Дебиторская задолженность в 1С 8.3: где посмотреть

Дебиторская задолженность в 1С — это дебетовое сальдо счетов расчётов с контрагентами. Долги покупателей за отгрузку учитывают на субсчёте 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками», расчёты с прочими покупателями — на счёте 76, авансы, выданные поставщикам, — в дебете счёта 60. Общую сумму на дату быстрее всего покажет оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62, разбивку по возрасту и просрочку — отчёт «Задолженность покупателей по срокам долга» в разделе «Руководителю».

Пути для «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 даны в полном интерфейсе, в скобках — в простом. Названия разделов меняются от релиза к релизу, поэтому у ключевых отчётов стоит ссылка на описание версии на ИТС. Статья помогает найти данные в программе; резерв, списание и порядок инвентаризации бухгалтер определяет сам — по нормам учёта и учётной политике.

Где в 1С посмотреть дебиторскую задолженность

Идите от общей суммы к контрагенту и документу:

• Сколько должны и кто — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по 62 и 76.
• Что по одному контрагенту на всех счетах — «Анализ субконто».
• Из каких операций сложился остаток — «Карточка счета».
• Сколько дней долгу и что просрочено — «Задолженность покупателей по срокам долга».
• Какие счета покупателям не оплачены — «Счета, не оплаченные покупателями» в разделе «Руководителю».

Как свести эти данные в рабочую таблицу, разобрано в материале про реестр дебиторской задолженности, а какие показатели нести собственнику — в статье про отчёт по дебиторской задолженности.

ОСВ по счетам 62 и 76 в 1С

Порядок для «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 — её называют «1С 8.3» по версии платформы:

1. 1Откройте «Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (простой интерфейс: «Бухгалтерия → Отчеты»; описание версии 3.0.104).
2. 2Укажите организацию, период и счёт 62.
3. 3В настройках оставьте группировку по контрагентам и договорам. Чтобы дойти до отгрузок, добавьте документы расчётов.
4. 4Включите в настройках развёрнутое сальдо. Без него дебет и кредит по одному счёту выйдут одним числом.
5. 5Сформируйте отчёт.

Долг за отгрузку стоит в дебете 62.01, полученные авансы — в кредите отдельного субсчёта для авансов. При свёрнутом сальдо итог по счёту 62 показывает разницу между ними, поэтому дебиторку читайте по дебету 62.01 в строке каждого покупателя. Если часть расчётов с покупателями идёт через счёт 76, сформируйте такую же ведомость по нему.

Расшифровка: «Анализ субконто» и «Карточка счета»

Из чего сложился остаток, покажут два отчёта из того же раздела.

• «Анализ субконто» — «Отчеты → Стандартные отчеты → Анализ субконто» (простой интерфейс: «Бухгалтерия → Отчеты»). Выберите вид субконто «Контрагенты», и отчёт покажет остатки и обороты покупателя сразу по всем счетам, где он встречается. Так находят клиента, который одновременно поставщик: его долг по 62 и аванс ему по 60 видны рядом.
• «Карточка счета» — «Отчеты → Стандартные отчеты → Карточка счета». Задайте счёт 62.01 и отбор по контрагенту — получите все проводки за период с остатком после каждой. По карточке видно, на какой договор легла оплата и по какой реализации денег так и не пришло.

Для расшифровки к годовой отчётности в 1С есть отдельный отчёт: дебиторская и кредиторская задолженность в нём разложена по срокам возникновения и погашения и по строкам бухгалтерского баланса. Он связан с документом «Акт инвентаризации расчетов» — путь к нему ниже.

Отчёт «Задолженность покупателей по срокам долга»

Отчёт делит долг покупателей на интервалы по дате возникновения и отдельно выводит просроченную часть. Путь — «Руководителю → Расчеты с покупателями → Задолженность покупателей по срокам долга» (простой интерфейс: «Главное → Продажи»; описание версии 3.0.172).

Откуда 1С берёт срок оплаты

Просрочку отчёт считает от срока оплаты. С релиза 3.0.172 дату ожидаемой оплаты программа ищет по порядку:

1. 1Документ реализации. Срок в нём можно указывать, если в функциональности на закладке «Расчеты» включено планирование платежей от покупателей.
2. 2Договор. В карточке договора, в группе «Расчеты», ставят флаг «Установлен срок оплаты» и число дней.
3. 3Общая настройка «Сроки оплаты покупателями». Она открывается из «Администрирование → Настройки программы → Параметры учета» (простой интерфейс: «Настройки → Система → Параметры учета»), а ещё — по ссылке под таблицей самого отчёта.

