Исправленный счёт-фактура: когда нужен, номер и строка 1а

Исправленный счёт-фактура — новый экземпляр, который продавец составляет взамен документа с ошибкой. Номер и дату в строке 1 переносят из первоначального счёта-фактуры, а в строку 1а вписывают «Исправление № 1» и дату, когда исправленный экземпляр составили (п. 7 правил заполнения счёта-фактуры). Составить его может только продавец.

Новый экземпляр нужен, если ошибка не позволяет инспекции понять, кто продавец и покупатель, что именно продано, за сколько, по какой ставке и с какой суммой налога (п. 2 ст. 169 НК РФ). По документу с такой ошибкой покупателю могут отказать в вычете.

Какие ошибки мешают вычету

Исправленный экземпляр выставляют, если ошибка затронула хотя бы один из шести показателей п. 2 ст. 169 НК:

• продавец или покупатель — чужое наименование, неверный ИНН или его нет. ИНН покупателя — обязательный реквизит, и документ без него ФНС предлагает исправлять новым экземпляром (письмо от 25.03.2019 № СД-4-3/5268@);
• товар, работа или услуга — наименование, по которому нельзя понять, что отгрузили;
• стоимость — неверные цена, количество или итог, ошибка в арифметике;
• ставка и сумма налога — 20% вместо 22% по отгрузке 2026 года, 10% вместо 22%, налог посчитан с ошибкой.

Без подписи руководителя и главного бухгалтера или уполномоченных лиц счёт-фактура права на вычет не даёт, даже если все шесть показателей в нём понятны (п. 2 и 6 ст. 169 НК).

В исправленном экземпляре указывают ставку, которая действовала на дату отгрузки. Для отгрузок с 1 января 2026 года основная ставка — 22% (ч. 13 ст. 25 закона № 425-ФЗ). Если в 2026 году исправляют счёт-фактуру на отгрузку 2025 года, ставка в нём остаётся 20%: отгрузка прошла до повышения. ФНС советовала так поступать ещё при прошлом повышении ставки, а для 2026 года отослала к тому же порядку (письмо от 29.12.2025 № СД-4-3/11802@).

Когда исправленный экземпляр не нужен

Ошибки, при которых все шесть показателей понятны, на вычет не влияют, и исправленный экземпляр по ним можно не составлять (п. 7 правил заполнения). Минфин относил к таким ошибкам:

• строчные буквы вместо прописных в наименованиях и адреса из ЕГРЮЛ или ЕГРИП с сокращениями (письмо от 02.04.2019 № 03-07-09/22679);
• неверный КПП. Этот реквизит не входит в перечень п. 5 ст. 169 НК, а за требования сверх пп. 5 и 6 этой статьи в вычете отказать не могут (п. 2 ст. 169). В ответе о неверном КПП продавца Минфин сослался на тот же п. 2: если стороны сделки по документу можно узнать, такая ошибка вычету не мешает (письмо от 18.05.2017 № 03-07-09/30038).

Если продавец всё же исправил такую ошибку, исправленный экземпляр он в книге продаж не регистрирует и в декларацию не включает. Исправление по ошибке, которая мешала вычету, продавец регистрирует и показывает в декларации — до этого у покупателя нет основания для вычета по исправленному документу (письмо Минфина от 06.05.2019 № 03-07-11/32905).

Номер, дата и строка 1а

Исправленный экземпляр заполняют целиком, как обычный счёт-фактуру:

• строка 1 — номер и дата первоначального документа без изменений, например «№ 214 от 18.05.2026»;
• строка 1а — «Исправление № 1 от 11.08.2026», где дата — день, когда составили исправленный экземпляр;
• повторное исправление — в строке 1а следующий порядковый номер, «Исправление № 2 от …», строка 1 та же;
• таблица — все позиции заново, с верными ценой, количеством, ставкой и налогом;
• подписи — руководителя и главного бухгалтера либо сотрудников, которым это поручено приказом или доверенностью; у ИП — его подпись, ОГРНИП и дата присвоения (п. 7 правил).

Очередной номер исправленному экземпляру не присваивают. С другим номером он выглядит как второй счёт-фактура: в книге продаж окажутся две отгрузки по одной сделке, а ошибочная запись у покупателя так и останется.

