Переплата по счёту поставщику: зачесть или вернуть, письма

Покупатель заплатил больше суммы счёта или оплатил его дважды: как подтвердить излишек, засчитать его в следующий счёт или вернуть и что написать в письме.

17 октября 202610 мин чтения

Переплата по счёту — сумма, которую покупатель перечислил поставщику сверх суммы счёта: заплатил больше, чем в нём указано, или оплатил один счёт дважды. Получатель верный, договор и счёт есть, расходится только сумма. Излишек поставщик засчитывает в следующую поставку или другой счёт, если покупатель согласен, а если нет — возвращает. Оставить его у себя без договорённости поставщик не может: деньги, полученные без основания, — неосновательное обогащение, их возвращают тому, за чей счёт они получены (ст. 1102 ГК РФ).

Если деньги ушли не тому получателю или вовсе без договора, их только возвращают — порядок описан в статье про возврат ошибочного платежа. Когда получатель верный и стороны работают друг с другом, вопрос закрывают письмами: покупатель пишет, что сделать с излишком, поставщик подтверждает зачёт или возвращает деньги. Образцы обоих писем — в DOCX ниже.

Откуда берётся переплата

Счёт оплатили дважды. Бухгалтер оплатил счёт, а через несколько дней ту же поставку оплатили ещё раз — по УПД, который пришёл с товаром. Или первое поручение задержалось в банке, отправили второе, и прошли оба.
Ошибка в сумме. Лишний разряд, переставленные цифры, НДС начислен сверху на сумму, которая его уже включала.
Поставка подешевела после оплаты. Покупатель внёс полную предоплату, а поставщик отгрузил меньше или дал скидку. Разница осталась у поставщика.
Заплатили двое. Счёт оплатила компания из группы покупателя, а следом и сам покупатель.

В учёте поставщика переплата видна как кредитовое сальдо по покупателю на счёте 62, у покупателя — как дебетовое сальдо по поставщику на счёте 60.

Как подтвердить переплату

Сначала стороны сходятся в сумме излишка. Поставщик проверяет, к какому счёту относится каждое поступление от покупателя, покупатель — какие платёжки ушли этому поставщику. При двойной оплате понадобятся оба поручения: номера, даты и суммы. Как разносить поступления по счетам и находить лишние, показано в статье про сверку оплат со счетами.

Итог фиксируют в акте сверки: переплата в нём стоит сальдо в пользу покупателя. Подписав такой акт, уполномоченное лицо поставщика признаёт долг перед покупателем, и срок исковой давности по нему начинается заново (ст. 203 ГК РФ, п. 20 постановления Пленума ВС от 29.09.2015 № 43). Как составить акт и кто его подписывает — в разборе про акт сверки взаиморасчётов.

Зачесть или вернуть

Решают обе стороны. Покупатель указывает, какое обязательство гасит платёж, в платёжном поручении или письмом без промедления после оплаты (ст. 319.1 ГК РФ, п. 2 ст. 522 ГК РФ). Перенести уже зачисленные деньги на другой счёт или договор можно только с согласия поставщика — к такому выводу пришла «Главная книга», разобрав практику арбитражных судов. Поэтому для зачёта нужны две бумаги: письмо покупателя и согласие поставщика.

Отдельный случай — у покупателя есть другой долг перед поставщиком. Если покупатель не указал, куда отнести излишек, его засчитывают в долг с более ранним сроком оплаты (п. 3 ст. 319.1, п. 3 ст. 522 ГК РФ).

Зачёт удобен, когда поставки идут регулярно и следующий счёт появится в ближайшие недели: деньги не гоняют туда и обратно, хватает двух писем и строки в следующем счёте.
Возврат подходит для разовой сделки, когда следующей поставки может не быть, или когда деньги нужны покупателю в обороте сейчас.
Если покупатель требует деньги назад и других долгов перед поставщиком у него нет, излишек возвращают.

Пример: счёт на 118 000 ₽, оплачено 128 000 ₽

Пример. Поставщик выставил счёт № 312 на 118 000 ₽. Бухгалтер покупателя ошибся при вводе суммы и 2 октября перечислил 128 000 ₽ платёжным поручением № 845. Счёт оплачен, переплата — 10 000 ₽. Суммы в примере — с НДС, если поставщик его платит.

Вариант 1 — зачёт. Через две недели поставщик готовит счёт № 327 на следующую партию — 75 000 ₽. Покупатель просит письмом засчитать в него переплату, поставщик ставит на письме отметку о согласии. В счёте № 327:

стоимость партии — 75 000 ₽;
зачтена переплата по платёжному поручению № 845 от 02.10.2026 — 10 000 ₽;
к оплате — 65 000 ₽.

