Корректировочный счёт-фактура и УКД: когда и как выставить

Корректировочный счёт-фактура (КСФ) — документ, по которому продавец и покупатель отражают разницу НДС, когда уже после отгрузки стороны договорились о другой цене или количестве товаров, работ или услуг. Срок для продавца — пять календарных дней с даты соглашения о новой стоимости или уведомления о ней (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Исходный счёт-фактура не меняется, декларацию за квартал отгрузки не уточняют: разницу налога стороны отражают в квартале корректировки. Если цена снизилась, продавец принимает разницу к вычету, а покупатель восстанавливает столько же. Если выросла — продавец доначисляет налог, покупатель заявляет вычет.

Вместо КСФ можно составить универсальный корректировочный документ (УКД) — рекомендованную ФНС форму, где корректировочный счёт-фактура совмещён с документом об изменении стоимости.

Когда нужен корректировочный счёт-фактура

КСФ выставляет продавец-плательщик НДС. Повод — изменение стоимости уже отгруженного, на которое покупатель согласился или о котором его уведомили по условиям договора (п. 10 ст. 172 НК РФ). Например:

• скидка после отгрузки, если по договору она уменьшает цену: за объём закупок за квартал, по претензии о качестве, за оплату раньше срока;
• новая цена по допсоглашению — стороны пересмотрели цену отгруженной партии вниз или вверх;
• уточнённый объём — количество услуг или работ пересчитали по итогам периода и подписали новые данные;
• возврат товара — всей партии или части, порядок разобран в разделе о возврате.

КСФ не составляют в трёх случаях:

• ошибка в самом счёте-фактуре — цену или количество указали неверно при отгрузке. Нужен исправленный счёт-фактура; чем он отличается от корректировочного, разобрано в последнем разделе той статьи;
• премия при прежней цене — покупателю выплачивают премию, цена товара в договоре та же. Налоговую базу такая премия не меняет, пока договор не связывает её с уменьшением цены (п. 2.1 ст. 154 НК РФ). Как выбрать между премией и снижением цены, разобрано в статье про скидку за досрочную оплату;
• скидка до отгрузки или в день отгрузки — счёт-фактуру на отгрузку сразу составляют по цене со скидкой.

Срок: пять дней от соглашения или уведомления

Срок отсчитывают от даты документа, которым оформили новую стоимость: допсоглашения, соглашения о скидке, уведомления покупателя, если договор разрешает продавцу менять цену, или другого первичного документа (п. 3 ст. 168 и п. 10 ст. 172 НК РФ). Дни календарные, первый — следующий за датой документа. По соглашению от 8 октября КСФ выставляют не позднее 13 октября. Если пятый день нерабочий, крайним станет ближайший рабочий день после него (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Этот же документ нужен для вычета: без соглашения или подтверждения, что покупатель уведомлён, продавец разницу налога к вычету не примет.

Если изменение затронуло несколько отгрузок, например скидка за объём закупок за квартал, можно составить один КСФ на все счета-фактуры сразу (п. 5.2 ст. 169 НК РФ). Их номера и даты перечисляют в строке 1б.

Как заполнить: строки 1, 1а, 1б и А–Г

Форма КСФ и правила её заполнения — приложение 2 к постановлению Правительства № 1137 (правила заполнения в КонсультантПлюс). Постановление № 26 от 23.01.2026 обновило и форму, и правила с 1 апреля 2026 года: изменились графа 14 для прослеживаемых товаров и блок подписи ИП — теперь там ОГРНИП и дата его присвоения. Строки 5б, которая с той же даты появилась в счёте-фактуре на отгрузку, у КСФ нет.

Шапка:

• строка 1 — номер и дата КСФ. Номер берут из общей хронологической нумерации продавца;
• строка 1а — номер и дата исправления самого КСФ. Пока его не исправляли, ставят прочерк;
• строка 1б — номер и дата счёта-фактуры или УПД со статусом 1, к которому составлен КСФ, и реквизиты его исправления. Если исправлений не было, вместо них прочерк;
• строки 2–3б — реквизиты сторон, как в исходном документе. В строке 4 — валюта, в строке 5 — идентификатор госконтракта, если он есть.

