покупатель: наименование, адрес, ИНН и КПП.
• 7 и 8 — наименование и цифровой код валюты; идентификатор госконтракта, если он есть.

Таблица

• Графы 1–2а — номер строки, наименование товара или описание работ и услуг, код вида товара (только при вывозе в страны ЕАЭС), код и обозначение единицы измерения по ОКЕИ.
• Графы 3–5 — количество, цена за единицу и стоимость без НДС.
• Графа 6 — сумма акциза или запись «без акциза».
• Графы 7–9 — налоговая ставка, сумма налога и итог с НДС. Если продавец на общем режиме освобождён по ст. 145, в графах 7 и 8 пишут «без НДС».
• Графы 10–14 — страна происхождения, номер декларации на товары или партии товара, данные прослеживаемости (для импортных и прослеживаемых товаров).

Подписи

Бумажный счёт-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер или сотрудники, уполномоченные приказом либо доверенностью. ИП подписывает сам или через представителя по доверенности и указывает ОГРНИП с датой присвоения (п. 6 ст. 169). Факсимиле налоговики не признают: по их позиции, счёт-фактура с ним составлен с нарушением.

Пример заполнения счёта-фактуры с НДС 22%

Сделка придумана для примера. ООО «Альтаир» на общем режиме 21 сентября 2026 года отгрузило ООО «Хлебный двор» две кофемашины российской сборки и настроило их на месте. Предоплаты не было. Отгрузку оформили товарной накладной № 118, настройку — актом № 57, и в тот же день выставили счёт-фактуру № 312.

В шапке:

• строка 1 — «№ 312 от 21.09.2026», строка 1а — прочерк;
• 2–2б и 6–6б — наименования, адреса, ИНН и КПП «Альтаира» и «Хлебного двора»;
• 3 — «он же», 4 — ООО «Хлебный двор» и его адрес;
• 5 и 5б — прочерки, аванса не было;
• 5а — «Товарная накладная № 118 от 21.09.2026; акт № 57 от 21.09.2026»;
• 7 — «Российский рубль, 643», 8 — прочерк.

В таблице заполнены графы 1, 1а и 2–9. Графы 1б и 10–14 не заполняют: товар российский, не прослеживаемый и за границу не вывозится.

1. 1Кофемашина профессиональная · 796, шт · 2 · 150 000,00 · 300 000,00 · без акциза · 22% · 66 000,00 · 366 000,00.
2. 2Настройка кофемашин · 876, усл. ед. · 1 · 20 000,00 · 20 000,00 · без акциза · 22% · 4 400,00 · 24 400,00.

Строка «Всего к оплате»: 320 000,00 без налога, НДС 70 400,00, с налогом 390 400,00. Если договорная цена включает НДС, налог из неё выделяют так: 390 400 × 22 / 122 = 70 400 ₽.

Дальше «Альтаир» регистрирует счёт-фактуру в книге продаж за III квартал 2026 года. «Хлебный двор», если он платит НДС по общим ставкам и кофемашины нужны ему для облагаемых операций, принимает покупку к учёту в сентябре, вносит счёт-фактуру в книгу покупок и заявляет 70 400 ₽ к вычету за тот же квартал.

Счёт-фактура, акт и УПД

У плательщика НДС два варианта оформления сделки:

1. 1Первичка и счёт-фактура. Для работ и услуг это акт, для товаров — накладная, например ТОРГ-12. Счёт-фактуру выставляют отдельно.
2. 2УПД со статусом 1. Первичка и счёт-фактура на отгрузку совмещены в одном документе. Строка 5б при отгрузке в счёт аванса нужна и в таком УПД.

Авансовый счёт-фактуру УПД не заменяет. Если продавец счета-фактуры не составляет, в УПД ставят статус 2, и такой документ заменяет только накладную или акт. Как выбрать статус, разобрано в статье про УПД со статусом 1 и 2, а весь набор бумаг по сделке — в обзоре закрывающих документов.

