Товарно-транспортная накладная в 2026: форма 1-Т, ТН и ЭТрН

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — форма № 1-Т из альбома унифицированных форм Госкомстата (постановление от 28.11.1997 № 78), код по ОКУД 0345009. В ней два раздела. Товарный — основание списать товар у отправителя и оприходовать у получателя. Транспортный нужен, чтобы учесть работу машины и рассчитаться с перевозчиком.

С 1 сентября 2026 года, если товар везёт наёмный перевозчик, договор перевозки подтверждают электронной транспортной накладной — ЭТрН (ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта). ТТН её не заменяет. Форму 1-Т компания применяет по своему выбору: она удобна, когда поставщик везёт товар своей машиной. Бланк 1-Т в Excel — ниже, после разбора граф.

ТТН по форме 1-Т: из чего состоит и обязательна ли

Накладную 1-Т выписывает грузоотправитель на каждого получателя и каждую ездку машины: две партии разным получателям в одном кузове — две ТТН. Экземпляров четыре (указания к форме 1-Т):

1. 1Первый остаётся у грузоотправителя, по нему товар списывают.
2. 2Второй экземпляр водитель отдаёт грузополучателю, по нему товар приходуют.
3. 3Третий экземпляр владелец машины прикладывает к счёту за перевозку.
4. 4Четвёртый подшивают к путевому листу — это основание для учёта транспортной работы и зарплаты водителя.

Обязательной 1-Т перестала быть в 2013 году вместе с другими формами из альбомов Госкомстата. Какие формы первичных документов использовать, решает руководитель компании. Если 1-Т закреплена в учётной политике, ТТН с заполненным товарным разделом может заменить отдельную накладную на товар по этой отгрузке.

Отдельный случай — алкоголь. Его оборот по ст. 10.2 закона № 171-ФЗ сопровождают электронные документы, а бумажную ТТН в этом качестве разрешено использовать до 1 марта 2027 года. Если алкоголь везёт наёмный перевозчик, ЭТрН нужна и при бумажной ТТН (разъяснение Росалкогольтабакконтроля).

ТТН, ТН и ТОРГ-12: что подтверждает каждый документ

Во всех трёх накладных есть стороны и груз, но оформляют они разные факты.

• ТОРГ-12 — документ на отгрузку: что продали, сколько и по какой цене. Графы и подписи — в разборе товарной накладной ТОРГ-12. Вместо неё отгрузку можно оформить универсальным передаточным документом.
• Транспортная накладная (ТН) — документ договора перевозки между грузоотправителем и перевозчиком: кто принял груз, на какой машине, где и когда сдал. В ТН нет цены товара, поэтому по ней товар не списывают и не приходуют. Объявленную ценность груза в неё вписывают, если отправитель её заявил.
• ТТН 1-Т собирает оба факта на одном бланке: товарный раздел описывает отгрузку, транспортный — рейс, погрузку и выгрузку. Закон связывает договор перевозки с транспортной накладной, поэтому при наёмном перевозчике ТТН может идти только дополнением к ЭТрН.

Путевой лист — документ на машину, которая выходит в рейс. Вместе с четвёртым экземпляром ТТН он показывает, с каким грузом и куда ездила машина.

Какую накладную оформить: самовывоз, своя машина или перевозчик

Транспортная накладная обязательна, только когда заключён договор перевозки груза, — так Минтранс объяснил участникам рынка 27 августа 2026 года (новость министерства). Для поставщика из этого получаются три набора документов.

1. 1Покупатель забирает товар сам. Договора перевозки нет, ТН не нужна. Поставщик выдаёт ТОРГ-12 или УПД, водитель покупателя едет по путевому листу своей компании.
2. 2Поставщик везёт товар своей машиной. Перевозчика как отдельной стороны нет, ЭТрН не оформляют, на машину выписывают путевой лист. Товар передают по ТОРГ-12, УПД или ТТН 1-Т; с ТТН у бухгалтерии в одном документе и отгрузка, и рейс. Если доставка выделена в договоре поставки отдельной платой, обсудите схему с юристом: такой договор могут признать смешанным, с элементами перевозки, и тогда понадобится ЭТрН.
3. 3Везёт транспортная компания. Это договор перевозки: грузоотправитель формирует ЭТрН, перевозчик и получатель подписывают свои части. Товар передают по ТОРГ-12 или УПД, их номер и дату вписывают в ЭТрН в сведения о сопроводительных документах.

