Сальдо
ВойтиПодключить

Книга покупок и продаж в 2026: кто ведёт и как заполнять

Книгу продаж ведёт каждый плательщик НДС, включая упрощенца с доходом выше 20 млн ₽, а книгу покупок — тот, у кого есть вычеты: на ставках 5% и 7% вычитают только собственный налог — с аванса, при возврате или снижении цены.

9 мин чтения

Книга продаж — регистр, в который плательщик НДС записывает выставленные счета-фактуры и другие документы, по которым он начислил налог за квартал. Книга покупок — регистр счетов-фактур, по которым он заявляет вычет. Формы обеих книг и правила их ведения утверждены постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137, действующая редакция — от 23.01.2026. Налог по итогу книги продаж минус вычеты по книге покупок — это НДС к уплате за квартал.

Запись в книгу продаж вносят за квартал, когда возник налог: в день отгрузки или раньше, если предоплата пришла до неё (п. 1 ст. 167 НК РФ). Отгрузку с отсрочкой платежа регистрируют в квартале отгрузки, даже если покупатель заплатит через два месяца.

Кто ведёт книги покупок и продаж в 2026 году

Книги ведут плательщики НДС (п. 3 ст. 169 НК РФ). В 2026 году среди них и упрощенцы — компании и ИП, у которых доход за 2025 год или с начала 2026-го превысил 20 млн ₽ (ст. 145 НК РФ). С какого месяца начислять налог и как выбрать ставку, разобрано в статье про НДС на УСН.

Какие книги нужны, зависит от ставки:

  • Общий режим и упрощенец на 22% или 10% — обе книги. В книге покупок — входной НДС поставщиков и вычеты собственного налога.
  • Упрощенец на 5% или 7% — книга продаж всегда. Книга покупок нужна за те кварталы, когда он вычитает собственный налог: после отгрузки в счёт аванса, после возврата аванса покупателю, после возврата товара или уменьшения цены. Входной НДС поставщиков на этих ставках к вычету не принимают (методические рекомендации ФНС по НДС для УСН на 2026 год, п. 15 и 17), как тогда считать налог — в разборе НДС 5% и 7%.
  • Упрощенец с освобождением по ст. 145 — книги не ведёт, декларацию по НДС не сдаёт. Если он всё же выставил счёт-фактуру с выделенным НДС, то платит этот налог до 28-го числа месяца после квартала и сдаёт декларацию (п. 5 ст. 173, п. 4 и 5 ст. 174 НК РФ).

Книга продаж: что регистрировать и в каких графах

В книгу продаж попадает каждый документ, по которому плательщик начисляет налог или восстанавливает его (п. 3 и 14 правил ведения книги продаж). Записи идут в хронологическом порядке (п. 2 тех же правил). Код вида операции ставят в графе 2 по перечню ФНС (приказ от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@). Основные виды записей:

  • 01 — счёт-фактура или УПД со статусом 1 на отгрузку;
  • 02 — авансовый счёт-фактура на полученную предоплату;
  • 21 — восстановление налога, например покупателем, который раньше принял к вычету НДС с перечисленного аванса;
  • 26 — сводный документ по продажам физлицам за квартал или месяц: им счета-фактуры не выставляют, итог по облагаемым продажам показывают, например, в справке бухгалтера (п. 14 методических рекомендаций ФНС).

Если в одном документе две операции, коды пишут через точку с запятой.

Суммы разносят по ставкам. В графе 13б — стоимость с налогом, а для аванса — сумма полученной оплаты. Дальше у каждой ставки своя пара граф «стоимость без налога — налог»:

  • 22% — графы 14 и 17;
  • 10% — графы 15 и 18;
  • 7% — графы 15а и 18а;
  • 5% — графы 15б и 18б.

Налог с аванса считают по расчётной ставке — 22/122, 10/110, 7/107 или 5/105 — и ставят в графу налога той же ставки. Графы стоимости без налога для аванса не заполняют (п. 8 тех же правил).

Книга покупок: входной налог и вычет своего НДС

Счёт-фактуру поставщика вносят в книгу покупок за квартал, в котором появилось право на вычет по ст. 172 НК РФ (п. 1–2 правил ведения книги покупок). Для обычной покупки это квартал, когда товар или услугу приняли на учёт и на руках есть счёт-фактура. Код — 01, в графе 8 — дата принятия на учёт. Стоимость покупки с налогом ставят в графу 14, налог к вычету — в графу 15. Что делать с поздним документом поставщика и как долго можно переносить вычет, объясняет статья про счёт-фактуру.

Вторая группа записей — вычеты собственного налога продавца. При отгрузке в счёт аванса и при возврате аванса он вносит свой авансовый счёт-фактуру, при возврате товара или снижении цены — корректировочный, который выставил покупателю.