В таблице для каждой позиции, у которой изменились цена или количество, четыре строки:

• А — данные исходного документа: количество и цена, стоимость без НДС и с ним, ставка и сумма налога;
• Б — те же показатели после изменения. Если количество не менялось, его повторяют из строки А;
• В — разница, если стоимость выросла;
• Г — разница, если стоимость снизилась. Её пишут положительным числом, без минуса.

Под таблицей — итоги «Всего увеличение (сумма строк В)» и «Всего уменьшение (сумма строк Г)», их и регистрируют в книгах. Подписывают КСФ те же лица, что и любой счёт-фактуру (п. 6 ст. 169 НК РФ).

В графе 1 ставят номер позиции из исходного счёта-фактуры, в графе 7 строк А и Б — его ставку (так требуют правила заполнения КСФ). Поэтому КСФ к отгрузке 2025 года составляют со ставкой 20%, даже если скидку согласовали в 2026 году: на переходный период ФНС сослалась на порядок, который действовал при прошлом повышении ставки (письмо от 29.12.2025 № СД-4-3/11802@).

НДС у продавца и покупателя после корректировки

Стоимость снизилась

• Продавец регистрирует свой КСФ в книге покупок и принимает к вычету разницу налога — сумму из итога «Всего уменьшение» (п. 13 ст. 171 НК РФ). Заявить вычет можно в течение трёх лет со дня составления КСФ (п. 10 ст. 172 НК РФ).
• Покупатель восстанавливает ту же сумму и регистрирует полученный КСФ в книге продаж. Квартал определяет более ранняя дата: когда покупатель получил соглашение или уведомление об уменьшении стоимости или когда получил сам КСФ (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ). Например, соглашение подписали 30 сентября, а КСФ пришёл 2 октября — налог восстанавливают в III квартале.

Обе стороны ставят такому КСФ код вида операции 18.

Стоимость выросла

• Продавец доначисляет налог с разницы в квартале, когда составлен документ об увеличении цены или количества (п. 10 ст. 154 НК РФ), и регистрирует КСФ в книге продаж.
• Покупатель регистрирует КСФ в книге покупок и принимает разницу к вычету, если у него есть документ о согласии с новой ценой. Сделать это можно в квартале получения КСФ или позже, в пределах трёх лет со дня его составления (п. 13 ст. 171 и п. 10 ст. 172 НК РФ).

Графы и порядок записей — в разборе книги покупок и книги продаж.

Пример: скидка 10% после отгрузки

Пример. Компании, номера и даты придуманы для расчёта.

ООО «Ладога» 14 сентября 2026 года отгрузило ООО «Стройдвор» 100 м² керамогранита по 2 000 ₽ за метр без НДС. Документ — УПД со статусом 1 № 318: стоимость 200 000 ₽, НДС 22% — 44 000 ₽, всего 244 000 ₽. Оплата по договору — через 45 дней после отгрузки. В III квартале «Ладога» начислила 44 000 ₽ налога, «Стройдвор» заявил такой же вычет.

На объекте «Стройдвор» нашёл сколы на части плиток и направил претензию. 8 октября стороны подписали соглашение: цена всей партии снижается на 10%, до 1 800 ₽ за метр. Крайний день для КСФ — 13 октября. «Ладога» составляет КСФ 12 октября:

• строка 1 — «№ 41 от 12.10.2026», строка 1а — прочерк, строка 1б — «№ 318 от 14.09.2026», на месте реквизитов исправления — прочерк;
• строка А — 100 м², цена 2 000,00, стоимость без налога 200 000,00, без акциза, 22%, налог 44 000,00, с налогом 244 000,00;
• строка Б — 100 м², цена 1 800,00, стоимость без налога 180 000,00, без акциза, 22%, налог 39 600,00, с налогом 219 600,00;
• строка В — прочерки: стоимость не росла;
• строка Г — стоимость без налога 20 000,00, налог 4 400,00, с налогом 24 400,00. Те же суммы попадают в итог «Всего уменьшение».

