Акт сверки взаиморасчётов: как составить и сверить

Акт сверки взаиморасчётов подтверждает подписями двух сторон, сколько один контрагент должен другому на конкретную дату. Нужен он потому, что учёт у сторон со временем расходится: оплату разносят не на тот счёт, отгрузку проводят в другом периоде, стороны по-разному помнят, кто кому остался должен. Чем больше контрагентов и длиннее отсрочки, тем чаще это случается.

Подписанный уполномоченным лицом должника акт рассматривается как признание долга и прерывает течение срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ). Первичным документом акт при этом не считается: за каждой суммой в нём должны стоять первичные документы — накладные, акты, платёжные поручения.

Что такое акт сверки взаиморасчётов

Акт сверки взаиморасчётов — это документ, в котором две стороны сопоставляют данные своего учёта по расчётам за определённый период и фиксируют итог: у кого перед кем и на какую сумму осталась задолженность на конкретную дату. Под итогом ставят подписи обе стороны.

Каждая сторона ведёт свой учёт: одна отражает отгрузки и поступившие оплаты, другая — полученные товары и перечисленные деньги. В идеале эти данные зеркальны: то, что у поставщика числится как долг покупателя, у покупателя числится как долг перед поставщиком на ту же сумму. Акт сверки ставит эти данные рядом и показывает, совпадают ли они. Если конечное сальдо у обеих сторон одинаковое — расчёты сходятся. Если нет — где-то в учёте есть расхождение, которое нужно найти.

Сверку обычно проводят по итогам квартала, полугодия или года, а также в разовых ситуациях: перед подписанием крупного договора, при смене бухгалтера, перед взысканием долга или списанием безнадёжной задолженности. Чем регулярнее сверка, тем меньше накапливается незамеченных ошибок и спорных сумм.

Зачем нужен акт сверки

Акт сверки решает четыре задачи:

• Подтверждение задолженности. Главное назначение — зафиксировать согласованную обеими сторонами сумму долга на дату. Это снимает разночтения: обе стороны признают одну и ту же цифру, и спорить о размере долга уже не о чем.
• Инвентаризация расчётов. Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности организация обязана провести инвентаризацию, в том числе расчётов с контрагентами. Акты сверки — удобный инструмент этой инвентаризации: они подтверждают реальность числящихся на балансе дебиторской и кредиторской задолженностей.
• Досудебное урегулирование. Подписанный акт — весомый аргумент в переговорах о погашении и в претензионной работе. Он показывает контрагенту, что долг зафиксирован и признан, а в случае суда служит одним из доказательств.
• Прерывание срока исковой давности. Как это работает и чья подпись для этого нужна — ниже.

Акт сверки и срок исковой давности

Общий срок исковой давности в России — три года (ст. 196 ГК РФ). Отсчитывается он, упрощённо, с момента, когда обязательство должно было быть исполнено. Если за три года кредитор не обратился в суд, взыскать долг через суд становится проблематично.

Подписание акта уполномоченным лицом должника рассматривается как признание долга. А признание долга прерывает течение срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ): после перерыва срок начинает течь заново, а время до перерыва в новый срок не засчитывается. Поэтому регулярно подписанные акты сверки не дают долгу «сгореть» по сроку. Подписать акт должно уполномоченное лицо — руководитель или сотрудник, действующий по доверенности; подписи, скажем, кладовщика для этого недостаточно.

Обязателен ли акт сверки и какой у него статус

Закон напрямую не обязывает составлять акты сверки, и унифицированной обязательной формы для них нет — организация разрабатывает форму сама. На практике сверку либо предусматривают условиями договора (тогда для сторон она становится обязательной по договору), либо проводят по собственной инициативе в рамках инвентаризации и контроля расчётов.

Акт сверки не является первичным учётным документом. Первичка (накладная, акт выполненных работ, УПД) подтверждает саму хозяйственную операцию — отгрузку, оказание услуги. Акт сверки только отражает состояние расчётов, которое сложилось из уже оформленной первички. Поэтому на основании одного акта сверки нельзя ни отразить операцию в учёте, ни, например, взыскать долг — за ним всегда должны стоять первичные документы.

При этом как доказательство акт сверки вполне работает. Суды принимают его в совокупности с первичкой как подтверждение размера долга и факта его признания. Подписывают акт обе стороны — уполномоченные лица каждой. Печать ставится при её наличии: с 2015 года печать не обязательна для ООО и АО, поэтому её отсутствие само по себе акт не порочит, если подписи уполномоченных лиц на месте.