Бланк берут тот же, что у первоначального документа, — действовавший на его дату (письмо Минфина от 06.05.2019 № 03-07-11/32905). Строка 5б появилась в бланке из постановления № 1137 с 1 апреля 2026 года (постановление Правительства от 23.01.2026 № 26), поэтому в исправленном счёте-фактуре за 2025 год её нет. Для документов с 1 января по 31 марта 2026 года ФНС рекомендовала свой бланк, уже со строкой 5б (письмо от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@). Если в документе этого периода, в том числе исправленном, нет сведений об авансовом счёте-фактуре, ФНС нарушением это не считает (письмо от 16.12.2025 № ЕА-4-26/11336@). Остальные строки бланка заполняют как в обычном счёте-фактуре по форме 2026 года.

Частные случаи:

• УПД — если отгрузку оформили УПД со статусом 1, исправляют сам УПД, строки 1 и 1а в нём заполняют так же;
• накладная или акт — если ошибка есть и в них, их переоформляют по порядку исправления первичных документов;
• электронный счёт-фактура — исправленный экземпляр отправляют новым файлом с номером и датой исправления; покупатель, который заметил ошибку, может запросить исправление уведомлением об уточнении;
• аванс — авансовый счёт-фактуру исправляют по тем же правилам.

Срока для исправленного экземпляра Налоговый кодекс не устанавливает: пять календарных дней из п. 3 ст. 168 относятся к первоначальному и корректировочному документу. Тянуть с исправлением невыгодно обеим сторонам: покупатель ждёт его, чтобы сохранить вычет, а при заниженном налоге продавцу идут пени за каждый день, пока сальдо ЕНС не покрывает недоимку (п. 3 ст. 75 НК РФ).

Исправленный счёт-фактура в книге продаж и книге покупок

Продавец и покупатель действуют одинаково: запись по ошибочному документу аннулируют, исправленный экземпляр регистрируют. Где это делать, зависит от того, закончился ли квартал, в котором записан первоначальный документ:

• Квартал ещё идёт. Ошибочную запись повторяют в самой книге с отрицательными суммами стоимости и налога, следом вносят исправленный экземпляр с положительными (п. 11 правил ведения книги продаж, п. 9 правил ведения книги покупок).
• Квартал закончился. То же самое делают в дополнительном листе книги за квартал, где был зарегистрирован первоначальный документ (п. 3 и 11 правил ведения книги продаж, п. 4 и 9 правил ведения книги покупок). На бумаге доплист подшивают к книге этого квартала и продолжают сквозную нумерацию её страниц (п. 22 правил ведения книги продаж, п. 24 правил ведения книги покупок).

Номер и дату исправления в обеих книгах вписывают в графу 4, рядом с реквизитами самого счёта-фактуры.

Покупатель по правилам ведения книги покупок отражает обе записи — минус по старому документу и плюс по исправленному — в квартале, где был зарегистрирован первоначальный счёт-фактура, а если этот квартал закончился, то в доплисте за него. ФНС предлагает другой порядок, если покупатель первоначальный документ не регистрировал: тот права на вычет не давал, например в нём не было ИНН покупателя. Вычет тогда заявляют по полученному исправленному экземпляру в любом квартале в пределах трёх лет после принятия товаров на учёт (письмо ФНС от 25.03.2019 № СД-4-3/5268@, п. 1.1 ст. 172 НК РФ).

Исправленный счёт-фактура в декларации: когда нужна уточнёнка

Если исправление относится к сданному кварталу, доплисты уходят в уточнённую декларацию за этот квартал: доплист книги продаж — в приложение 1 к разделу 9, доплист книги покупок — в приложение 1 к разделу 8. Обязательна ли уточнёнка, зависит от того, как изменился налог к уплате (п. 1 ст. 81 НК РФ):

• налог к уплате вырос — у продавца, который занизил цену или ставку, или у покупателя, у которого уменьшился вычет, — уточнёнку подают обязательно;
• налог не изменился или уменьшился — подавать уточнёнку или нет, сторона решает сама. Без неё инспекция увидит расхождение с книгой контрагента и может запросить пояснения (письмо ФНС от 25.03.2019 № СД-4-3/5268@).

При заниженном налоге сначала пополняют единый налоговый счёт. От штрафа освобождают, если к подаче уточнёнки положительное сальдо ЕНС покрывает недостающий налог и пени, а инспекция ещё не обнаружила ошибку и не назначила выездную проверку (подп. 1 п. 4 ст. 81 НК РФ).

Пример: НДС 20% вместо 22%

Компании и документы в этом расчёте вымышленные.

