Акт приёма-передачи товара: образец и когда он нужен

Акт приёма-передачи товара — документ, в котором продавец и покупатель подтверждают передачу товара: что именно передали, сколько, в каком состоянии и в какой день. Обязательного бланка для него нет: акт составляют по образцу, утверждённому в компании, или в свободной форме. Чтобы акт годился бухгалтерии, в нём должны быть все реквизиты, которые закон требует от первичного документа (ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

От даты в акте зависит, кто платит, если с товаром что-то случится. С момента, когда продавец исполнил обязанность передать товар, риск его случайной гибели или повреждения несёт покупатель, если договор не говорит иного (ст. 459 ГК РФ). Продавец привёз станок, стороны подписали акт, а через день в цехе покупателя протекла кровля и залила электрику станка. Ремонт — забота покупателя, и оплатить станок по договору он всё равно должен.

Когда нужен акт вместо ТОРГ-12 и когда — вместе с ней

Отдельного акта закон при продаже движимой вещи не требует: получение товара подтверждает и товарная накладная ТОРГ-12 с подписью покупателя. Акт появляется, когда сделке мало строк «наименование, количество, цена».

Вместо накладной акт оформляют, когда товар передают вне обычной торговой отгрузки:

• компания продаёт своё бывшее в употреблении оборудование, мебель или технику и товарами не торгует;
• разовая купля-продажа между компаниями или ИП, где стороны договорились обойтись одним документом.

Такой акт заменит накладную в учёте, если в нём есть все обязательные реквизиты, а его форму утвердил руководитель по предложению бухгалтерии (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Покупатель может ждать привычную накладную, поэтому о комплекте документов договоритесь до отгрузки.

Вместе с накладной акт нужен, когда важны свойства конкретной вещи и то, как её приняли:

• оборудование и техника: заводской номер, комплектность по спецификации, паспорт и руководство по эксплуатации;
• товар, который проверяют при передаче: упаковка, пломбы, внешний вид, включение;
• договор, где датой поставки или моментом перехода риска названо подписание акта;
• приёмка, на которой нашли недостачу, некомплект или повреждения, — запись в акте станет основанием для претензии.

Накладная нужна учёту: по ней продавец списывает товар, покупатель приходует. Акт закрывает вопросы договора — передана ли вещь целиком, в каком она состоянии и с какого дня за неё отвечает покупатель. Если отгрузку оформляют УПД, акт к нему добавляют по тем же причинам. Остальные документы на отгрузку собраны в разборе видов накладных. Обучение персонала работе на оборудовании — услуга, её закрывают отдельным актом оказанных услуг, а в акте приёма-передачи остаётся только товар.

Если покупатель платит до отгрузки по счёту из «Сальдо», ТОРГ-12 собирается из оплаченного счёта, его остаётся проверить и скачать. Реквизиты сторон, позиции и суммы сервис подставляет сам. Акт с комплектностью и замечаниями заполняют по шаблону к статье.

Дата в акте и переход риска

Подписи и дата в акте показывают, когда покупатель получил товар. Совпадёт ли этот день с моментом передачи по закону, зависит от того, как товар передают (ст. 458 ГК РФ):

• продавец везёт товар сам — передача происходит, когда товар вручают покупателю или человеку, которого тот указал, и дата в акте совпадает с этим днём;
• покупатель забирает товар у продавца — товар считается переданным, когда к сроку из договора он готов к выдаче на месте, идентифицирован для целей договора (например, промаркирован под этот договор) и покупатель знает о готовности. Приехал покупатель через неделю — акт датируют днём выдачи, а обязанность продавца исполнена раньше;
• груз отправляют через транспортную компанию, и договор не обязывает продавца доставить его до покупателя — передача состоялась, когда груз принял перевозчик. Акт, подписанный при получении, фиксирует уже приёмку.

От этого момента и считают переход риска (ст. 459 ГК РФ). Для товара, проданного в пути, правило своё: риск на покупателе с момента заключения договора, если договор или обычаи делового оборота не говорят иного.

У обеих статей есть оговорка «если иное не предусмотрено договором». Расхождение между датой в акте и датой передачи по закону проще снять одним пунктом договора:

С таким пунктом дата в акте и момент перехода риска совпадут, даже если покупатель забрал товар позже срока или груз вёз перевозчик.

Для недвижимости порядок другой: передачу здания или помещения оформляют передаточным актом или другим документом о передаче, подписанным обеими сторонами, и без него обязанность продавца по общему правилу не исполнена (ст. 556 ГК РФ). Бланк из этой статьи рассчитан на движимые вещи.

Что вписать в акт приёма-передачи товара

В бланке к статье семь блоков, сверху вниз:

1. 1Шапка — название документа, номер, дата и место составления, номер и дата договора и спецификации.
2. 2Стороны — полные наименования и ИНН продавца и покупателя, должности и ФИО подписантов, основание полномочий: устав или доверенность. Если товар принимает кладовщик или водитель покупателя, проверьте его доверенность на получение товара и впишите в акт её номер и дату.
3. 3Таблица товаров — номер строки, наименование, единица, количество, цена и сумма. К наименованию оборудования добавьте модель и заводской номер: по ним станок из этой сделки отличают от такого же из следующей партии.
4. 4Итог — сумма по акту и НДС в той же разбивке, что в счёте.
5. 5Комплектность и документы — что передано вместе с товаром: принадлежности, запасные части, паспорт, гарантийный талон.
6. 6Замечания покупателя — чего не хватает, что повреждено, чего покупатель требует и к какому сроку.
7. 7Подписи — должности, подписи и расшифровки с обеих сторон; печать — по договору, если компания ею пользуется.