Если срок не задан ни в одном из трёх мест, 1С считает долг просроченным с момента возникновения. А когда отсрочка клиента не внесена в карточку договора, отчёт берёт общий срок, который бывает короче договорного. Так и появляется просрочка у клиента, которому платить через месяц: проверьте карточку его договора и общую настройку.

Как построить отчёт по срокам долга

1. 1Задайте сроки оплаты: общий для всех покупателей и индивидуальный в договорах с особыми условиями.
2. 2Откройте отчёт по пути выше, выберите организацию и дату.
3. 3Нажмите «Показать настройки» и на вкладке «Настройка интервалов» задайте количество и длину интервалов, например по 30 дней.
4. 4На вкладке «Группировка» добавьте договоры, на вкладке «Отбор» — нужных покупателей или виды договоров.
5. 5Сформируйте отчёт. В релизах 3.0.172 и новее расшифровка по покупателю показывает дату отгрузки, дату ожидаемой оплаты и число дней просрочки.

В настройках отчёта есть ссылка «Настройка счетов учета расчетов с покупателями». Через неё из расчёта исключают счёт 63, чтобы созданный резерв не уменьшал долг в отчёте.

Интервалы отчёта и дни просрочки

Интервал в этом отчёте — возраст долга от даты возникновения. Так он считает и в релизах 3.0.172 и новее, а дни от даты ожидаемой оплаты выводит отдельной колонкой «Срок просрочки (дней)». В реестре дебиторки старение считают от срока оплаты, по дням просрочки. При отсрочке 30 дней долг, возникший 45 дней назад, попадёт в интервал «31–60» отчёта 1С, хотя просрочен он на 15 дней. Прежде чем сверять цифры 1С с таблицей финансиста, договоритесь, от какой даты считаете.

Пример: ОСВ по 62 и разбивка по срокам

Пример, суммы условные. У всех покупателей отсрочка 30 дней от отгрузки, ведомость по счёту 62 сформирована на 30.09.2026 с развёрнутым сальдо.

• Покупатель А. Две отгрузки: 300 000 ₽ от 05.08 со сроком 04.09 и 180 000 ₽ от 15.09 со сроком 15.10. Дебет 62.01 — 480 000 ₽.
• Покупатель Б. Отгрузка 250 000 ₽ от 20.06 со сроком 20.07 и предоплата 90 000 ₽ по новому договору. Дебет 62.01 — 250 000 ₽, аванс 90 000 ₽ — в кредите субсчёта авансов.
• Покупатель В. Отгрузка 120 000 ₽ от 25.09 со сроком 25.10. Дебет 62.01 — 120 000 ₽.

Дебетовое сальдо по 62.01 — 850 000 ₽. При свёрнутом сальдо итог по счёту 62 вышел бы 760 000 ₽: из него вычелся бы аванс покупателя Б.

Те же 850 000 ₽ по дням просрочки на 30.09.2026:

• текущая, срок не наступил: 180 000 ₽ (А) + 120 000 ₽ (В) = 300 000 ₽;
• 1–30 дней: 300 000 ₽ — отгрузка А от 05.08, просрочка 26 дней;
• 31–60 дней: 0 ₽;
• 61–90 дней: 250 000 ₽ — покупатель Б, просрочка 72 дня;
• 90+ дней: 0 ₽.

В отчёте 1С с интервалами по 30 дней от даты возникновения раскладка другая. Отгрузке А от 05.08 на 30.09 исполнилось 56 дней — она в интервале 31–60. Долгу Б 102 дня — он в интервале свыше 90. Две свежие отгрузки, 180 000 ₽ и 120 000 ₽, — в первом интервале. Итог просрочки в обоих вариантах один — 550 000 ₽.

Дебиторская задолженность в «1С:Управление торговлей 11»

В УТ 11 долги считают управленческие отчёты — по партнёрам, контрагентам и объектам расчётов. ОСВ по счёту 62 строят в «1С:Бухгалтерии», куда УТ передаёт данные синхронизацией. В описании версии 11.4.6 для режима взаиморасчётов «Онлайн» 1С перечисляет такие отчёты:

• «Ведомость расчетов с клиентами» — с расшифровкой до расчётного документа, даты возникновения долга и даты планового погашения; её данные раскрывает «Карточка расчетов с клиентами»;
• «Задолженность клиентов» — долг на дату в разрезе документов, дат возникновения и планового погашения;
• «Задолженность клиентов по срокам» — плановая и фактическая задолженность по интервалам, переключается настройкой «Включать задолженность»;
• «Платежная дисциплина клиентов» и «Динамика просроченной задолженности».

