Дебиторская задолженность: что это, виды и как посчитать

Вы отгрузили товар, подписали акт, выставили счёт — а денег на счёте пока нет. До оплаты сумма числится в отчётности как долг перед вами. Это и есть дебиторская задолженность. Для B2B с отсрочками платежа в 60–90 дней это обычный режим работы.

Состояние дебиторки оценивают двумя показателями: сколько дней в среднем проходит от счёта до оплаты (оборачиваемость) и какая часть долга уже просрочена и на сколько (старение).

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность — это сумма, которую вашей компании должны другие лица: покупатели за поставленный товар, заказчики за выполненные работы, поставщики по выданным авансам. В бухгалтерском балансе дебиторка — актив: формально это ваше имущество, хотя распоряжаться этими деньгами до погашения долга нельзя.

Термин происходит от латинского debitor — «должник». Тех, кто должен вам, называют дебиторами. Не путайте с кредиторской задолженностью — это зеркальная ситуация, когда должны уже вы: поставщикам, банку, бюджету.

Дебиторку принято делить на виды по двум признакам.

По сроку погашения:

• Краткосрочная — та, что должна быть погашена в течение 12 месяцев. Основная масса расчётов в B2B именно такая: отгрузили — получили оплату в пределах отсрочки.
• Долгосрочная — со сроком погашения больше года. Встречается реже: рассрочки, займы контрагентам, длинные проекты.

По состоянию оплаты:

• Текущая (нормальная) — срок оплаты ещё не наступил. Клиент пользуется согласованной отсрочкой, и это штатная ситуация.
• Просроченная — срок прошёл, а денег нет. Именно эта часть требует внимания в первую очередь: чем дольше долг висит, тем выше риск не получить его вовсе.

Пример. 1 марта вы отгрузили клиенту партию на 500 000 ₽ с отсрочкой 60 дней. До 30 апреля этот долг — текущая дебиторка: срок не наступил, всё в порядке. Наступило 1 мая, оплаты нет — те же 500 000 ₽ становятся просроченной задолженностью. Сумма прежняя, а статус долга и ваши действия по нему уже другие.

Чем опасна дебиторка

Дебиторка — нормальное следствие работы с отсрочками. Проблемы начинаются, когда в неоплаченных счетах зависает слишком много денег и слишком надолго.

Главная угроза — кассовый разрыв. Зарплату, аренду, налоги и счета поставщиков вы оплачиваете по календарю, а деньги от клиентов приходят через те самые 60–90 дней, иногда и позже срока. Прибыль в отчётности есть, а на ближайшие платежи денег на счёте не хватает. Подробнее эту механику мы разбираем в статье про кассовый разрыв: дебиторка — его основная причина.

Сколько это в масштабах страны:

Просрочка растёт быстрее экономики, и распределена она неравномерно. Больше всего зависших денег в двух отраслях: обрабатывающая промышленность — 2,9 трлн ₽ и торговля — 1,9 трлн ₽. У обеих длинные цепочки поставок и массовые отсрочки: покупатель задерживает оплату, из-за этого его поставщик задерживает свои платежи, и задержка идёт дальше.

Помимо кассовых разрывов, у крупной дебиторки есть и другие издержки:

• Инфляционные потери. Деньги, полученные через три месяца, стоят меньше, чем сегодня. Фактически вы кредитуете покупателя бесплатно, а инфляцию оплачиваете сами.
• Риск невозврата. Чем старше долг, тем меньше шансов его вернуть. Просрочка, которую не отслеживали, легко превращается в безнадёжную.
• Упущенные возможности. Пока деньги у покупателя, на них нельзя закупить товар, нанять людей или вложиться в рост.

Как посчитать и оценить дебиторскую задолженность

Оборачиваемость и старение долга считаются по данным учёта: для первой нужны средняя дебиторка и выручка за период, для второго — срок оплаты по каждому открытому счёту.

Оборачиваемость: как быстро возвращаются деньги

Основной показатель оборачиваемости — DSO (Days Sales Outstanding), или средний срок погашения дебиторки: сколько дней проходит от выставления счёта до поступления денег.

Считается он так: средняя дебиторская задолженность за период делится на выручку за тот же период и умножается на число дней.

