Проводки по дебиторской задолженности: справочник

Дебиторская задолженность появляется в учёте почти в каждой сделке: вы отгрузили товар или оказали услугу, а деньги ещё не поступили — и с этого момента у вас на балансе висит долг покупателя. Чтобы этот долг корректно отражался в отчётности, каждое его движение — возникновение, погашение, списание — оформляют бухгалтерскими проводками.

Разберём, что такое дебиторская задолженность с точки зрения учёта. Простыми словами, дебиторка — это суммы, которые должны вашей организации: покупатели за отгруженное, поставщики по выданным авансам, прочие контрагенты по разным основаниям. Проводки нужны, чтобы зафиксировать в учёте два ключевых события — когда долг возник и когда он погашен (или списан).

Дебиторская задолженность всегда отражается по дебету соответствующего счёта расчётов — отсюда и название «дебиторка». Пока по счёту есть дебетовое сальдо, долг числится за контрагентом; как только он платит, сальдо уменьшается или обнуляется. Ниже собран типовой набор проводок по РСБУ для наиболее частых ситуаций — используйте его как ориентир, а не как готовую инструкцию.

На каких счетах учитывается дебиторская задолженность

Единого «счёта дебиторки» в плане счетов нет — она отражается на нескольких счетах расчётов в зависимости от того, кто и за что вам должен. Чаще всего задействованы три счёта.

• Счёт 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» — основной счёт для долга покупателей за отгруженные товары, работы и услуги. Дебетовое сальдо по счёту 62 — это и есть классическая дебиторка от продаж.
• Счёт 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» — обычно кредиторка, но аванс, выданный поставщику, — это тоже дебиторская задолженность. Такой аванс учитывают на отдельном субсчёте «Авансы выданные»: поставщик должен вам либо товар, либо возврат денег.
• Счёт 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» — используется для прочих расчётов, которые не проходят через 62 и 60 (например, по претензиям, страхованию, прочим доходам).

Отдельно стоит знать про счёт 63 «Резервы по сомнительным долгам» и забалансовый счёт 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов» — они нужны при работе с сомнительными и безнадёжными долгами. К ним вернёмся ниже.

Основные проводки по дебиторской задолженности

Основные проводки по дебиторской задолженности сопровождают три события: возникновение долга при реализации, начисление НДС и погашение долга при оплате. Разберём каждое.

Возникновение дебиторки при реализации. Когда вы отгружаете товар или оказываете услугу, признаётся выручка и одновременно возникает долг покупателя:

• Дт 62 — Кт 90.1 — отражена выручка от реализации, возникла дебиторская задолженность покупателя (на сумму с НДС).

Начисление НДС с реализации. Если организация работает с НДС, с суммы реализации начисляется налог:

• Дт 90.3 — Кт 68 — начислен НДС с реализации.

Погашение дебиторки при оплате. Когда покупатель перечисляет деньги, его долг закрывается:

• Дт 51 — Кт 62 — поступила оплата от покупателя на расчётный счёт, дебиторская задолженность погашена.

Аванс, выданный поставщику. Здесь дебиторка возникает у вас как у покупателя — вы заплатили вперёд, и теперь должен поставщик:

• Дт 60 (субсчёт «Авансы выданные») — Кт 51 — перечислен аванс поставщику, возникла дебиторская задолженность.

Для прочих расчётов с дебиторами используют счёт 76. Например, при признании прочего дохода, который контрагент ещё не оплатил:

• Дт 76 — Кт 91.1 — отражён прочий доход и соответствующая дебиторская задолженность по прочим расчётам.

Сквозной пример (иллюстративный)

Все суммы ниже — условный пример, а не реальные ставки или показатели.

Допустим, компания отгрузила покупателю товар на 120 у. е. (в том числе НДС 20 у. е.), а через две недели получила оплату. В учёте это выглядит так:

• Дт 62 — Кт 90.1 — 120 у. е. — отражена выручка, возникла дебиторка.
• Дт 90.3 — Кт 68 — 20 у. е. — начислен НДС с реализации.
• Дт 51 — Кт 62 — 120 у. е. — поступила оплата, дебиторка погашена.

После третьей проводки сальдо по счёту 62 по этому покупателю обнуляется — долг закрыт. Пока оплата не пришла, именно такие незакрытые остатки на счёте 62 формируют вашу дебиторку и напрямую влияют на денежный поток: чем дольше висит долг, тем выше риск кассового разрыва.

Проводки по резерву и списанию долга

Не каждый долг оплачивается вовремя, а часть и вовсе становится безнадёжной. Для таких ситуаций в учёте предусмотрены резерв по сомнительным долгам и механизм списания. Резерв нужен, чтобы заранее показать в отчётности вероятные потери по сомнительным долгам, а списание применяют, когда долг признан безнадёжным — например, истёк срок исковой давности или должник ликвидирован.

Создание резерва по сомнительным долгам. Когда долг признаётся сомнительным, под него формируют резерв — это относит потенциальные потери на прочие расходы:

• Дт 91.2 — Кт 63 — создан (начислен) резерв по сомнительным долгам.

Списание безнадёжного долга за счёт резерва. Если по долгу ранее создавался резерв, безнадёжную задолженность списывают за его счёт:

• Дт 63 — Кт 62 (или 76) — списан безнадёжный долг за счёт ранее созданного резерва.

Списание долга сверх резерва или при его отсутствии. Если резерва не хватило или он не создавался, долг относят напрямую на прочие расходы:

• Дт 91.2 — Кт 62 (или 76) — списана безнадёжная задолженность сверх резерва (или при отсутствии резерва).

Учёт списанного долга за балансом. Списание с баланса не означает, что о долге можно забыть: его ещё пять лет учитывают за балансом на случай, если платёжеспособность должника восстановится:

• Дт 007 — списанная в убыток задолженность неплатёжеспособного дебитора отражена за балансом (учитывается в течение 5 лет).

Частые вопросы

Какой проводкой отражается погашение дебиторской задолженности?

Погашение долга покупателя при поступлении денег на расчётный счёт отражают проводкой Дт 51 — Кт 62. Она закрывает дебетовое сальдо по счёту 62 в части оплаченной суммы.

На каком счёте учитывается дебиторская задолженность?

Единого счёта нет: долг покупателей — на счёте 62, авансы, выданные поставщикам, — на субсчёте «Авансы выданные» счёта 60, прочие расчёты — на счёте 76. Конкретный счёт и субсчёт зависят от характера долга и вашей учётной политики.

Как списать безнадёжную дебиторскую задолженность (проводки)?

Если под долг создавался резерв — списывают за его счёт: Дт 63 — Кт 62 (или 76). Если резерва нет или его не хватило — напрямую на прочие расходы: Дт 91.2 — Кт 62 (или 76). После списания сумму пять лет учитывают за балансом: Дт 007.

Коротко о главном

Проводки по дебиторской задолженности фиксируют жизненный цикл долга: возникновение при реализации (Дт 62 — Кт 90.1), погашение при оплате (Дт 51 — Кт 62), а при неблагоприятном сценарии — резерв (Дт 91.2 — Кт 63) и списание. Какие именно счета и субсчета применять в вашем случае, определяет учётная политика — сверяйтесь с бухгалтером.

Проводки — это учётное отражение долга, но сам долг важно не только правильно провести, но и вовремя вернуть. О том, как выстроить контроль и не копить безнадёжку, — в нашем материале про управление дебиторской задолженностью.