Вариант 2 — возврат. Следующих поставок пока не планируют. Покупатель направляет письмо с реквизитами, поставщик перечисляет 10 000 ₽ с назначением «Возврат излишне перечисленных средств по платёжному поручению № 845 от 02.10.2026 по счёту № 312». Если поставщик начислял с излишка НДС как с аванса, в назначении добавляют «в т. ч. НДС 22% — 1 803,28 ₽», если не начислял — «без НДС».

Как зачесть переплату в следующий счёт

Письмо покупателя. Покупатель называет излишек и указывает, куда его отнести: в конкретный счёт, договор или «в счёт следующих поставок по договору № …».
Согласие поставщика. Отметка «С зачётом согласны» с подписью и датой прямо на письме или ответное письмо. Пока ответа нет, непонятно, принят ли зачёт, и к следующей сверке стороны рискуют разойтись в сальдо.
Счёт с учётом переплаты. В следующем счёте показывают стоимость поставки, зачтённую сумму со ссылкой на письмо и сумму к оплате, как в примере выше.

Если следующий счёт уже выставлен и срок его оплаты наступил, у сторон встречные денежные требования: покупатель вправе требовать излишек назад, поставщик — оплату счёта. Их можно погасить зачётом встречных требований по ст. 410 ГК РФ; когда такой зачёт запрещён и как его оформить, разобрано в статье про акт взаимозачёта.

Как вернуть переплату

Покупатель направляет письмо о возврате с реквизитами для перечисления. Копию платёжного поручения прикладывают, если поставщик не находит поступление у себя.

Поставщик перечисляет деньги по реквизитам из письма. Назначение связывает возврат с исходным платежом: номер и дата поручения, номер счёта, слова «возврат излишне перечисленных средств». Без этой связки бухгалтеру покупателя придётся выяснять, за что пришли деньги.

Если в договоре нет срока возврата, закон даёт поставщику семь дней со дня, когда покупатель потребовал вернуть излишек (п. 2 ст. 314 ГК РФ). Проценты по ст. 395 ГК РФ этого срока не ждут: они начисляются на излишек с момента, когда поставщик узнал или должен был узнать о переплате (п. 2 ст. 1107 ГК РФ). О двойной оплате поставщик может узнать уже из выписки, самое позднее — в день, когда пришло письмо покупателя.

Если за покупателя платила другая компания (ст. 313 ГК РФ), излишек возвращают ей. Если счёт оплатили и она, и сам покупатель, компания вправе потребовать свой платёж назад (п. 20 постановления Пленума ВС от 22.11.2016 № 54). Перечислить излишек покупателю или засчитать в оплату его счетов можно по письму этой компании.

Требовать излишек покупатель может три года — это общий срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ), он идёт со дня, когда покупатель узнал или должен был узнать о нарушении своего права (п. 1 ст. 200 ГК РФ). На письмо не ответили — следующий шаг претензия, затем иск о взыскании неосновательного обогащения.

Что написать в письме о переплате

Форма у обоих писем произвольная: покупатель печатает их на своём бланке, подписывает руководитель или сотрудник по доверенности. В каждом указывают:

кому и от кого — наименования и ИНН сторон, номер договора, если он есть;
исходный счёт: номер, дата, сумма;
платёжное поручение: номер, дата, сумма;
размер излишка цифрами и прописью;
приложения — копия поручения, акт сверки, если его подписали.

В письме о зачёте добавьте, в какой счёт или поставку засчитать излишек, и оставьте место для отметки поставщика о согласии. В письме о возврате — полные банковские реквизиты (наименование, ИНН, КПП, расчётный счёт, банк, БИК, корреспондентский счёт) и срок, к которому вы ждёте деньги.

НДС с переплаты у поставщика

Если поставщик платит НДС и излишек остаётся у него под будущие поставки, НДС с этой суммы считают как с аванса. Минфин в письме от 31.08.2012 № 03-07-15/118 разбирал близкий случай: стоимость отгрузки уменьшили, часть предоплаты осталась у продавца, и стороны признали её переплатой в счёт последующих поставок. Такую сумму ведомство отнесло к частичной оплате в счёт предстоящей поставки — НДС с неё исчисляют в общем порядке.

