Списание дебиторской задолженности и срок исковой давности

Списание дебиторской задолженности — это исключение из учёта долга, который признан безнадёжным: например, истёк срок исковой давности, организация-должник ликвидирована или пристав окончил исполнительное производство, потому что не нашёл должника или его имущества. Для налога на прибыль основания перечислены в п. 2 ст. 266 НК РФ. В бухучёте долг списывают по каждому обязательству на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя, а списанную сумму ещё пять лет учитывают за балансом (п. 77 Положения № 34н).

Из этих оснований заранее можно рассчитать только истечение давности. Общий срок — три года с окончания срока оплаты, но акт сверки, подписанный уполномоченным лицом должника, или другое признание долга запускает отсчёт заново. Поэтому дату, после которой долг станет безнадёжным, считают по каждому неоплаченному счёту отдельно.

Когда дебиторка становится безнадёжной

Пункт 2 ст. 266 НК РФ признаёт долг безнадёжным, если:

• Истёк срок исковой давности. Как его считать — в следующем разделе.
• Организация-должник ликвидирована или исключена из ЕГРЮЛ по решению налоговой. Обязательство прекращается вместе с ней (ст. 419 ГК РФ). Исключение из реестра влечёт те же последствия, что и ликвидация (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ, п. 6 ст. 21.1 Закона № 129-ФЗ). Подтверждение — выписка из ЕГРЮЛ с записью о ликвидации или исключении.
• Обязательство прекратилось по гражданскому законодательству — из-за невозможности исполнения или на основании акта государственного органа.
• Пристав окончил исполнительное производство и вернул исполнительный документ. Основание подходит, если не удалось установить, где находится должник, его имущество или деньги на счетах, либо имущества нет, а все допустимые меры по розыску ничего не дали. Подтверждение — постановление пристава.
• Должник-гражданин, в том числе ИП, признан банкротом и освобождён от дальнейшего исполнения требований кредиторов.

Хватает одного основания, подтверждённого документом. Просроченный долг без таких оснований взыскивают: порядок описан в материале про взыскание дебиторской задолженности. Если оплата под сомнением, под него создают резерв.

Срок исковой давности по дебиторской задолженности: как считать

Исковая давность — срок, в течение которого кредитор может защитить своё право иском. Общий срок — три года. Больше десяти лет со дня нарушения права давность длиться не может (ст. 196 ГК РФ). Отказать в иске по этому пределу суд не может, если до его истечения должник признал долг или кредитор обратился в суд (п. 8 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43).

С какого дня считать

Если в договоре или счёте установлен срок оплаты, давность начинает течь по его окончании (ст. 200 ГК РФ). Если срок не установлен, его может задать закон: товар оплачивают сразу после передачи (п. 1 ст. 486 ГК РФ), и давность отсчитывают от передачи. Если срока нет и в законе, отсчёт идёт со дня, когда кредитор потребовал оплату, а если на исполнение требования положен срок, — после его окончания.

При оплате по графику давность считают отдельно по каждому платежу — с окончания его срока (п. 24 Пленума № 43).

Что прерывает срок

Давность прерывается, когда должник совершает действия, которыми признаёт долг (ст. 203 ГК РФ). С этого дня три года отсчитывают заново. По п. 20 Пленума № 43 такими действиями могут быть:

• акт сверки взаимных расчётов, подписанный уполномоченным лицом должника;
• просьба должника об отсрочке или рассрочке платежа, а также изменение договора уполномоченным лицом, из которого видно, что должник признаёт долг;
• признание претензии.

Перечень в Пленуме открытый. Гарантийное письмо с суммой долга и датой оплаты тоже может прервать давность; сработает ли оно, зависит от текста письма и полномочий того, кто его подписал. Частичная оплата сама по себе весь долг не признаёт: по неоплаченному остатку срок идёт дальше, если должник не оговорил, что признаёт долг целиком (п. 20 Пленума № 43).

Когда срок приостанавливается

Если закон требует до суда направить должнику претензию, давность на время претензионного порядка приостанавливается (ст. 202 ГК РФ, п. 16 Пленума № 43). Для иска о взыскании долга по договору в арбитражный суд претензия по общему правилу обязательна. Этот порядок занимает 30 календарных дней со дня её отправки, если закон или договор не задают другой срок (ч. 5 ст. 4 АПК РФ). Если должник ответил отказом раньше, пауза заканчивается в день получения отказа. Потом отсчёт продолжается с того места, где остановился: время до претензии в срок засчитывается.

