Первичные документы: что это, реквизиты, формы и перечень

Первичный учётный документ, или первичка, — документ, которым компания оформляет факт хозяйственной жизни: отгрузку товара, оказание услуги, приём наличных в кассу, списание испорченного товара. Фактом хозяйственной жизни закон называет сделку, событие или операцию, которые влияют или могут повлиять на финансовое положение компании, её финансовый результат или движение денег (п. 8 ст. 3 закона № 402-ФЗ).

Правила для первички собраны в ст. 9 того же закона: документ нужен на каждый факт, в нём должны быть обязательные реквизиты, формы утверждает руководитель, исправления вносят с датой и подписями. По сделке продавец оформляет товарную накладную, акт или УПД. Счёт на оплату, счёт-фактура и акт сверки сами по себе первичными документами не считаются.

Обязательные реквизиты первичного документа

Реквизиты перечислены в ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и список один для накладной, акта, кассового ордера и бухгалтерской справки:

1. 1Наименование документа — «Товарная накладная», «Акт об оказании услуг».
2. 2Дата составления — по ФСБУ 27/2021 это дата подписания документа.
3. 3Наименование организации или ИП, которые составили документ.
4. 4Содержание факта хозяйственной жизни — отгрузка товара по договору поставки, настройка оборудования по заявке.
5. 5Величина в натуральном или денежном выражении с единицами измерения — 12 штук, 3 часа, 84 000 ₽.
6. 6Должности тех, кто провёл операцию или оформил событие и отвечает за документ.
7. 7Подписи этих людей с фамилиями и инициалами или другими данными, по которым понятно, кто подписал.

Номера документа, ИНН, КПП и печати в этом списке нет. Их добавляют как дополнительные реквизиты по договору или правилам компании (п. 12 ФСБУ 27/2021). Когда документ подписывают позже операции, в нём указывают и дату самой операции. Если данные взяты из другого документа, например из отчёта исполнителя, этот документ называют в первичке так, чтобы его можно было найти (п. 8 ФСБУ 27/2021).

Покупателю полные реквизиты нужны для налога на прибыль: расходы признают, если они подтверждены документами, оформленными по законодательству РФ (п. 1 ст. 252 НК). Накладную без подписи или акт с формулировкой «услуги по договору» он может вернуть на исправление.

Кто утверждает формы и какие из них обязательны

Формы первичных документов предлагает главный бухгалтер или другой сотрудник, который ведёт учёт, а утверждает руководитель (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Утверждённые формы становятся частью учётной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). Руководитель же решает, какими документами оформлять операции, и утверждает список сотрудников с правом подписи (информация Минфина № ПЗ-10/2012).

Бланки из альбомов Госкомстата — ТОРГ-12, М-2, ИНВ-17 и другие — с 2013 года необязательны: компания утверждает их как есть, дорабатывает или заменяет своими. Обязательными остались формы, которые установлены по другим федеральным законам. У продавца это:

• приходный и расходный кассовые ордера — формы 0310001 и 0310002 (п. 4.1 Указания Банка России № 3210-У);
• транспортная накладная — её форму задают правила перевозок грузов (ч. 2 ст. 8 Устава автомобильного транспорта).

Роль первички может выполнить и документ, составленный для другой цели: договор, кассовый чек, квитанция об оплате, авансовый отчёт, торговый товарный счёт, если в нём есть все реквизиты из ч. 2 ст. 9 (подп. «г» п. 9 ФСБУ 27/2021).

Первичные документы при продаже товаров и услуг

Состав документов зависит от того, что продаёт компания и кто везёт товар.