Аванс в книге продаж и книге покупок

У продавца предоплата даёт три записи в двух книгах:

  1. Квартал поступления денег. Авансовый счёт-фактуру регистрируют в книге продаж с кодом 02. Налог считают по расчётной ставке от всей полученной суммы.
  2. Квартал отгрузки, книга продаж. Счёт-фактура или УПД на отгрузку — код 01, налог со всей стоимости по обычной ставке. В графу 11а вписывают номер и дату зачтённого авансового счёта-фактуры: это те же реквизиты, что стоят в строке 5б документа на отгрузку.
  3. Квартал отгрузки, книга покупок. Тот же авансовый счёт-фактуру продавец регистрирует с кодом 22 и вычитает налог с той суммы аванса, которую зачли в оплату отгрузки (п. 22 правил ведения книги покупок, п. 6 ст. 172 НК РФ). В графе 7а — номер и дата счёта-фактуры на отгрузку.

Если договор расторгли и аванс вернули, авансовый счёт-фактура тоже идёт в книгу покупок с кодом 22. Запись делают, когда возврат отражён в учёте, срок — год со дня возврата (п. 4 ст. 172 НК РФ).

Если упрощенец получил аванс и отгрузил товар в одном квартале, налог с аванса можно не начислять (п. 13 методических рекомендаций ФНС). Тогда в книге продаж будет одна запись — об отгрузке, а книга покупок для этой сделки не понадобится. Частичную отгрузку к концу квартала и записи покупателя, который заявил вычет с перечисленной предоплаты, разбирает статья про счёт-фактуру на аванс.

Что изменилось в книгах с 1 апреля 2026 года

С 01.04.2026 действует постановление Правительства от 23.01.2026 № 26. Оно обновило книги под ставку 22% и новую строку 5б счёта-фактуры:

  • книга покупок — новая графа 7а для счёта-фактуры на отгрузку, когда в графе 3 стоит авансовый;
  • книга продаж — новая графа 11а для авансового счёта-фактуры, зачтённого при отгрузке;
  • графы ставок — в графах 14 и 17 книги продаж теперь 22%, суммы по 20% и 18% перенесены в графы 14а и 17а.

Графы для 5% и 7% появились раньше, их ввело постановление от 29.10.2024 № 1448. С 1 июля 2026 года действует и новый электронный формат книг (приказ ФНС от 17.03.2026 № ЕД-1-26/186@). Если книгу формирует учётная программа, проверьте, что в выгрузке есть графы 7а и 11а.

Пример: книги продавца за III квартал 2026 года

Пример условный. ООО «Ладога» работает на УСН, доход за 2025 год — 64 млн ₽, НДС платит по ставке 22% с вычетами.

  • 24 июня покупатель «Причал» перечисляет предоплату 244 000 ₽. «Ладога» выставляет авансовый счёт-фактуру № 112 от 26.06.2026 и регистрирует его в книге продаж за II квартал: код 02, графа 13б — 244 000,00, графа 17 — 44 000,00 (244 000 × 22/122).
  • 8 июля «Ладога» отгружает «Причалу» товар на 366 000 ₽, в том числе НДС 66 000 ₽, по УПД № 140. В строке 5б УПД — «№ 112 от 26.06.2026». Книга продаж за III квартал: код 01, графа 11а — № 112 от 26.06.2026, графа 13б — 366 000,00, графа 14 — 300 000,00, графа 17 — 66 000,00. Книга покупок за III квартал: код 22, графа 3 — № 112 от 26.06.2026, графа 7а — № 140 от 08.07.2026, графа 14 — 244 000,00, графа 15 — 44 000,00. Остаток 122 000 ₽ «Причал» доплачивает 15 июля.
  • 5 августа «Ладога» покупает материалы по УПД поставщика на 122 000 ₽, в том числе НДС 22 000 ₽, и в тот же день принимает их на учёт. Книга покупок: код 01, графа 8 — 05.08.2026, графа 14 — 122 000,00, графа 15 — 22 000,00.
  • 16 сентября «Ладога» отгружает «Кварцу» товар на 183 000 ₽, в том числе НДС 33 000 ₽, с оплатой через 30 дней. Книга продаж за III квартал: код 01, графа 13б — 183 000,00, графа 14 — 150 000,00, графа 17 — 33 000,00. На 30 сентября денег от «Кварца» нет.

Итог за III квартал:

  • книга продаж — 66 000 + 33 000 = 99 000 ₽ налога;
  • книга покупок — 44 000 + 22 000 = 66 000 ₽ вычетов;
  • к уплате — 99 000 − 66 000 = 33 000 ₽, тремя платежами по 11 000 ₽: до 28 октября, до 30 ноября (28-е — суббота) и до 28 декабря.
Налог с отгрузки «Кварцу» уже вошёл в расчёт квартала, хотя покупатель заплатит только 16 октября. Доход по УСН «Ладога» признаёт в день, когда пришли деньги (п. 1 ст. 346.17 НК РФ), а НДС с той же отгрузки начисляет в день отгрузки. Если «Кварц» задержит оплату, налог с этой отгрузки «Ладога» заплатит из оборотных средств.