Что содержит акт сверки: структура по полям

Форма произвольная, но чтобы акт выполнял свою функцию и имел доказательную силу, в нём нужны такие реквизиты:

• Наименование документа и период. «Акт сверки взаимных расчётов» и период, за который проводится сверка (например, с 01.01 по 31.03).
• Реквизиты сторон. Наименования обеих организаций, а часто и ИНН, номер и дата договора, по которому ведутся расчёты. Так однозначно понятно, кто с кем и по какому основанию сверяется.
• Сальдо на начало периода. Остаток задолженности на первый день периода — с указанием, на чьей стороне долг (за кем числится).
• Обороты за период по дебету и кредиту. Табличная часть: перечень операций за период — отгрузки, оказанные услуги, поступившие оплаты — со ссылками на первичные документы (номер и дата накладной, акта, платёжного поручения) и суммами по дебету и кредиту.
• Сальдо на конец периода. Итог: сумма задолженности на последний день периода и указание, за кем она числится. Это и есть главная цифра, ради которой составляется акт.
• Подписи и, при наличии, печати сторон. Уполномоченные лица обеих организаций с расшифровкой подписи и должностью.

Колонки «дебет» и «кредит» заполняют с точки зрения той стороны, от лица которой составлен акт. У поставщика по дебету идут его отгрузки (долг покупателя растёт), по кредиту — поступившие от покупателя оплаты (долг гасится). Разница оборотов, наложенная на начальное сальдо, даёт конечное сальдо. У контрагента в его экземпляре всё зеркально: его дебет — это ваш кредит, и наоборот. Поэтому при корректном учёте конечные суммы у сторон совпадают, хотя стоят в разных колонках.

Как составить акт сверки пошагово

Составление акта сверки укладывается в четыре шага: сформировать по своим данным → отправить контрагенту → устранить расхождения → подписать.

1. Сформировать акт по данным своего учёта. Выберите контрагента и период сверки. Соберите начальное сальдо, все операции за период — отгрузки и оплаты — со ссылками на первичные документы, и выведите конечное сальдо. Данные берутся из вашего учёта: из карточки расчётов с контрагентом, реестра счетов, выписок и первички.

2. Отправить контрагенту на сверку. Акт составляется в двух экземплярах (или в электронном виде) и передаётся второй стороне. Контрагент сверяет ваши цифры со своим учётом. Если всё сходится — подписывает и возвращает один экземпляр. Если нет — возвращает акт со своими данными и пометкой о расхождениях, обычно формулировкой вроде «по данным нашего учёта задолженность составляет…».

3. Найти и устранить расхождения. Если конечное сальдо у сторон разное, нужно сверить обороты построчно и понять, из-за чего разошлось. Причина почти всегда в конкретном документе: одна сторона учла операцию, другая — нет или в другом периоде, оплату разнесли не на тот договор, ошиблись в сумме. Найденную ошибку исправляют на той стороне, где она допущена, и пересобирают акт.

4. Подписать обеими сторонами. Когда цифры согласованы, акт подписывают уполномоченные лица обеих организаций, при наличии ставят печати. Каждая сторона оставляет себе по подписанному экземпляру. С этого момента акт становится подтверждением согласованной задолженности, а подпись уполномоченного лица должника — признанием долга, которое прерывает срок исковой давности.

Частые расхождения и как их устранять

Если сальдо не сходится, причина в подавляющем большинстве случаев техническая. Типичные источники расхождений:

• Неучтённый или несвоевременно проведённый документ. Самая частая причина. Одна сторона провела отгрузку или оплату в этом периоде, другая — в следующем или ещё не провела вовсе. Находится сверкой по датам первички.
• Оплата разнесена не туда. Деньги пришли, но их отнесли на другой договор, другой счёт или другого контрагента внутри группы. В учёте плательщика долг погашен, у получателя — висит.
• Ошибка в сумме. Опечатка при вводе, задвоенная строка, неверно учтённый НДС или частичная оплата, принятая за полную.
• Возвраты, взаимозачёты, авансы. Операции, которые одна сторона отразила, а другая — ещё нет: возврат товара, зачёт встречных требований, зачёт ранее выданного аванса.
• Расхождение периодов. Стороны сверяют разные даты отсечки — например, одна включила в период документ от 31-го числа, другая отнесла его к следующему месяцу.