Шапка, стороны, таблица, итог и подписи закрывают реквизиты из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ: название и дату документа, составителя, содержание операции, количество и сумму с единицами измерения, должности и подписи ответственных лиц. Блоки о комплектности и замечаниях закон не требует. Ради них акт и составляют, когда накладная уже есть.

Строку замечаний не оставляйте пустой и не ограничивайтесь словами «претензий не имеет». Лучше перечислить, что проверили и что нет: «Товар принят по количеству, комплектности и внешнему виду. Работоспособность при передаче не проверялась». Видимые недостатки, которые покупатель не записал при осмотре, потом доказывать труднее.

Пример: станок без подающего рольганга

Пример. ООО «Пример» поставляет ООО «Ромашка» ленточнопильный станок по договору поставки № 17/26 от 29.09.2026. По спецификации № 1 станок идёт в комплекте с подающим рольгангом и паспортом. Поставщик сам привозит и разгружает станок 14.10.2026. По договору товар считается переданным, а риск переходит к покупателю с подписания акта. Позиции по счёту:

• станок ленточнопильный «ЛПС-280», заводской № 2611, в комплекте по спецификации № 1 — 1 шт. по 585 600 ₽;
• лента пильная биметаллическая 2750 × 27 мм — 3 шт. по 5 490 ₽, всего 16 470 ₽.

Итого 602 070 ₽, в том числе НДС 22% — 108 570 ₽.

Кладовщик «Ромашки» принимает груз по доверенности и сверяет его со спецификацией. Номер на корпусе станка совпадает с паспортом, лент три, упаковка цела. Подающего рольганга в машине нет: менеджер поставщика, который сопровождает доставку, подтверждает, что рольганг остался на складе. Акт подписывают в тот же день, 14.10.2026. В таблице акта поз. 1 — станок с паспортом, без подающего рольганга, а в строке замечаний запись:

При некомплекте покупатель вправе по своему выбору потребовать соразмерно снизить цену или доукомплектовать товар в разумный срок (п. 1 ст. 480 ГК РФ). «Ромашка» выбрала второе и назвала дату. Если поставщик не доукомплектует станок в разумный срок, покупатель вправе потребовать замены станка на комплектный или отказаться от договора с возвратом уплаченного (п. 2 той же статьи).

Станок и ленты с 14 октября на риске «Ромашки». Рольганг ей ещё не передан, поэтому до доставки он на риске поставщика. Когда его привезут, передачу оформят вторым актом со ссылкой на первый — этот акт и закроет замечание.

Как записать расхождения при приёмке

Замечания вписывают в акт до подписей, по каждой позиции отдельно: что не совпало со спецификацией или договором, в каком количестве и чего покупатель требует. Если представитель продавца с записью не согласен, он отмечает это рядом со своей подписью. Акт остаётся подписанным обеими сторонами, а разногласие видно в самом документе.

Как проверять качество, определяют закон, обязательные требования и договор. Если порядок нигде не записан, товар проверяют по обычаям делового оборота или условиям, которые обычно применяют к такому товару (ст. 474 ГК РФ). Порядок и условия проверки у продавца и покупателя должны быть одинаковыми (п. 4 той же статьи).

Для поставки в ст. 513 ГК РФ есть отдельное требование: о несоответствиях, найденных при проверке, покупатель сообщает поставщику письменно и без промедления. Если представителя поставщика при приёмке не было, акт с замечаниями отправляют ему вместе с уведомлением и сохраняют подтверждение, что и когда поставщик получил. Сроки, инструкции П-6 и П-7 и готовые пункты договора разобраны в материале про приёмку по количеству и качеству.

Груз от транспортной компании покупатель сначала сверяет с транспортными и сопроводительными документами (п. 3 ст. 513 ГК РФ): число мест, вес, целость упаковки. Комплектность и внешний вид каждой позиции проверяют после вскрытия упаковки и записывают в акт приёма-передачи.

Частые вопросы

Что сверить в акте до подписи

• Дату: если договор связывает с подписанием акта переход риска, она должна совпадать с днём, когда товар фактически вручили.
• Заводские номера в таблице — с паспортами и табличками на корпусе.
• Комплектность — со спецификацией, построчно.
• Полномочия подписанта покупателя: устав, приказ или доверенность, номер и дата которой вписаны в акт.
• Строку замечаний: что проверили, что осталось непроверенным и чего покупатель требует.

Экземпляр продавца храните вместе с договором, спецификацией и накладной по этой отгрузке.

Пункты договора и акта о передаче, риске и приёмке подстройте под свою сделку вместе с юристом. Можно ли обойтись актом без накладной и как показать в нём НДС, решите с бухгалтером: формы первичных документов компания закрепляет в учётной политике.