Накладная: что это, виды и какую оформить при продаже товара

Накладная — первичный учётный документ, которым продавец оформляет передачу товара покупателю, а компания — перемещение товара между своими складами. В накладной указывают, кто передаёт и кто получает, какой товар, сколько и по какой цене; внизу расписываются те, кто отпустил и кто принял груз. Бланк подойдёт любой с обязательными реквизитами: ТОРГ-12, универсальный передаточный документ или собственная форма компании.

Поставщику, который отгружает с отсрочкой, в накладной важнее всего подпись покупателя и дата получения. Если договор считает срок оплаты от даты поставки, по накладной видно, с какого дня идёт отсрочка. Когда товар везёт перевозчик, датой поставки может оказаться день сдачи груза, и отсрочка начнётся раньше, чем покупатель получит товар.

Что подтверждает накладная

• Передачу товара. Если договор не говорит иного, закон называет три момента, когда продавец исполнил обязанность передать товар: вручение покупателю, если продавец по договору доставляет товар сам; готовность товара к выдаче на складе, если покупатель забирает его с места и знает об этом; сдачу перевозчику, если доставка в обязанности продавца не входит (ст. 458 ГК РФ). Подпись получателя в накладной фиксирует, что и в какой день он принял.
• Продажу и поступление товара в учёте. Закон о бухучёте требует первичный документ на каждую операцию (ч. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ). По накладной склад продавца уменьшает остаток, бухгалтерия отражает продажу, а покупатель ставит товар на учёт.
• Расходы покупателя. Налог на прибыль уменьшают только расходы, подтверждённые документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). Покупку товара подтверждают накладной или УПД. Для УСН «доходы минус расходы» условие то же (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), а товар для перепродажи там списывают в расходы, когда он оплачен поставщику и продан (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
• Долг покупателя. Если покупатель задерживает оплату, подписанная им накладная показывает, что товар получен, в каком количестве и на какую сумму. С ней поставщик готовит претензию.

Право выбирать форму дал закон № 402-ФЗ: с 2013 года формы первичных документов утверждает руководитель (ч. 4 ст. 9), а бланки Госкомстата остались готовыми образцами, которые берут по желанию (информация Минфина № ПЗ-10/2012). Обязательны только реквизиты из ч. 2 ст. 9: какие они и как их проверить, разобрано в статье про первичные документы. Там же — сколько хранить накладные и чем грозит их отсутствие.

Какие бывают накладные

Накладные различаются тем, какой факт оформляют: продажу, перевозку или перемещение внутри компании. Продавец товаров имеет дело с четырьмя видами.

Товарная накладная ТОРГ-12

Основной документ на продажу товара со склада. Свою форму разрабатывать не нужно: бланк из постановления Госкомстата № 132 уже содержит все обязательные реквизиты. В таблице — товары, количество, цены и НДС. Внизу расписываются руководитель, бухгалтер и кладовщик поставщика, а со стороны покупателя — тот, кто принял груз. Продавец с НДС выставляет к накладной счёт-фактуру. Графы, подписи и бланк в Excel — в статье про товарную накладную ТОРГ-12.

Когда продают оборудование с заводским номером и комплектом по спецификации, к накладной добавляют акт приёма-передачи товара. В нём записывают комплектность, состояние вещи и замечания покупателя.

Универсальный передаточный документ

УПД заменяет товарную накладную, а со статусом 1 — ещё и счёт-фактуру: продавец с НДС оформляет на отгрузку один документ. Если документы ходят на бумаге, выбор между ТОРГ-12 и УПД — дело привычки сторон. Электронный формат ФНС для товарной накладной отменён с 1 января 2026 года, и формализованный электронный документ на отгрузку теперь один — УПД. Какой статус ставить и какие реквизиты обязательны — в статье про универсальный передаточный документ.

Транспортная накладная, ЭТрН и ТТН

Транспортная накладная (ТН) оформляет перевозку: кто везёт, на какой машине, где груз принят и где сдан. Нужна она при договоре перевозки — когда груз везёт транспортная компания или другой перевозчик. С 1 сентября 2026 года ТН по общему правилу формируют в электронном виде — это ЭТрН (ч. 1 ст. 8 Устава автомобильного транспорта). Товар покупателю при этом передают по ТОРГ-12 или УПД.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме 1-Т — бланк Госкомстата, где под одной шапкой описаны и товар, и рейс. Форма необязательная, её выбирают поставщики, которые возят товар своими машинами. Когда 1-Т может заменить товарную накладную и в каких случаях при доставке нужна ЭТрН, разобрано в статье про товарно-транспортную накладную.

Накладная на внутреннее перемещение

Когда товар переезжает с основного склада в магазин или на другой склад той же компании, собственник у него прежний и выручки не возникает. Перемещение оформляют накладной ТОРГ-13 из того же постановления № 132 или своей формой. По ней один склад снимает товар со своего остатка, другой принимает, и видно, к какому материально ответственному лицу перешёл товар.