Что меняется после истечения срока

Иск по долгу с истёкшей давностью суд примет к рассмотрению. Давность он применит, только если о ней заявит сторона в споре до вынесения решения, и тогда откажет в иске (ст. 199 ГК РФ). Прервать срок можно до его истечения (п. 21 Пленума № 43). После — только письменным признанием долга: тогда давность течёт заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ). А если должник просто заплатит, потребовать деньги назад не сможет, даже если не знал, что давность истекла (п. 1 ст. 206 ГК РФ).

Вместе с основным долгом истекает давность по неустойке, процентам и другим дополнительным требованиям, в том числе возникшим после истечения срока по основному долгу (ст. 207 ГК РФ). При этом давность по неустойке и процентам считают отдельно за каждый день просрочки, и признание основного долга её не прерывает (п. 25 Пленума № 43). Компаниям и ИП по долгам из предпринимательской деятельности пропущенный срок не восстанавливают, даже если причина пропуска уважительная (п. 12 Пленума № 43).

Пример: календарь давности по одному счёту

Пример условный, даты — с точностью до месяца. Поставщик отгрузил товар со сроком оплаты в марте 2023 года, покупатель не заплатил.

• Март 2023. Срок оплаты прошёл, давность пошла. Без перерывов она истекла бы в марте 2026 года.
• Сентябрь 2024. Директор покупателя подписал акт сверки с суммой долга. Срок прерван, новые три года истекут в сентябре 2027 года.
• Февраль 2025. Покупатель перечислил часть суммы, ничего не написав про остаток. Для остатка дата прежняя — сентябрь 2027 года.
• Весна 2027. Покупатель не подписывает новый акт сверки. До сентября поставщику нужно успеть направить претензию и подать иск либо решить, что долг пойдёт на списание.
• Сентябрь 2027. Претензии и иска нет, долг никто не признал — давность истекла. Для налога на прибыль расход, по позиции Минфина, учитывают в отчётном периоде за девять месяцев 2027 года: в нём истекла давность. В бухучёте долг спишут по итогам ближайшей инвентаризации и приказу руководителя.

Для такого календаря по каждому счёту хватает трёх дат: окончание срока оплаты, последнее признание долга и расчётное истечение давности. Дата истечения пригодится и при инвентаризации дебиторской задолженности: в акте по форме ИНВ-17 долги с истёкшей давностью показывают отдельной графой, так что пересчитывать календарь удобно перед каждой инвентаризацией. Документы, которые прерывают срок, запрашивают по ситуации:

• Долг просрочен, клиент на связи и сумму не оспаривает. При закрытии квартала или перед инвентаризацией отправьте акт сверки взаиморасчётов и проверьте полномочия того, кто подписал его со стороны должника.
• Клиент признаёт долг, но просит подождать. Запросите гарантийное письмо об оплате с суммой и датой, а просьбу об отсрочке или рассрочке получите письменно.

Если до расчётной даты осталось меньше времени, чем нужно на претензию и иск, а признания нет, решение за руководителем: идти в суд или готовить долг к списанию. Во втором случае проверьте, создан ли под него резерв.

Срок списания дебиторской задолженности

Когда появляется основание. При списании по давности — в месяц, который показывает календарь давности. Ликвидация или исключение должника из ЕГРЮЛ и постановление пристава от давности не зависят и могут наступить раньше.

Когда списывать в бухучёте. По итогам инвентаризации, на основании письменного обоснования и приказа руководителя (п. 77 Положения № 34н). Безнадёжный долг, оставленный на балансе, завышает активы в отчётности.

Когда признать расход для налога на прибыль. По позиции Минфина безнадёжный долг включают во внереализационные расходы того отчётного (налогового) периода, в котором он стал безнадёжным. При списании по давности это период, в котором она истекла, при ликвидации или исключении должника — период, когда в ЕГРЮЛ внесли запись (п. 7 ст. 272 НК РФ; письма Минфина от 20.01.2022 № 03-03-07/2970 и от 21.01.2022 № 03-03-07/3676). Дата инвентаризации и приказа этот период не сдвигает, поэтому в бухучёте и в налоговом учёте один и тот же долг могут списать в разных периодах.

Если период пропустили. Подают уточнённую декларацию за период, в котором истекла давность. Учесть расход в текущем периоде п. 1 ст. 54 НК РФ разрешает, если пропуск привёл к переплате налога и ставка с тех пор не выросла. Условие о ставке записано в кодексе с 2026 года, раньше его выводил Минфин (письмо от 15.05.2025 № 03-03-06/1/47786). Поэтому по давности, истекшей до 2025 года, остаётся только уточнёнка: с 2025 года ставка налога на прибыль — 25%, а расход относится к периоду с меньшей ставкой.