Перемещение товара между своими складами своей машиной ЭТрН не требует: договора перевозки здесь нет (сообщение Минтранса). Если для такого переезда наняли перевозчика, транспортная накладная нужна. Приказ Минтранса № 262 разрешает её бумажную форму, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо, но летние разъяснения министерства здесь расходились: в одном для перевозки между филиалами названа бумага, в другом — ЭТрН. Надёжнее оформить электронную накладную: закон допускает её и в бумажных случаях, если это записано в договоре перевозки.

В «Сальдо» поставщик выставляет счёт по ИНН со ссылкой на оплату и следит за его статусом в реестре. После оплаты по этому счёту собирается накладная ТОРГ-12, а если продавали услуги — акт. Данные в документ попадают из счёта: покупатель, позиции, цены, НДС. Транспортные документы готовят отдельно: ЭТрН — у оператора электронных перевозочных документов (ЭПД), ТТН 1-Т — по бланку ниже.

Электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026 года

Закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ с 1 сентября 2026 года сделал транспортную накладную по договору перевозки электронной. Готовит её грузоотправитель, если по договору это не делает другой участник. Без накладной перевозчик груз не принимает (ч. 3 ст. 8 Устава).

Как это устроено:

• ЭТрН заполняют и подписывают в программе аккредитованного оператора ЭПД. Документ состоит из титулов: свой титул подписывают грузоотправитель, перевозчик при приёме груза, грузополучатель и перевозчик при выдаче. Оператор передаёт документ в ГИС ЭПД — государственную систему перевозочных документов, копии хранятся и там, и у оператора.
• Руководитель подписывает накладную квалифицированной электронной подписью, сотрудник — своей квалифицированной подписью и машиночитаемой доверенностью (информация ФНС). Закон допускает и неквалифицированную подпись физлица, выпущенную в инфраструктуре Госуслуг.
• ФНС утверждает формат ЭТрН, а форму накладной и порядок её заполнения устанавливают правила перевозок грузов (ч. 2 ст. 8 Устава).

Бумажная накладная разрешена только в случаях из приказа Минтранса от 01.06.2026 № 262 в редакции от 02.09.2026 № 391. Их 12, для поставщика важны пять:

• грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо;
• груз везут гражданину или от гражданина для личных нужд;
• у участника перевозки нет доступа к интернету;
• случился сбой, зафиксированный системой ГосСОПКА;
• груз везут по территории, где введён режим повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, чрезвычайное или военное положение либо режим контртеррористической операции.

Договорённость сторон в этот список не входит, поэтому оформить бумагу «по согласию» нельзя (разбор Гаранта). Специального штрафа за бумажную накладную вместо электронной нет. Минтранс сообщил, что до 1 марта 2027 года ГИБДД и Ространснадзор за отсутствие электронных перевозочных документов ограничатся устным замечанием вместо штрафа, а обязанность их оформлять остаётся (новость министерства).

Перечень бумажных случаев в 2026 году уже расширяли, а новые правила перевозок пока не утверждены, поэтому новую схему доставки до первого рейса сверьте с договором перевозки и покажите юристу.

Как заполнить транспортную накладную

Форму накладной из 12 разделов задавало приложение 4 к Правилам перевозок грузов, утверждённым постановлением Правительства № 2200. Эти Правила действовали до 1 сентября 2026 года, новые пока не утверждены. ЭТрН заполняют по формату ФНС, и по составу сведений её титулы близки к разделам прежней формы, поэтому шаги ниже идут по разделам. Обязательными в форме были все разделы, кроме помеченных «при наличии» или «при необходимости». Для компании везде указывают полное наименование, ИНН, адрес и телефон.

