Отчёт по дебиторке: aging, DSO и показатели для руководителя

Отчёт по дебиторской задолженности — это управленческий срез открытых долгов, собранный так, чтобы за несколько минут увидеть, сколько денег застряло в неоплаченных счетах и что с ними делать дальше. Простая выгрузка неоплаченных счетов показывает только сумму — «сколько нам должны»; отчёт добавляет к ней структуру: какая часть просрочена, у кого сосредоточен долг, как быстро он возвращается и куда движется от периода к периоду.

Нужен он, чтобы решения по дебиторке опирались на цифры. Один и тот же набор данных обслуживает руководителя, финансиста и коммерческую службу — у каждого к нему свой вопрос.

Общее определение и виды дебиторки разобраны в хабе про дебиторскую задолженность; поля и механику старения — в статье про реестр дебиторской задолженности; пошаговый расчёт DSO — в статье про оборачиваемость дебиторки. Здесь — про сам отчёт: что в нём показать, как это читать и как его собрать.

Для кого и зачем нужен отчёт

Отчёт по дебиторке читают три роли, и каждой нужен свой срез одних и тех же данных.

• Руководитель и собственник смотрят на общий объём открытого долга и долю просрочки: сколько оборотных средств связано в неоплаченных счетах и насколько это приближает кассовый разрыв. Их вопрос — стоит ли вмешиваться и где.
• Финансовый директор или финансист следят за динамикой, DSO и прогнозом поступлений: ускоряется сбор или замедляется и сколько денег придёт в ближайшие недели. Их вопрос — хватит ли поступлений на обязательства.
• Коммерческая служба и РОП работают с топ-должниками и платёжной дисциплиной клиентов: кого дожимать первым и кому пора закрыть отсрочку. Их вопрос — какие счета требуют действия сегодня.

Периодичность зависит от роли и глубины. Короткий оперативный отчёт по горящей просрочке и топ-должникам удобно смотреть еженедельно; полный отчёт с динамикой, DSO и прогнозом собирают раз в месяц; для собственника или совета достаточно квартального среза. Годовой отчёт смыкается с инвентаризацией дебиторской задолженности, когда остатки сверяют с первичкой.

Что показать в отчёте

Отчёт собирают из нескольких показателей — у каждого своя работа: структура риска, скорость сбора, концентрация долга, тренд. Ниже — что включить и как читать.

Сводка старения (aging)

Сводка старения раскладывает открытый остаток по возрасту долга: текущая (срок не наступил), 1–30, 31–60, 61–90 и 90+ дней просрочки. Она показывает структуру риска: чем старше корзина, тем тяжелее вернуть остаток и тем ближе он к оценке резерва и списания. Как считаются дни просрочки и как вести разбивку по строкам — в статье про реестр и старение долга; в отчёт идёт сводка — сумма и доля по каждому интервалу.

DSO — средний срок возврата денег

DSO (Days Sales Outstanding) — средний срок, за который счёт превращается в деньги. В отчёте его показывают одним числом и сравнивают с двумя ориентирами: своим сроком оплаты по договорам и значением прошлого периода. Если по договору отсрочка 30 дней, а DSO держится на 55 — деньги приходят стабильно позже срока. Формула короткая — средняя дебиторка × число дней ÷ выручка, — а пошаговый расчёт с примерами разобран в статье про оборачиваемость дебиторки и DSO.

Доля просроченной задолженности

Доля просрочки — это просроченный остаток, делённый на весь открытый долг, и один из самых наглядных индикаторов здоровья портфеля: 10% и 45% просрочки при одной и той же сумме долга — разные ситуации. В отчёте её показывают в процентах и в рублях и смотрят вместе со сводкой старения: доля растёт за счёт свежих корзин или старых.

Топ-должники

Топ-должники — список крупнейших открытых долгов, обычно 5–10 строк, с суммой, возрастом и статусом. Долг почти всегда сконцентрирован: несколько контрагентов держат бо́льшую часть остатка, и работа с ними даёт основной эффект. Сортируют такой список по остатку и по возрасту — крупная сумма в корзине 90+ важнее множества мелких свежих; что делать со старой просрочкой, разобрано в статье про взыскание дебиторки.