ООО «Север» поставляет ООО «Мостострой» металлопрокат. По договору цена партии — 500 000 ₽ без НДС, а НДС покупатель платит дополнительно, по ставке, которая действует в день отгрузки. 18 мая 2026 года «Север» отгрузил партию по УПД со статусом 1 № 214, но в шаблоне осталась старая ставка: 20%, налог 100 000 ₽, всего 600 000 ₽. «Мостострой» заплатил 600 000 ₽, обе компании отразили УПД во II квартале и сдали декларации.

В августе бухгалтер «Севера» нашёл ошибку при сверке. Ставка входит в шесть показателей п. 2 ст. 169, поэтому нужен исправленный экземпляр:

1. 111 августа «Север» составляет исправленный УПД. Строка 1 — «№ 214 от 18.05.2026», строка 1а — «Исправление № 1 от 11.08.2026». В графах 7–9 — 22%, 110 000,00 и 610 000,00. Бланк тот же, что в мае, уже со строкой 5б. Аванса не было, поэтому её не заполняют.
2. 2Книга продаж «Севера», доплист за II квартал: запись по УПД № 214 с минусом — −600 000,00 стоимости и −100 000,00 налога; затем УПД № 214 с исправлением № 1 — 610 000,00 и 110 000,00. Налог за квартал вырос на 10 000 ₽.
3. 3Уточнёнка «Севера» за II квартал обязательна: налог вырос. Перед подачей «Север» проверяет, что положительное сальдо ЕНС покрывает доплату 10 000 ₽ и пени, — это условие освобождения от штрафа. На 11 августа истёк срок только у первой трети доплаты — 28 июля, поэтому пени возможны лишь по ней. Остальные две трети платят 28 августа и 28 сентября (п. 1 ст. 174 НК РФ).
4. 412 августа «Мостострой» получает исправленный УПД. В доплисте книги покупок за II квартал он аннулирует прежнюю запись (−600 000,00 и −100 000,00) и регистрирует исправленный экземпляр (610 000,00 и 110 000,00). Вычет за II квартал вырос на 10 000 ₽ — уточнёнку покупатель вправе подать, но не обязан.
5. 5Расчёты. Налог идёт сверх цены, поэтому к оплате теперь 610 000 ₽. «Мостострой» заплатил 600 000 ₽ и должен доплатить 10 000 ₽.

Если бы в договоре стояло «600 000 ₽, в том числе НДС», доплаты не было бы. В исправленном УПД налог составил бы 600 000 × 22 / 122 = 108 196,72 ₽, цена без налога снизилась бы до 491 803,28 ₽, и разницу 8 196,72 ₽ «Север» доплатил бы в бюджет из своей выручки.

Если после исправления покупатель должен больше, чем заплатил, разницу выставляют отдельным счётом. В «Сальдо» его создают по ИНН «Мостостроя» со ссылкой на оплату: СБП, карта или «Сальдо поручение» с расчётного счёта. В реестре счетов видно, пришли ли деньги, а пока счёт не оплачен, по нему идут напоминания до срока и после, дожим просрочки по сценарию. Исправленный УПД, записи в книгах и уточнёнку бухгалтерия «Севера» готовит в 1С или другой учётной системе.

Как исправить счёт-фактуру в 1С

В «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 ошибку в реализации исправляют документом «Корректировка реализации»: его создают на основании реализации и выбирают вид операции «Исправление в первичных документах». Исправленный счёт-фактуру выписывают из корректировки документом «Счёт-фактура выданный». Покупатель вводит «Корректировку поступления» с тем же видом операции и регистрирует полученный экземпляр документом «Счёт-фактура полученный» (ИТС 1С). Названия документов и кнопок от релиза к релизу меняются, поэтому перед исправлением закрытого квартала сверьтесь со справкой ИТС для своей версии программы.

Частые вопросы

Исправленный или корректировочный счёт-фактура

Корректировочный счёт-фактуру составляют, когда стороны после отгрузки изменили цену или количество, например дали скидку или покупатель вернул часть товара. Первоначальный документ при этом был верным. Корректировочный — отдельный документ со своими номером и датой, его реквизиты перечислены в п. 5.2 ст. 169 НК РФ. Исправленный экземпляр сохраняет номер и дату первоначального и приводит документ в соответствие с тем, о чём стороны договорились к отгрузке.

Текст опирается на НК РФ, правила из постановления № 1137 и письма Минфина и ФНС, действующие на 12 октября 2026 года.