• Товарная накладная оформляет передачу товара: по экземпляру поставщика товар списывают, по экземпляру покупателя приходуют. Бланк, графы и подписи — в статье про товарную накладную ТОРГ-12.
• Акт оформляют на работы и услуги: по нему видно, что сделано и сколько это стоит. Когда он обязателен по услугам, объясняет статья про акт оказанных услуг.
• УПД — универсальный передаточный документ вместо накладной или акта. Статус в шапке показывает его роль: «1» — счёт-фактура и передаточный документ, «2» — передаточный документ (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).
• Транспортная накладная и ТТН. Транспортная накладная подтверждает договор перевозки, когда груз везёт перевозчик; составляет её грузоотправитель, если договор перевозки не предусматривает иное. С 1 сентября 2026 года её по общему правилу формируют в электронном виде, случаи бумажного оформления определяет Минтранс (ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта). Для списания и оприходования товара нужна накладная, УПД или ТТН по форме 1-Т: в ней есть товарный раздел, а сама форма необязательна.
• Доверенность на получение товара подтверждает, что сотрудник покупателя вправе принять груз; накладная на неё ссылается. Бланк М-2 входит в альбом форм первичной учётной документации Госкомстата и необязателен.
• Кассовые ордера — приходный на наличные от покупателя, расходный на выдачу денег из кассы. ИП, который ведёт налоговый учёт доходов или доходов и расходов, вправе их не оформлять (п. 4.1 Указания № 3210-У).
• Бухгалтерская справка — для операций без внешнего документа: начислений, пересчётов, исправления ошибок. НК называет справку бухгалтера среди первичных документов, которые подтверждают данные налогового учёта (ст. 313 НК).
• Инвентаризационные описи и акты составляют, хранят и исправляют по правилам для первички (п. 6 ФСБУ 28/2023). Результаты по расчётам с покупателями оформляют актом ИНВ-17 или формой, которую утвердила компания.

Что не относится к первичным документам

По сделке появляются ещё три документа, которые саму операцию не оформляют.

• Счёт на оплату сообщает, сколько и по каким реквизитам заплатить. Сам по себе первичным документом он не считается. Первичкой счёт становится, только если в нём есть все реквизиты из ч. 2 ст. 9 и он оформляет уже совершённую операцию. Годится ли конкретный счёт на эту роль, решает бухгалтер.
• Счёт-фактура — налоговый документ: он служит покупателю основанием для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК). Расходы по одному счёту-фактуре не подтвердить, поэтому к нему нужна накладная, акт или УПД. Строки формы и срок выставления разобраны в статье про счёт-фактуру.
• Акт сверки подводит итог расчётов с покупателем на дату; суммы в нём берут из накладных, актов и платёжных поручений, которые уже оформлены. Верховный суд не считает его первичным учётным документом (определение СКЭС от 21.11.2023 № 305-ЭС21-24521). Сверку по шагам разбирает статья про акт сверки взаиморасчётов.

Долг покупателя подтверждают подписанные им накладная, акт или УПД: по ним видно, что товар передан или услуга оказана.

Пример: документы по одной поставке с отсрочкой

Пример учебный: суммы и даты подобраны для наглядности. Поставщик на общей системе налогообложения продаёт МФУ за 73 200 ₽ с НДС и настраивает его за 9 760 ₽ с НДС. Покупатель платит через 14 дней после поставки.

1. 11 сентября — счёт на оплату на 82 960 ₽ со сроком оплаты 21 сентября.
2. 27 сентября — транспортная накладная: МФУ везёт перевозчик, документ составляет поставщик как грузоотправитель.
3. 37 сентября — товарная накладная на 73 200 ₽, в том числе НДС 22% — 13 200 ₽ (73 200 × 22 / 122). МФУ принимает завхоз покупателя по доверенности, её номер и дата — в накладной.
4. 47 сентября — акт на настройку: 9 760 ₽, в том числе НДС 1 760 ₽.
5. 57 сентября — счёт-фактура на 82 960 ₽, НДС 14 960 ₽. Закон даёт на него пять календарных дней со дня отгрузки (п. 3 ст. 168 НК), поставщик выставил его в тот же день.
6. 621 сентября — оплата. До этого дня 82 960 ₽ числятся в дебиторской задолженности, основание — накладная и акт с подписями покупателя.

Накладную, акт и счёт-фактуру может заменить один УПД со статусом 1. Если поставщик на УСН освобождён от НДС, счета-фактуры он не выставляет (п. 5 ст. 168 НК): ему хватит УПД со статусом 2 или накладной и акта с пометкой «Без НДС».

Счёт на 82 960 ₽ поставщик может выставить из «Сальдо» по ИНН покупателя. Пока денег нет, счёт виден в реестре и в старении долга, а покупателю уходят напоминания об оплате. Оплатить счёт можно по ссылке: через СБП, картой или «Сальдо поручением» с расчётного счёта.