Расхождение ищут от итога к деталям. Сначала смотрят, на какую сумму разошлось конечное сальдо, — часто эта сумма прямо указывает на конкретный «потерянный» документ. Затем сверяют обороты построчно, находят операцию, которая есть у одной стороны и отсутствует у другой, и разбираются, чей учёт верен. Исправляют ошибку на стороне, где она допущена, и повторяют сверку.

Акт сверки в 1С и онлайн

Вручную, в текстовом редакторе или таблице, акт сверки составляют всё реже — это долго и легко ошибиться. Обычно его формирует учётная система по уже проведённым данным.

В 1С для этого есть отдельный документ «Акт сверки взаиморасчётов» (в разделах «Продажи» и «Покупки»). Вы указываете контрагента, договор и период, а программа автоматически заполняет табличную часть по данным учёта. У документа две вкладки — «По данным организации» и «По данным контрагента»: первую 1С заполняет сама, вторую можно оставить пустой для контрагента или занести туда его цифры при сверке. Готовый акт выводится на печать или выгружается для отправки.

Онлайн-подход к сверке работает в той же логике, но начинается раньше — с актуальных данных о расчётах, которые всегда под рукой. Если по каждому контрагенту в любой момент видно, что отгружено, что оплачено и какой остался долг, акт формируется в пару кликов, а расхождений заметно меньше: учёт успевает за операциями.

Как контроль дебиторки помогает готовить сверку

Качество сверки зависит от того, в каком состоянии ваш учёт расчётов к моменту её проведения. Если данные о выставленных счетах, поступивших оплатах и текущих остатках разбросаны по таблицам и разным системам, каждую сверку начинают с ручного сбора этих данных. Если расчёты ведутся в одном месте и в реальном времени, акт собирается из готовых данных.

Такой учёт и даёт контроль дебиторской задолженности. В «Сальдо» инструменты контроля расчётов собраны в одном месте и помогают подготовиться к сверке ещё до того, как вы сядете составлять акт:

• Реестр счетов и статусов — единая картина всех выставленных счетов с актуальным статусом: выставлен, оплачен, просрочен. Видно, что закрыто деньгами, а что ещё висит, — по каждому контрагенту.
• Старение долга (aging) — разбивка задолженности по возрасту просрочки. Помогает увидеть сумму долга к сверке и то, насколько он «свежий» или уже требует активной работы.
• История платёжной дисциплины — как контрагент платил раньше, накапливается автоматически и подсказывает, к чьим расчётам стоит присмотреться внимательнее.

Если до формирования акта уже видно, что оплачено, а что нет, конечное сальдо известно вам ещё до того, как контрагент откроет свой экземпляр. Подробнее о том, как выстроить этот контроль, — в материале про контроль дебиторской задолженности, а о том, что делать, когда сверка подтвердила зависший долг, — в разборе про взыскание дебиторки без юриста.

Счёт плательщик закрывает по ссылке удобным способом — по СБП, банковской картой или «Сальдо поручением» (платёжное поручение с расчётного счёта, привычный для юрлиц безнал). Каким бы способом ни прошла оплата, она сразу отражается в статусе счёта — и к моменту сверки вам не приходится вручную сводить, какие поступления к какому счёту относятся. А инструменты контроля расчётов доступны в коробке — без отдельной подписки за софт.

Закрывающие документы, на которые ссылается акт сверки, тоже удобно держать в одной цепочке с оплатой — как формировать акт, счёт-фактуру и УПД онлайн, разбираем в отдельной статье про закрывающие документы.

Частые вопросы

Статус акта и порядок сверки

Акт сверки взаиморасчётов фиксирует согласованную обеими сторонами сумму долга на дату — сколько один контрагент должен другому по данным учёта. Он служит доказательством размера долга и его признания, а подписанный уполномоченным лицом должника прерывает трёхлетний срок исковой давности. Операцию акт не подтверждает: за каждой суммой в нём должна стоять первичка.

Порядок сверки — сформировать акт по своим данным, отправить контрагенту, устранить расхождения и подписать обеими сторонами. Большинство расхождений — технические: неучтённый документ, оплата не на тот договор, опечатка; их находят построчной сверкой. Реже они возникают там, где по каждому контрагенту в любой момент видно, что оплачено, а что нет. Вести такой учёт помогает контроль дебиторки в «Сальдо»: навести порядок в расчётах можно ещё до следующей сверки.