Расходная накладная

Расходной называют накладную, по которой товар отпускают со склада. В законе такого вида нет, унифицированной формы тоже. Для продавца расходная — и ТОРГ-12, и УПД, и складской бланк, а у покупателя та же бумага становится приходной: по ней товар поступает к нему на склад.

В учётных программах название встречается в двух значениях. В «1С:Управлении нашей фирмой» «Расходная накладная» — это документ отгрузки покупателю: его проводят в учёте, а клиенту печатают из него УПД или другую форму. В других программах отгрузку оформляют документом реализации, а расходной накладной называют его упрощённую печатную форму.

Пользоваться расходной накладной можно двумя способами.

• Как внутренним документом склада. По ней кладовщик собирает и выдаёт заказ, а покупатель получает ТОРГ-12 или УПД. Удобно, когда складу хватает короткой формы, а покупателю нужен полный документ.
• Как документом для покупателя. Отгружать по упрощённой накладной можно, если в ней есть все реквизиты из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, а форма утверждена в учётной политике. Начните проверку со строк подписей: если там только «Отпустил» и «Получил» без должностей и расшифровок, обязательных реквизитов не хватает.

С какого дня считать отсрочку по накладной

Пример. Поставщик крепежа из Подольска за неделю в октябре отгружает три партии. Первый покупатель платит вперёд, двум другим дана отсрочка 14 календарных дней с даты поставки. Товар во всех трёх случаях уходит по ТОРГ-12, а дата, с которой поставщик ждёт деньги, у каждой отгрузки своя.

1. 1Самовывоз, 13 октября. Покупатель из Москвы заранее оплатил счёт на 96 000 ₽ и прислал на склад свою машину. Водитель показывает доверенность на получение товара, пересчитывает ящики и расписывается в обоих экземплярах ТОРГ-12. Рейс организует покупатель, документы на него оформляет тоже он. Товар передан на складе поставщика, деньги уже пришли, и срок оплаты считать не нужно.
2. 2Своя машина, 14–15 октября. Покупателю в Туле товар везёт водитель поставщика по путевому листу: выезд 14 октября, разгрузка 15-го. Кладовщик покупателя принимает товар и ставит в ТОРГ-12 дату 15 октября. Доставка по договору на поставщике, поэтому товар передан в момент вручения. Отсрочку считают от 15 октября: срок начинается на следующий день (ст. 191 ГК РФ), и оплатить нужно не позднее 29 октября.
3. 3Транспортная компания, 16 октября. Партию в Казань забирает перевозчик, на рейс поставщик оформляет ЭТрН. ТОРГ-12 едет с грузом, покупатель получает его 19 октября и возвращает второй экземпляр с подписью. Доставки до покупателя в договоре нет, поэтому обязанность передать товар поставщик исполнил 16 октября, когда сдал партию перевозчику (п. 2 ст. 458 ГК РФ). Если договор не называет датой поставки другой день, отсрочку считают от 16 октября и оплатить нужно не позднее 30 октября. Если датой поставки названа подпись покупателя в накладной, отсрочку считают от 19 октября и последний день оплаты — 2 ноября.

Накладную к первой отгрузке, оплаченной заранее, можно собрать в «Сальдо». Счёт покупателю выставляют по ИНН и отправляют ссылкой на оплату; когда деньги зачислены, счёт в реестре закрывается сам. Из оплаченного счёта сервис собирает ТОРГ-12 на товары или акт на услуги: покупатель, позиции, количество и цены переносятся из счёта, номер ставится автоматически. Документ остаётся проверить и скачать для печати. Собрать его можно только после оплаты, поэтому накладные ко второй и третьей отгрузкам, где товар уходит раньше денег, готовят в учётной программе.

Частые вопросы

Как накладная проходит от склада до бухгалтерии

Четыре правила для внутренней инструкции склада и бухгалтерии:

1. 1При сборке заказа склад выписывает накладную по счёту: позиции, количество и цены переносит без изменений, а расхождения согласует с менеджером до отгрузки.
2. 2При самовывозе кладовщик сверяет паспорт водителя с доверенностью и отдаёт груз, когда в обоих экземплярах появились подпись, должность и расшифровка получателя.
3. 3Кладовщик передаёт экземпляр поставщика в бухгалтерию в день отгрузки. Если товар везли своей машиной или через перевозчика — в день, когда водитель или покупатель вернул подписанный экземпляр.
4. 4Бухгалтер вносит в реестр счетов дату поставки и считает от неё срок оплаты. Если груз ехал через перевозчика, дату берут по правилу из договора: день сдачи перевозчику или день подписи покупателя.

Если доставку покупатель оплачивает отдельно или накладная составлена по своей форме, состав документов сверьте с бухгалтером заранее.