Порядок списания: инвентаризация, приказ, справка

Три документа для списания называет п. 77 Положения № 34н, четвёртый нужен для проводки:

1. 1Инвентаризация расчётов. Комиссия сверяет остатки с первичкой и актами сверки и отбирает долги, по которым наступило основание. Итог — акт инвентаризации расчётов и справка по дебиторам.
2. 2Письменное обоснование. По каждому долгу — основание и документы: выписка из ЕГРЮЛ, постановление пристава или расчёт давности с датами срока оплаты и последнего признания, копиями первички и актов сверки.
3. 3Приказ руководителя. В нём указывают должника, сумму, основание и источник списания — резерв или прочие расходы.
4. 4Бухгалтерская справка. Она связывает приказ с суммами на счетах расчётов и служит основанием для проводок.

Комплект хранят вместе с первичкой по сделке: им подтверждают расход при налоговой проверке.

Проводки при списании безнадёжного долга

Проводка зависит от того, создавали ли под долг резерв по сомнительным долгам.

• Дт 63 — Кт 62 (или 76) — долг списан за счёт резерва. Прочие расходы не меняются: потери учли, когда создавали резерв.
• Дт 91.2 — Кт 62 (или 76) — долг списан на прочие расходы, потому что резерва не было или его не хватило. Во втором случае так списывают только непокрытую часть.
• Дт 007 — списанная сумма отражена за балансом. Её учитывают там пять лет с момента списания, чтобы следить, не сможет ли должник заплатить (п. 77 Положения № 34н).

Если должник заплатит в эти пять лет, поступление отражают в прочих доходах и одновременно списывают сумму со счёта 007. Через пять лет без оплаты сумму снимают и с забалансового учёта.

Налоговый учёт: налог на прибыль и НДС

Налог на прибыль. Безнадёжный долг включают во внереализационные расходы (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Если в налоговом учёте создан резерв по сомнительным долгам, долг сначала списывают за счёт резерва, а в расходы относят непокрытую часть. С 2026 года безнадёжным не признают долг в сумме доходов, дата признания которых по ст. 271 НК РФ на момент списания ещё не наступила (абз. 22 п. 2 ст. 266 НК РФ). Долг за отгруженный товар при методе начисления эта норма не затрагивает: выручку признают в дату реализации (п. 3 ст. 271 НК РФ). Период признания расхода — в разделе о сроке списания.

НДС. Продавец начислил НДС при отгрузке, и списание безнадёжного долга покупателя этот налог не меняет: пересчитывать его не нужно, из бюджета он не возвращается. Если списывают аванс, перечисленный поставщику, вычет НДС с этого аванса проверяют отдельно.

Чем списание отличается от прощения долга

Списание безнадёжного долга — учётная операция: компания фиксирует, что взыскать долг нельзя, и убирает его с баланса. При истёкшей давности обязательство должника сохраняется, и заплатить он может в любой момент. На этот случай сумму и держат пять лет на счёте 007.

Прощение долга — решение кредитора освободить должника от обязательства (ст. 415 ГК РФ). Прощение прекращает долг, в перечень п. 2 ст. 266 НК РФ не входит, и налоговые последствия у него свои.

Как не доводить долг до списания

От первой просрочки до истечения общего срока давности проходит не меньше трёх лет. За это время можно получить оплату или хотя бы признание долга, если просрочку разбирают с первого дня: напоминание, звонок, а если оплата затягивается — акт сверки или гарантийное письмо. Как выстроить контроль дебиторской задолженности по всем счетам, разобрано в основном материале о дебиторке.

На дашборде «Сальдо» открытый долг разложен по группам старения: текущая задолженность, 1–30, 31–60, 61–90 и 90+ дней. Напоминания уходят клиенту до срока оплаты и после него, просрочку сервис дожимает по сценарию. Оплатить счёт клиент может по ссылке: СБП, карта или «Сальдо поручение» с расчётного счёта. При зачислении счёт закрывается сам. Календарь давности при этом ведут в учётной системе или отдельной таблице.

Частые вопросы

Что проверить перед закрытием квартала

Расход по безнадёжному долгу для налога на прибыль привязан к периоду, в котором истекла давность, бухгалтерское списание — к инвентаризации и приказу. Поэтому к концу каждого квартала пересчитайте дату истечения давности по просроченным счетам с учётом последних признаний долга и претензий. Долги, по которым давность истекла в этом квартале, включите в налоговые расходы этого же периода и соберите под них акт инвентаризации, обоснование, приказ и справку.