1. 1Грузоотправитель — разделы 1–5. Стороны и адрес доставки; груз — наименование, число мест, упаковка, масса брутто и нетто; сопроводительные документы, в том числе накладная или УПД на товар; указания по перевозке — маршрут, срок доставки, температурный режим, кто вправе переадресовать груз. Раздел 3 «Груз» заполняет тот, кто грузит товар в машину.
2. 2Перевозчик — разделы 6 и 7. Компания или ИП, водитель с данными водительского удостоверения, машина: тип, марка, грузоподъёмность, регистрационный номер и тип владения — собственность, аренда, лизинг или другой.
3. 3Приём груза — раздел 8. Адрес погрузки, заявленное и фактическое время прибытия и убытия, масса брутто и способ её определения, число мест, оговорки водителя о состоянии груза и упаковки. Подписывают тот, кто грузил, и водитель — после сверки груза с разделом 3.
4. 4Выдача груза — раздел 10. Адрес выгрузки, время прибытия и убытия, фактическое состояние груза, масса и места, оговорки. Расписываются водитель и представитель получателя, которого компания уполномочила принимать груз, например по доверенности на получение товара.
5. 5Разделы 9, 11 и 12 — по ситуации. Переадресовку вносит перевозчик, отметки — стороны, если составляли акты или взвешивали груз. Раздел 12 — стоимость перевозки без НДС, ставка и сумма налога, итог с НДС — заполняют, когда накладную используют как первичный учётный документ по перевозке. В ЭТрН для этого есть отдельный титул перевозчика, грузоотправитель его подтверждает.

По Правилам № 2200 бумажную накладную печатали в трёх экземплярах — для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика, а четвёртый добавляли, если она служила первичным документом. В пустых строках можно было ставить прочерк.

Как заполнить ТТН по форме 1-Т

Лицевая сторона бланка — товарный раздел, его заполняет грузоотправитель. В шапке — номер и дата, грузоотправитель, грузополучатель и плательщик с адресами, телефонами и банковскими реквизитами. В таблице 12 граф:

• графы 1–3 — код продукции, номер прейскуранта, артикул;
• графы 4–5 — количество и цена;
• графа 6 — наименование товара с маркой, размером, сортом;
• графы 7–10 — единица измерения, вид упаковки, количество мест, масса в тоннах;
• графа 11 — сумма;
• графа 12 — номер записи по складской картотеке.

Под таблицей прописью пишут итоги: наименования, места, массу нетто и брутто, сумму. Ниже — номер и дата доверенности получателя и подписи: «Отпуск разрешил», главный бухгалтер, «Отпуск груза произвёл», водитель в строке «Груз к перевозке принял» и «Груз получил грузополучатель».

Оборотная сторона — транспортный раздел. Поставщик, который везёт товар сам, заполняет его с водителем: перевозчик, автомобиль и госномер, водитель, номер путевого листа, пункты погрузки и разгрузки, сведения о грузе в графах 1–9, время погрузки и разгрузки в графах 10–19. «Прочие сведения» и «Расчёт стоимости» в графах 20–43 заполняет владелец машины, когда считает стоимость рейса.

Накладные и расходы на доставку в налоговом учёте

Расходы на перевозку признают, если они подтверждены документами (п. 1 ст. 252 НК). Когда бумажная ТН была обычным делом, ФНС считала достаточным один из двух документов — транспортную накладную или ТТН 1-Т (письмо от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@).

С 1 сентября 2026 года договор перевозки подтверждают электронной накладной. Если компания заказала доставку у перевозчика, а ЭТрН нет, она рискует не подтвердить расходы на перевозку и вычет НДС по ним (разбор Гаранта). ФНС высказалась об этом устно: на совещании в Минтрансе 27 августа 2026 года её представитель сказал, что бумажный документ вместо электронного сам по себе не повод для налоговых санкций, инспекция оценивает все обстоятельства. При доставке своей машиной договора перевозки нет: рейс оформляют путевым листом, а ТТН 1-Т, если компания её применяет, прикладывают к нему. Каким документом подтверждать расходы на доставку в вашем учёте, решает бухгалтер с учётом договора и того, кто платит за рейс.

ТТН и транспортные накладные хранят минимум пять лет после отчётного года — этого требуют и ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ, и подп. 8 п. 1 ст. 23 НК.

Частые вопросы

Что проверить до выезда машины

• Забирает покупатель. От вас — ТОРГ-12 или УПД, путевой лист водителю выписывает его компания.
• Везёт перевозчик. ЭТрН сформирована, титул грузоотправителя подписан, в сведениях о сопроводительных документах стоит номер ТОРГ-12 или УПД. Масса и число мест совпадают с накладной на товар, водитель и госномер — с заявкой на перевозку. Получатель знает, кто примет груз и подпишет титул грузополучателя.
• Везёте сами. У водителя есть путевой лист. Если вы применяете ТТН 1-Т, она напечатана в четырёх экземплярах, а масса и места в транспортном разделе совпадают с товарным.