Что дальше делают стороны:

1. 1«Ладога» регистрирует КСФ в книге покупок за IV квартал и принимает к вычету 4 400 ₽.
2. 2«Стройдвор» получил соглашение 8 октября, раньше КСФ, поэтому восстанавливает 4 400 ₽ в IV квартале и регистрирует КСФ в книге продаж.
3. 3Расчёты. Срок оплаты ещё не наступил: «Стройдвор» платит 219 600 ₽ вместо 244 000 ₽, а «Ладога» перевыставляет ему счёт на новую сумму.

Будь партия отгружена в декабре 2025 года, в графе 7 стояло бы 20%, а в строке Г — 20 000,00, налог 4 000,00 и 24 000,00 с налогом.

Возврат товара: КСФ выставляет продавец

С 2019 года возврат товара покупателем-плательщиком НДС оформляют корректировочным счётом-фактурой продавца. Так ФНС рекомендует поступать и со всей партией, и с её частью — независимо от того, успел ли покупатель принять товар на учёт (письмо ФНС от 23.10.2018 № СД-4-3/20667@, п. 1.4). Покупатель счёт-фактуру на возвращённый товар не выставляет.

Для НДС возврат оформляют как уменьшение количества: в строке Б — количество, которое осталось у покупателя, в строке Г — разница. Продавец принимает налог по своему КСФ к вычету — на это у него год со дня возврата (п. 5 ст. 171 и п. 4 ст. 172 НК РФ). Покупатель восстанавливает налог по полученному КСФ. Срок выставления — те же пять календарных дней от даты документа, которым оформили возврат.

Ставка в КСФ на возврат — как в отгрузочном документе. По товару, который отгрузили в 2025 году и вернули в 2026-м, это 20%: в письме о переходе на 22% ФНС сослалась и на пункт письма 2018 года о возвратах (письмо от 29.12.2025 № СД-4-3/11802@).

Цена изменилась, а счёт на оплату уже выставлен

Выставленный счёт на оплату КСФ не пересчитывает: в нём остаётся прежняя сумма. Что с ним делать, зависит от того, пришли ли деньги:

• цена снизилась, оплаты ещё не было — прежний счёт отменяют и выставляют новый на сумму после корректировки, чтобы покупатель не перевёл лишнее;
• цена выросла, прежний счёт уже оплачен — на разницу выставляют отдельный счёт.

Неоплаченный счёт в «Сальдо» можно отменить в кабинете — целиком и только если по нему ничего не поступало. Новый счёт на сумму после корректировки выставляют по ИНН покупателя, счёт на доплату — так же. Оплата — по ссылке из счёта: через СБП, картой или «Сальдо поручением» с расчётного счёта. Статус каждого счёта виден в реестре, при зачислении денег счёт закрывается сам. Пока оплаты нет, идут напоминания до срока и после, дожим просрочки по сценарию. КСФ или УКД бухгалтерия оформляет в своей учётной программе.

Частые вопросы

УКД вместо корректировочного счёта-фактуры

Форму универсального корректировочного документа ФНС рекомендовала в 2014 году (письмо от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@). В её основе бланк КСФ, к которому добавлены реквизиты первичного документа. Как и в УПД, статус 1 или 2 показывает назначение документа:

• статус 1 — УКД служит и корректировочным счётом-фактурой, и документом, которым покупатель соглашается с новой стоимостью. Отдельный КСФ не нужен, срок тот же — пять календарных дней;
• статус 2 — УКД оформляет только изменение стоимости. Продавец-плательщик НДС выставляет КСФ отдельно.

Форма рекомендательная: в том же письме ФНС указала, что изменение стоимости, оформленное другими документами с нужными реквизитами, учитывают и без УКД. Для электронных КСФ и УКД приказ ФНС от 19.01.2026 № ЕД-1-26/29@ утвердил два формата. До 1 апреля 2027 года можно применять любой из них.

Ссылки на НК РФ и письма ФНС актуальны на 20 октября 2026 года. Если корректировка касается договора комиссии, прослеживаемых товаров или возврата по отгрузке прошлых лет, покажите проект КСФ бухгалтеру до отправки покупателю.