В версии 11.5 в группу «Продажи → Отчеты по продажам → Расчеты с клиентами» 1С добавила отчёт «Оплаты клиентов по срокам» — по нему смотрят сроки долга перед клиентами, например по их авансам. Интервалы берут стандартные для предприятия или задают свои, число интервалов не ограничено. Списание долга оформляют в разделе «Казначейство → Взаимозачеты и списание задолженности», пункт «Списания задолженностей».

Акт сверки, инвентаризация и списание в 1С

Ниже — где в 1С лежат документы; порядок и основания разобраны по ссылкам.

• Акт сверки: «Продажи (или Покупки) → Расчеты с контрагентами → Акты сверки расчетов» (простой интерфейс: «Контрагенты → Акты сверки расчетов»). Кнопка «Заполнить» подтягивает данные учёта. После согласования с покупателем ставят флаг «Сверка согласована», и реквизиты акта закрываются от правки.
• Инвентаризация расчётов: «Продажи (или Покупки) → Расчеты с контрагентами → Акты инвентаризации расчетов» (простой интерфейс: «Бухгалтерия → Акты инвентаризации расчетов»; описание версии 3.0.82). Акт заполняет задолженность с разбивкой по срокам и печатает справку к ИНВ-17. Порядок, комиссия и формы — в статье об инвентаризации дебиторской задолженности. С релиза 3.0.174 есть «Помощник инвентаризации» («Операции → Инвентаризация»; простой интерфейс: «Бухгалтерия → Инвентаризация»): он помогает проверить, что перед годовой отчётностью инвентаризация проведена по всем активам и обязательствам, как требует ФСБУ 28/2023, обязательный с 01.04.2025.
• Резерв: его начисляет обработка «Закрытие месяца». Настройки и проводки разобраны в статье про резерв по сомнительным долгам.
• Списание: документ «Корректировка долга» в разделе «Продажи», вид операции «Списание задолженности», «Списать: Задолженность покупателя». На вкладке «Счет списания» указывают 63 «Резервы по сомнительным долгам», если долг списывают за счёт резерва, или 91.02 «Прочие расходы». Когда долг признают безнадёжным и какие бумаги для этого нужны — в статье о списании дебиторской задолженности.

Что делать с отчётом по должникам дальше

В 1С письмо-напоминание формирует помощник «Ожидаемая оплата от покупателей» («Продажи → Расчеты с контрагентами»): бухгалтер выделяет строку и нажимает «Напомнить». Для отправки в программе должна быть настроена учётная запись почты.

Чтобы работать со списком вне 1С, отчёт сохраняют в файл кнопкой «Сохранить как» на панели отчёта. Если счета выставляют в 1С документом «Счет покупателю», построчный список даст отчёт «Счета, не оплаченные покупателями» — строка на каждый неоплаченный или частично оплаченный счёт, со сроком оплаты, суммой счёта и неоплаченной частью. Если в выгрузке нет ИНН покупателя или срока оплаты, допишите эти колонки в Excel.

В «Сальдо» такой файл загружают в мастере «Импорт дебиторки». Таблицу из Excel сохраняют как CSV: мастер читает кодировки UTF-8 и Windows-1251, разделители «;» и «,», за один раз — до 2000 строк. Колонки он сопоставляет по заголовкам сам, вам остаётся проверить. Обязательные поля — ИНН, наименование, сумма и срок оплаты; номер счёта, оплачено, дата выставления, email, телефон, назначение и ставка НДС — по желанию. Загруженные счета встают в реестр рядом с выставленными в сервисе, и по ним сразу можно запустить напоминания до срока и после, дожим просрочки по сценарию. Счета, срок которых ещё не наступил, попадают в календарь платежей на день срока и в старение долга как текущие, а после срока переходят в корзины 1–30, 31–60, 61–90 и 90+ дней.

Частые вопросы

Маршрут по дебиторке в 1С: от суммы к документу

Сумму и состав долга дают ОСВ по 62 и 76 с развёрнутым сальдо, всё по одному контрагенту — «Анализ субконто», движение — «Карточка счета». Возраст и просрочку показывает «Задолженность покупателей по срокам долга», если сроки оплаты заполнены в договорах или общей настройке. Его интервалы идут от даты возникновения, поэтому с реестром по дням просрочки он сходится только в итоговой сумме просроченного долга. Сверку, инвентаризацию и списание оформляют документами в разделах «Продажи» и «Покупки», резерв начисляет «Закрытие месяца».