С излишка начисляют НДС на день поступления денег по ставке 22/122 (подп. 2 п. 1 ст. 167, п. 4 ст. 164 НК РФ). Для товаров по ставке 10% — 10/110, на УСН со ставкой 5% или 7% — 5/105 или 7/107. В примере: 10 000 × 22 / 122 = 1 803,28 ₽.
Покупателю выставляют авансовый счёт-фактуру в течение пяти календарных дней со дня поступления денег (п. 3 ст. 168 НК РФ); порядок заполнения — в статье про счёт-фактуру на аванс.
При отгрузке следующей партии этот налог принимают к вычету (п. 8 ст. 171, п. 6 ст. 172 НК РФ).
Если излишек вернули, налог принимают к вычету после возврата, в течение года (п. 5 ст. 171, п. 4 ст. 172 НК РФ). Такой вычет п. 5 ст. 171 связывает с изменением условий или расторжением договора, поэтому письмо покупателя о возврате подшивают к платёжному поручению.

Если излишек вернули в том же квартале, налог с него и вычет попадают в одну декларацию. Нужно ли начислять НДС с излишка, который вернули сразу и под поставки не оставляли, решает бухгалтер: прямого ответа в НК РФ нет.

Если покупатель принял НДС с излишка к вычету по авансовому счёту-фактуре, он восстанавливает этот налог в квартале вычета по поставке в счёт излишка или в квартале возврата (подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ).

Как не допустить двойной оплаты и ошибки в сумме

Покупатель, прежде чем отправить платёжку повторно, проверяет, не списались ли деньги по первой, и в день оплаты отмечает счёт оплаченным. Поставщик отвечает на вопрос «дошли ли деньги?» в тот же день: вторую платёжку отправляют, когда подтверждения первой не дождались.

В «Сальдо» покупатель платит по ссылке: страница оплаты показывает остаток по счёту, и после его оплаты счёт закрывается сам. Если ссылку откроют ещё раз, страница покажет «Счёт уже оплачен» и второй платёж не примет. Когда стороны договорились о зачёте и покупатель оплатил следующий счёт за вычетом излишка, в «Сальдо» этот счёт останется открытым на разницу, и напоминания по нему продолжат уходить.

Частые вопросы

Можно ли оставить переплату у себя авансом без согласия покупателя?

Нет. Без согласия покупателя излишек можно засчитать только в другой его долг перед вами. Если покупатель не указал, куда отнести деньги, первым гасят долг с более ранним сроком оплаты (п. 3 ст. 319.1, п. 3 ст. 522 ГК РФ). Чтобы оставить переплату под будущие поставки, нужно письмо покупателя о зачёте или его согласие на ваше предложение.

Покупатель оплатил счёт дважды — это переплата или ошибочный платёж?

Это частный случай ошибочного платежа. Получатель верный, оба платежа ушли по одному счёту, поэтому лишнюю сумму стороны могут вернуть или, по письму покупателя и с согласия поставщика, засчитать в следующую поставку. Когда деньги ушли не тому получателю или без договора, их только возвращают.

За сколько дней поставщик обязан вернуть переплату?

По договору, если срок в нём есть. Если нет — за семь дней с того дня, как покупатель потребовал излишек назад (п. 2 ст. 314 ГК РФ). Проценты по ст. 395 ГК РФ на излишек идут независимо от этого срока: с момента, когда поставщик узнал или должен был узнать о переплате (п. 2 ст. 1107 ГК РФ). Самое позднее — со дня, когда он получил письмо покупателя.

Сколько времени покупатель может требовать вернуть переплату?

Три года — общий срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ). С какой даты его считать — с платежа, сверки или отказа вернуть деньги, — в споре решает суд. Подписанный поставщиком акт сверки с переплатой в пользу покупателя прерывает срок, и новые три года идут с даты акта.

За покупателя заплатила другая компания и переплатила. Кому возвращать излишек?

Тому, кто платил, — по реквизитам из его платёжного поручения. Платить за должника третьему лицу закон разрешает (ст. 313 ГК РФ), но вернуть излишек самому покупателю или засчитать его в оплату счетов покупателя можно только по письму компании-плательщика.

Нужен ли счёт-фактура на переплату?

Если поставщик платит НДС и оставил излишек под будущие поставки — да, авансовый. Его выставляют в течение пяти календарных дней со дня получения денег (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Какие документы закрывают переплату

При зачёте переплату закрывают письмо покупателя с отметкой поставщика о согласии и следующий счёт с зачтённой суммой. При возврате — письмо с реквизитами и платёжное поручение со ссылкой на исходный платёж. В обоих случаях итог фиксирует следующий акт сверки.

Если договор поставки задаёт для переплат свои правила или стороны не сходятся в сумме, порядок зачёта и возврата согласуйте с юристом: в статье он описан для общего случая.