Реестр дебиторской задолженности: поля, статусы и старение долга

Реестр дебиторской задолженности — это единая таблица всех открытых долгов покупателей, где по каждому счёту видно, кто должен, сколько, с какого срока и что с этим делать дальше. Реестр отвечает не только на вопрос «сколько нам должны», но и «какой долг требует действия сегодня». Разрозненные списки у менеджеров и в бухгалтерии этого не дают: пока данные лежат в разных местах, открытую сумму приходится собирать вручную, а часть просрочки всплывает с опозданием.

Полезный реестр держится на двух вещах: полном наборе полей и старении — распределении остатков по возрасту долга. Первое показывает состояние каждого счёта, второе — где сосредоточен риск. Ниже — какие поля обязательны, как считать aging по интервалам и какие правила ведения не дают реестру превратиться в мёртвую таблицу.

Общий разбор самого показателя — в статье про дебиторскую задолженность; порядок процесса, роли и эскалацию задаёт регламент работы с дебиторкой. Здесь — про сам реестр как рабочий инструмент.

Обязательные поля реестра

Минимальный набор столбцов, без которых реестр не работает. Их удобно держать в таблице — по строке на открытый счёт.

• Контрагент и ИНН — кто должен; ИНН нужен, чтобы не путать тёзок и группы компаний.
• Договор, счёт или документ-основание — по какому обязательству возник долг.
• Сумма счёта, оплачено, остаток — три отдельных столбца; остаток и есть открытый долг по строке.
• Срок оплаты — дата, от которой считается просрочка.
• Статус — ожидает, частично оплачен, просрочен, спорный, на согласованном графике или закрыт.
• Дни просрочки — считаются от срока оплаты до сегодняшней даты; нужны для старения.
• Ответственный — менеджер, который ведёт этот долг.
• Следующее действие и дата — что делают дальше: напоминание, звонок, фиксация обещанной даты, эскалация.

Столбцы «оплачено» и «остаток» — то, что отличает реестр от простого списка счетов. Они показывают частичные оплаты: счёт на 84 000 ₽, оплачено 50 000 ₽, остаток 34 000 ₽ — строка остаётся открытой на остаток, и напоминания идут на него. Как поступления попадают в эти столбцы, разобрано в статье про сверку оплат со счетами.

Старение долга (aging)

Старение раскладывает остаток долга по возрасту. Одна и та же сумма ведёт себя по-разному: свежая просрочка обычно закрывается напоминанием, а долг старше трёх месяцев возвращается тяжелее. Остатки разносят по интервалам:

• Текущая — срок оплаты ещё не наступил; это не просрочка.
• 1–30 дней — ранняя просрочка; чаще всего закрывается напоминаниями.
• 31–60 дней — требует настойчивой работы и фиксации обещаний.
• 61–90 дней — зона повышенного внимания и управленческой эскалации.
• 90+ дней — глубокая просрочка; вероятность возврата ниже, ближе граница юридического этапа и оценки резерва.

Интервалы компания задаёт под свою модель — 30/60/90 дней распространены, но не обязательны. Aging используют для приоритета: сначала долги, которые вот-вот перейдут в следующий интервал, и крупные суммы в старых корзинах. Оценку риска старших интервалов увязывают с резервом по сомнительным долгам, но это уже бухгалтерская процедура со своими правилами.

Правила ведения реестра

Реестр чаще всего перестаёт работать из-за того, что его вовремя не обновляют. Несколько правил удерживают его в рабочем состоянии.

• Один источник правды. Реестр ведут в одном месте; если данные в нескольких системах, назначают, какая хранит статус оплаты.
• Нет строк без следующего шага. У каждого открытого долга есть ответственный, ближайшее действие и дата — статус «в работе» без даты запрещён.
• Обновление по событию. Переход в просрочку — по сроку, закрытие строки — по сверке поступления, а не раз в месяц перед отчётом.
• Обещанная дата отдельно. Дату, которую назвал клиент, фиксируют как контрольную точку, но исходный срок и признак просрочки сохраняют.
• Сверка итога. Сумма остатков по реестру должна сходиться с открытой дебиторкой в учёте; расхождения разбирают, а не игнорируют.

Реестр в Excel и его пределы

Пока счетов немного, реестр удобно вести в таблице: столбцы из списка выше, строка на счёт, отдельная вкладка со сводкой по интервалам старения. Формулы считают остаток, дни просрочки и итоги по корзинам.

Ручная таблица упирается в обновление. Дни просрочки нужно пересчитывать каждый день, статусы — менять руками по каждой оплате, а данные разъезжаются между копиями у разных сотрудников. На небольшом объёме это терпимо; когда счетов становится много, реестр переносят в систему, где статусы и старение считаются сами.

Реестр в «Сальдо»

«Сальдо» ведёт реестр счетов автоматически: по каждому счёту виден остаток и статус, переход в просрочку считается по сроку, а старение долга раскладывается по интервалам — текущая, 1–30, 31–60, 61–90 и 90+ дней. Оплата по ссылке закрывает строку без ручной отметки, а открытый остаток по компании собирается из актуальных статусов.

Решения остаются за вами: реестр показывает состояние долгов и подсказывает, что требует действия, но лимиты, порядок эскалации и работу с конкретным клиентом определяет компания.

Частые вопросы

Что делает реестр рабочим

Реестр дебиторской задолженности — это единая таблица открытых долгов с полным набором полей: контрагент, счёт, сумма, оплачено, остаток, срок, статус, ответственный и следующее действие. Отдельные столбцы «оплачено» и «остаток» показывают частичные оплаты, а старение раскладывает остатки по интервалам возраста и показывает, где сосредоточен риск.

Держится рабочий реестр на дисциплине: один источник правды, ни одной строки без следующего шага, обновление по событию и сверка итога с учётом. На небольшом объёме его ведут в Excel, при росте числа счетов переносят в систему, где статусы и старение считаются автоматически. Оценку резерва по старым долгам согласуйте с бухгалтерией.