В «Сальдо» счёт на оплату выставляют по ИНН покупателя и отправляют ему ссылку: платить можно по СБП, картой или «Сальдо поручением» с расчётного счёта. Когда оплата зачислена, счёт закрывается сам и меняет статус в реестре счетов. По реестру видно, какие сделки уже оплачены и по каким пора оформлять отгрузочные документы.

Книга продаж и книга покупок

Продавец регистрирует выставленные счета-фактуры в книге продаж в хронологическом порядке и относит каждый к кварталу, в котором возникла обязанность начислить налог (правила ведения книги продаж). Покупатель вносит полученные счета-фактуры в книгу покупок, когда у него возникает право на вычет (правила ведения книги покупок). Налоговый период по НДС — квартал (ст. 163 НК РФ). Сведения из обеих книг входят в декларацию, её сдают не позднее 25-го числа месяца после квартала (п. 5 и 5.1 ст. 174).

Покупателю пригодятся два правила из п. 1.1 ст. 172 НК РФ:

• вычет можно заявить в течение трёх лет после принятия покупки на учёт;
• если счёт-фактура пришёл после окончания квартала, но до срока сдачи декларации за него, вычет можно заявить в том квартале, когда покупку приняли на учёт.

Сколько хранить

Книги покупок и продаж по правилам их ведения хранят не меньше четырёх лет с даты последней записи. Документы, по которым считают налоги, Налоговый кодекс требует хранить пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Поэтому счета-фактуры держат вместе с первичкой не меньше пяти лет.

Электронный счёт-фактура

Электронный счёт-фактуру выставляют, если на это согласны обе стороны (п. 1 ст. 169), а по прослеживаемым товарам электронная форма обязательна (п. 1.1 ст. 169). По порядку из приказа Минфина от 05.02.2021 № 14н это файл в формате ФНС с усиленной квалифицированной электронной подписью, который передают через оператора ЭДО. Датой выставления считается день, когда файл продавца поступил оператору.

PDF по электронной почте под эти требования не подходит, поэтому без оператора ЭДО счёт-фактуру печатают и подписывают от руки.

Авансовый, корректировочный и исправленный счёт-фактура

Авансовый. На полученную предоплату плательщик НДС в тот же пятидневный срок выставляет авансовый счёт-фактуру и считает в нём налог по расчётной ставке 22/122 или 10/110, а на УСН со ставкой 5% или 7% — 5/105 или 7/107 (п. 4 ст. 164). При отгрузке номер и дату авансового счёта-фактуры переносят в строку 5б. Как выставить покупателю счёт на предоплату, рассказано отдельно.

Корректировочный нужен, если стороны изменили цену или количество уже отгруженного. Его выставляют не позднее пяти календарных дней со дня составления документа об изменении стоимости (п. 3 ст. 168).

Исправленный составляют, если в выставленном счёте-фактуре нашли ошибку. Покупатель лишается вычета по такому документу, когда из-за ошибки нельзя установить продавца, покупателя, товар или услугу, стоимость, ставку или сумму налога (п. 2 ст. 169). Если по документу с опечаткой всё это можно установить, вычет остаётся в силе и новый экземпляр не составляют. Исправление оформляют новым экземпляром: в строке 1 — прежние номер и дата, в строке 1а — номер и дата исправления (п. 7 правил заполнения).

Частые вопросы

Проверка счёта-фактуры у продавца и покупателя

Продавцу перед отправкой:

1. 1Вы платите НДС или освобождены от него на общем режиме.
2. 2Счёт-фактура выставлен не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки или предоплаты.
3. 3Бланк — в редакции с 1 апреля 2026 года, при отгрузке в счёт аванса заполнена строка 5б.
4. 4Ставка и сумма НДС совпадают с актом или накладной.
5. 5Бумажный экземпляр подписан от руки, у ИП указаны ОГРНИП и дата его присвоения.

Покупателю при получении:

• в строках 6–6б — ваши наименование, ИНН и КПП;
• покупка принята на учёт, первичный документ на руках;
• ставка и сумма налога совпадают с документами об отгрузке.

Нормы в статье — на 23 сентября 2026 года. Нужен ли счёт-фактура по конкретной сделке и когда заявлять вычет, решает бухгалтер, который ведёт ваш НДС.