Динамика к прошлому периоду

Динамика показывает отчёт в движении: как изменились общий остаток, доля просрочки, DSO и суммы по корзинам по сравнению с прошлым месяцем или кварталом. Она ловит то, что незаметно в срезе одного дня, — например, когда общий остаток почти не меняется, а просроченная часть внутри него растёт.

Прогноз поступлений

Прогноз поступлений оценивает, сколько денег и когда должно прийти, — по срокам оплаты открытых счетов и по обещанным датам, которые назвали клиенты. Он превращает дебиторку в план притока и стыкуется с платёжным календарём: видно, хватит ли поступлений на ближайшие обязательства или назревает разрыв. Обещанные даты по проблемным долгам удобно фиксировать через график погашения.

Как составить отчёт

Сборка отчёта укладывается в пять шагов — от единого реестра до листа с коротким выводом.

1. 1Соберите открытые долги в реестр. Сведите неоплаченные счета в одну таблицу: контрагент, сумма, оплачено, остаток, срок оплаты и статус. Это единый источник данных для всех показателей — как устроить реестр открытых счетов, разобрано отдельно.
2. 2Разнесите остатки по старению и посчитайте долю просрочки. Распределите открытый остаток по интервалам возраста и выделите просроченную часть — в рублях и в процентах от общего долга.
3. 3Посчитайте DSO и сравните с прошлым периодом. Рассчитайте средний срок возврата денег и сопоставьте его со своим сроком оплаты и со значением прошлого месяца или квартала.
4. 4Выделите топ-должников и прогноз поступлений. Отберите крупнейшие открытые долги и по срокам оплаты и обещанным датам оцените, сколько денег и когда должно прийти.
5. 5Соберите на одну страницу с выводом. Сведите сводку старения, показатели, топ-должников и динамику на один лист и допишите короткий вывод: где риск и какое действие он требует.

Отчёт в Excel и его пределы

Пока счетов немного, отчёт собирают в таблице: один лист — реестр открытых счетов, второй — сводка: суммы и доли по интервалам старения, доля просрочки, топ-должники и колонка прошлого периода для сравнения. Остаток, дни просрочки и итоги по интервалам считаются формулами.

Слабое место ручного отчёта — держать его свежим и сравнивать периоды. Старение и дни просрочки съезжают каждый день, сводку приходится пересобирать из реестра к каждой дате, а для динамики нужно где-то хранить срез прошлого периода. У разных сотрудников копии расходятся. Пока счетов немного, это терпимо; дальше показатели проще держать в системе, где они пересчитываются сами.

Отчёт в «Сальдо»

«Сальдо» ведёт реестр счетов и держит данные для отчёта актуальными без ручной сборки. По каждому счёту виден остаток и статус, переход в просрочку считается по сроку, а старение раскладывается по интервалам — текущая, 1–30, 31–60, 61–90 и 90+ дней. Открытый остаток и просроченная сумма собираются из актуальных статусов и видны в реальном времени, а оплата по ссылке закрывает строку без ручной отметки.

Что делать с этими цифрами, решает компания: отчёт показывает, где сосредоточен риск и что требует внимания, а лимиты, порядок эскалации и работу с конкретным клиентом вы задаёте сами. Оценку резерва по старым долгам и списание безнадёжных согласуйте с бухгалтерией: резерв по сомнительным долгам и списание — отдельные процедуры со своими бухгалтерскими и налоговыми правилами.

Частые вопросы

Что показывает отчёт по дебиторке

Отчёт по дебиторской задолженности собирает открытые долги в управленческий срез: сводку старения по интервалам, долю просроченной задолженности, DSO, топ-должников, динамику к прошлому периоду и прогноз поступлений. Каждый показатель закрывает свою сторону — структуру риска, здоровье портфеля, скорость сбора, концентрацию долга, тренд и ожидаемый приток. Вместе они отвечают на главный вопрос руководителя: где риск и что требует действия.

Собирают отчёт в пять шагов — от единого реестра до листа с коротким выводом. На небольшом объёме его ведут в Excel; когда счетов становится много, показатели переносят в систему, где старение и просрочка считаются сами и видны в реальном времени. Отчёт показывает, где риск, но работу с конкретными долгами и оценку резерва определяют компания и бухгалтерия.