Когда составлять первичку и как её исправлять

Срок закон привязывает к самой операции: документ составляют, пока она идёт, а если в это время оформить его нельзя — сразу по её окончании (ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Несколько связанных операций можно оформить одним документом. Повторяющиеся — например, поставки партиями по одному долгосрочному договору — можно оформлять документом за сутки, неделю, месяц или квартал, если он составлен на отчётную дату (п. 9 ФСБУ 27/2021).

За своевременность и достоверность документа отвечают те, кто его составил и подписал, например кладовщик или руководитель проекта (п. 30 ФСБУ 27/2021). Бухгалтер за соответствие чужих документов фактам не отвечает (ч. 3 ст. 9).

Исправлять первичку можно, если это не запрещает федеральный закон или нормативный акт по бухучёту (ч. 7 ст. 9). Порядок задаёт раздел III ФСБУ 27/2021:

• бумажный документ — ошибку зачёркивают так, чтобы её можно было прочитать, верное значение пишут над зачёркнутым, добавляют «Исправлено», дату, должности, фамилии и подписи составителей; подчистки и замазывание запрещены (п. 21);
• электронный документ — составляют новый с пометкой, что он заменяет прежний, датой исправления и электронными подписями (п. 20);
• кассовые ордера — бумажный ордер с ошибкой, как и подписанный электронный, оформляют заново (п. 4.7 Указания № 3210-У).

Исправление в двусторонней накладной или акте подписывают обе стороны, поэтому при ошибке в сумме или количестве проще оформить документ заново.

Электронная первичка и подписи

Первичку можно составить на бумаге или в электронном виде с электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Вид подписи компания выбирает сама из тех, что предусматривает закон № 63-ФЗ. Для документов, которые подписывают обе стороны, вид подписи согласуют с контрагентом (п. 17 ФСБУ 27/2021).

Квалифицированная электронная подпись приравнена к собственноручной, кроме случаев, когда закон требует бумажный документ. Простая и неквалифицированная подписи имеют ту же силу, если так установлено законом, нормативным актом или соглашением сторон (ст. 6 закона № 63-ФЗ).

Отдельных электронных форматов ФНС для товарной накладной и акта с 1 января 2026 года нет (приказ ФНС № ЕД-7-26/28@). В формализованном обмене отгрузку и услуги оформляют УПД, а накладную или акт стороны могут оформить обычным файлом, например PDF, и подписать его электронно.

Сколько хранить первичку и что будет, если её нет

Первичные документы хранят в сроки по правилам архивного дела, но не меньше пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ): документ от марта 2026 года уничтожать раньше 2032 года нельзя. Документы для расчёта налогов НК тоже велит хранить пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК), а документы по убытку, который переносят на будущее, — весь срок переноса (п. 4 ст. 283 НК). Хранят подлинники в том виде, в котором документ составлен, и на территории России (п. 23–25 ФСБУ 27/2021).

Если первичных документов, счетов-фактур или регистров учёта нет, НК считает это грубым нарушением правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения. Штраф по ст. 120 НК — 10 000 ₽ за нарушение в одном налоговом периоде и 30 000 ₽ за нарушение в нескольких, а при занижении налоговой базы — 20% от неуплаченного налога, минимум 40 000 ₽. Для должностных лиц ст. 15.11 КоАП предусматривает штраф от 5 000 до 10 000 ₽, если первички нет в течение срока хранения, за повторное нарушение — от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификацию на срок от одного года до двух.

Частые вопросы

Порядок работы с первичкой в компании

Документооборот организует руководитель (п. 28 ФСБУ 27/2021). В учётной политике или графике документооборота закрепляют:

1. 1Формы и подписантов — какими бланками оформляют продажи, кассу и внутренние операции и кто их подписывает.
2. 2Сроки передачи в бухгалтерию — например, при отгрузке кладовщик передаёт накладную с подписью покупателя до конца следующего рабочего дня.
3. 3Проверку документов от контрагентов — кто до подписи сверяет реквизиты и суммы с договором и счётом.
4. 4Хранение и доступ — где лежат подлинники и кто их выдаёт; доступ к документам, принятым к учёту, дают с ведома главного бухгалтера (п. 26 ФСБУ 27/2021).

Редакции норм — на 23 сентября 2026 года. По импорту, госконтрактам и другим нестандартным сделкам состав документов определите с главным бухгалтером до их начала.