В «Сальдо» на отгрузку с отсрочкой выставляют счёт по ИНН покупателя со сроком оплаты из договора, а покупатель получает его ссылкой на оплату. В реестре счетов видно, что счета «Причала» закрыты, а счёт «Кварца» ждёт оплаты. Перед сроком «Кварцу» придут напоминания, а если к 16 октября деньги не поступят, включится дожим просрочки по сценарию. Счета-фактуры, книги и декларацию по НДС «Сальдо» не формирует, их готовят в учётной программе.

Как вести книгу продаж за квартал

  1. Соберите документы квартала — счета-фактуры и УПД со статусом 1 на отгрузку, авансовые счета-фактуры, сводные справки по продажам физлицам.
  2. Проверьте период каждой записи. Отгрузку относят к кварталу отгрузки, аванс — к кварталу поступления денег. Отгрузку 30 сентября, за которую заплатят в октябре, на IV квартал не переносят.
  3. Поставьте код вида операции — 01, 02, 21 или 26. Если при отгрузке зачтён аванс, впишите реквизиты авансового счёта-фактуры в графу 11а.
  4. Разнесите суммы по ставкам и сверьте налог в графах 17, 18, 18а или 18б с суммой НДС в самих документах.
  5. Добавьте записи с кодом 22 в книгу покупок — по каждому авансовому счёту-фактуре, зачтённому в квартале. Без этой записи налог с аванса окажется уплачен дважды: при получении денег и при отгрузке.

Частые вопросы

Нужно ли вести книгу покупок на УСН со ставкой 5% или 7%?

Только за те кварталы, когда вы вычитаете собственный налог — например, с аванса после отгрузки или после возврата денег покупателю. Счета-фактуры поставщиков на этих ставках в книгу покупок не вносят: входной НДС к вычету не принимают.

Как отразить аванс в книге покупок и продаж?

Продавец регистрирует авансовый счёт-фактуру в книге продаж квартала оплаты с кодом 02 и налогом по 22/122, 10/110, 7/107 или 5/105. В квартале отгрузки тот же документ идёт в книгу покупок с кодом 22, а его реквизиты — в графу 11а записи об отгрузке.

Покупатель ещё не заплатил за отгрузку. Её регистрируют в книге продаж?

Да, в квартале отгрузки. Обязанность начислить налог возникает в день отгрузки, если предоплаты не было, и от даты оплаты не зависит.

Ведёт ли книги покупок и продаж ИП на УСН?

Да, если в 2026 году он платит НДС: доход за 2025 год или с начала 2026-го превысил 20 млн ₽. Правила те же, что для компании. ИП с освобождением по ст. 145 книги не ведёт.

Какие коды видов операций ставят при отгрузке и авансе?

В книге продаж — 01 для отгрузки, 02 для полученного аванса, 21 для восстановления налога, 26 для сводного документа по продажам физлицам. В книге покупок — 01 для покупки, 02 для перечисленного поставщику аванса, 22 для вычета налога с аванса при отгрузке или после возврата аванса покупателю.

Можно ли вести книгу покупок и продаж на бумаге?

Да, правила это допускают. Бумажную книгу за квартал оформляют до 25-го числа следующего месяца: прошнуровывают, нумеруют страницы и подписывают. А декларацию по НДС, включая разделы 8 и 9, сдают только электронно.

Разделы 8 и 9 декларации и хранение книг

После конца квартала записи книг переходят в декларацию по НДС: книги покупок — в раздел 8, книги продаж — в раздел 9 (п. 5.1 ст. 174 НК РФ). Декларацию сдают только электронно, через оператора ЭДО, крайний срок — 25-е число месяца после квартала (п. 5 ст. 174 НК РФ). За III квартал 2026 года срок переносится на понедельник, 26 октября: 25-е — воскресенье (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Налог платят тремя равными долями, по 28-е число каждого из трёх месяцев после квартала; для III квартала даты посчитаны в примере выше.

Инспекция сопоставляет записи продавца в разделе 9 с записями покупателя в разделе 8 по каждому счёту-фактуре. Если они не совпали, она потребует пояснений или исправлений (п. 3 ст. 88 НК РФ). Ошибку за сданный квартал исправляют дополнительным листом книги. Как его заполнить и когда нужна уточнённая декларация, показано в статье про исправленный счёт-фактуру.

Сами книги можно вести на бумаге или в электронном виде (п. 1 правил ведения книги продаж). Бумажную книгу прошнуровывают, нумеруют и подписывают до 25-го числа месяца после квартала. Книги и дополнительные листы к ним хранят минимум четыре года после последней записи (п. 24 правил ведения книги покупок, п. 22 правил ведения книги продаж). Для счетов-фактур и первички, по которым считали налог, срок дольше — пять лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Нормы приведены на 13 октября 2026 года. Записи по импорту, посредническим сделкам и операциям налогового агента в статье не разобраны — порядок по ним уточните у бухгалтера.