Например, если за квартал (90 дней) средняя дебиторка составила 3 млн ₽, а выручка — 9 млн ₽, то DSO = (3 ÷ 9) × 90 = 30 дней. В среднем деньги возвращаются к вам за месяц.

DSO читают в сравнении с вашими условиями отсрочки и в динамике. Если вы даёте клиентам 30 дней, а DSO держится на уровне 55, клиенты системно платят с опозданием. Если DSO растёт от квартала к кварталу, деньги возвращаются всё медленнее.

Старение долга: aging-бакеты

Старение долга (aging) — это разбивка всей дебиторки по возрасту просрочки. Одна и та же сумма может означать разный риск: 10 млн ₽ текущей задолженности и 10 млн ₽ с просрочкой в полгода — две совершенно разные ситуации. Aging показывает, какая часть долга уже требует действий.

Обычно долги раскладывают по бакетам:

• Текущая — срок оплаты ещё не наступил. Норма.
• 1–30 дней — лёгкая просрочка. Часто хватает напоминания.
• 31–60 дней — затянувшаяся просрочка. Пора звонить и выяснять причину.
• 60+ дней — зона риска. Чем дольше здесь висит долг, тем ниже вероятность его вернуть.

Когда долги разложены по возрасту, сразу видно, где хватит мягкого напоминания, а где уже пора включать взыскание дебиторки без юриста.

Как контролировать дебиторскую задолженность

Контроль дебиторской задолженности — регулярный процесс из четырёх шагов.

1. Реестр счетов и статусов. Нужна единая картина: кто, сколько и за что должен, какой у счёта срок оплаты и в каком он статусе — выставлен, оплачен, просрочен. Пока эти данные разбросаны по таблицам и головам менеджеров, управлять нечем. Остальные три шага опираются на реестр с актуальными статусами.

2. Напоминания о сроках оплаты. Большая часть просрочек случается без умысла: счёт не дошёл до бухгалтерии клиента или про срок забыли. Напоминание перед сроком и сразу после него снимает такие задержки без давления и неловких звонков.

3. Эскалация и дожим. Если напоминания не сработали и долг ушёл в просрочку, включается следующий уровень: персональный контакт, письмо от руководителя, обсуждение графика погашения. Эскалацию запускают по заранее заданным правилам: на каком дне просрочки кто и что делает. Ранняя, «мягкая» стадия — самое результативное время для возврата.

4. Оценка контрагента перед отсрочкой. Прежде чем дать новому клиенту отсрочку, оцените его платёжную дисциплину: как он платил раньше, нет ли признаков финансовых проблем. Так рискованные контрагенты отсеиваются ещё до первой отгрузки.

Вместе эти шаги делают работу с дебиторкой предсказуемой, если выполнять их регулярно: обновлять реестр, отправлять напоминания в срок, запускать эскалацию по правилам.

Как автоматизировать контроль дебиторки

Ручной контроль работает, пока клиентов и счетов немного. Когда их становится больше, таблицу перестают обновлять, напоминания забывают отправить, и уже никто точно не скажет, какой долг «горит».

Автоматизируют те же четыре шага: реестр счетов и статусов обновляется сам, напоминания уходят по расписанию, эскалация включается в срок, а платёжная дисциплина контрагентов копится в истории. Контроль перестаёт зависеть от того, кто и когда открывал таблицу.

Как собрать этот процесс в одном сервисе, показано на странице про управление дебиторкой в «Сальдо».

Переговоры с клиентами по-прежнему ведёте вы. Автоматизация снимает рутину, из-за которой долги стареют незаметно, и освобождает время для счетов, которые действительно требуют внимания.

Частые вопросы

Дебиторка: два показателя и четыре шага

Дебиторская задолженность — это деньги, которые вам должны клиенты. Пока её объём и возраст под контролем, это нормальная часть работы с отсрочками. Когда долги копятся и стареют, они оборачиваются кассовыми разрывами, инфляционными потерями и риском невозврата. Общий объём дебиторки компаний РФ — 121,7 трлн ₽, из них 8,2 трлн ₽ уже просрочено, и просрочка растёт быстрее экономики.

Для контроля достаточно двух показателей — оборачиваемости и старения долга — и регулярного процесса: реестр и статусы → напоминания → эскалация → оценка перед отсрочкой. Вручную такой процесс распадается, поэтому рутину стоит автоматизировать и навести порядок в дебиторке в одном сервисе.