Спецификация к договору поставки: образец и что указать

Спецификация к договору поставки — приложение к договору, в котором стороны согласуют одну партию: какой товар, сколько, по какой цене, к какому сроку и на каких условиях оплаты. Бланк спецификации стороны составляют сами. Работает она через договор: в нём записывают, что спецификации подписывают обе стороны и каждая становится его неотъемлемой частью. Готовая формулировка — в образце пункта о спецификациях в договоре поставки.

Минимум для спецификации — ссылка на договор, наименование и количество товара, подписи обеих сторон. Условие о товаре считается согласованным, когда из договора можно определить наименование и количество (п. 3 ст. 455 ГК РФ); количество записывают в штуках, метрах, тоннах или в деньгах (п. 1 ст. 465 ГК РФ). Цена, срок поставки и оплата — поля, ради которых спецификацию и составляют. Если их нет, к партии применят общие условия договора, а когда молчит и он — правила ГК.

Когда спецификация нужна, а когда хватит договора

При разовой поставке всё можно записать прямо в договоре. Спецификация нужна, когда:

• договор заключён на год или без срока, а товар идёт партиями, состав которых заранее неизвестен;
• у каждой партии своя цена: её пересчитывают по прайс-листу или по закупке;
• у партий разные условия оплаты: одну покупатель оплачивает заранее, другую — с отсрочкой;
• большую партию отгружают частями по графику.

По ГК поставщик передаёт товар «в обусловленный срок или сроки» (ст. 506 ГК РФ). Если договор предусматривает партии, а их сроки нигде не записаны, отгружать придётся равномерно, каждый месяц одинаковый объём (п. 1 ст. 508 ГК РФ). Внутри периода можно договориться о графике — декадном, суточном, часовом (п. 2 той же статьи). Его удобно записать в спецификацию партии.

Договор, который задаёт только общие правила, а конкретику оставляет заявкам и спецификациям, называют рамочным договором (ст. 429.1 ГК РФ).

Что указать в спецификации

• Шапка. «Спецификация № … к договору поставки № … от …», дата составления и, если договор нумерует приложения, «Приложение № … к Договору». Нумерация сквозная по договору: № 1, № 2 и дальше. По номеру потом ссылаются на партию в счёте, УПД и переписке.
• Товар. Наименование, марка или артикул, ГОСТ или ТУ, если от них зависит качество. Название — такое же, какое пойдёт в УПД или накладную, иначе на приёмке и сверке придётся доказывать, что это один товар.
• Единица и количество. Штуки, метры, тонны, упаковки. Для металлопроката или сыпучих грузов укажите допуск, скажем ±3%, и что оплачивают фактически поставленное.
• Цена и сумма. Цена за единицу, сумма по строке, итог по партии. Рядом с итогом — как учтён НДС: «в том числе», «сверх цены» или «без НДС». Суммы в счёте и в УПД должны совпасть со спецификацией.
• Срок поставки. Дата, «не позднее …» или период. Если партию отгружают частями — график.
• Место и доставка. Адрес склада, кто везёт, входит ли доставка в цену.
• Оплата партии. Предоплата, отсрочка или их сочетание, срок в днях, календарных или рабочих, и событие, от которого его считают.
• Приоритет. Если условия партии отличаются от договора, одна фраза о том, что для этой партии действуют условия спецификации.
• Подписи. Руководитель или представитель по доверенности с каждой стороны, печать — если её ставили на договоре.

Образец спецификации к договору поставки

Пункты идут в том же порядке, что в бланке ниже: после шапки и сторон — таблица товаров с итогом, затем пункты 1–5. Значения в квадратных скобках замените своими.

Пункт 4 нужен, если договор не решает, какой документ главнее. Без него в споре о сроке оплаты стороны сошлются на разные бумаги.

Цена, срок и оплата партии

Спецификация фиксирует цену только своей партии, следующую можно согласовать по новому прайсу.

От какого события считать срок оплаты партии, чтобы он не зависел от покупателя, разобрано в статье про условия оплаты по договору поставки.

При предоплате в спецификации называют её процент и срок внесения, а срок поставки отсчитывают от дня, когда деньги пришли. Готовые пункты — в разборе про условие о предоплате.

Пример: две партии с разной ценой и отсрочкой

Пример. Поставщик упаковки ООО «Пример» и покупатель ООО «Ромашка» заключили договор поставки № 17/26 от 15.01.2026. По договору каждую партию оплачивают в течение 30 календарных дней со дня отгрузки по УПД, если спецификация не устанавливает другой срок. Компании условные, цены — без учёта НДС.

• Спецификация № 1 от 02.03.2026. Гофрокоробка 400×300×300 мм — 4 000 шт. по 42,50 ₽, стретч-плёнка 500 мм — 120 рулонов по 650 ₽, клейкая лента 48 мм — 600 шт. по 55 ₽. Итого 281 000 ₽. Поставка не позднее 13.03.2026, оплата — по договору.
• Спецификация № 2 от 01.06.2026. Те же позиции: 6 000 коробок по 46 ₽, 150 рулонов по 690 ₽, 800 шт. ленты по 58 ₽. Итого 425 900 ₽. Поставка не позднее 10.06.2026, оплата — в течение 14 календарных дней со дня отгрузки.

Что было дальше:

1. 1Первую партию отгрузили 11.03.2026. Срок считают со следующего дня (ст. 191 ГК РФ), последний день оплаты — 10.04.2026. Деньги пришли 24.04, на 14 дней позже.
2. 2К июню закупка подорожала, а покупатель уже однажды опоздал с оплатой. Поставщик предложил новые цены и 14 дней на оплату, «Ромашка» подписала спецификацию № 2.
3. 3Вторую партию отгрузили 10.06.2026, последний день оплаты — 24.06.2026.

Первая партия по-прежнему стоит 281 000 ₽: спецификация № 2 её не касается. Бухгалтер покупателя, который по привычке заплатит за вторую партию через 30 дней, просрочит оплату на 16 дней: для этой партии действует срок из спецификации. Так поставщик меняет отсрочку платежа одному покупателю без допсоглашения к договору, если договор, как здесь, разрешает спецификации задать другой срок: новый срок записывают в спецификацию следующей партии, а отгруженные оплачивают на прежних условиях.

Счёт выставляйте на каждую спецификацию — с суммой и сроком оплаты её партии. В «Сальдо» счёт создают по ИНН покупателя и отправляют ему ссылку на оплату. У счёта за первую партию из примера срок 10 апреля, за вторую — 24 июня, и напоминания до срока и после идут по каждому отдельно.

Как изменить подписанную спецификацию

Подписанная спецификация — часть договора, и меняют её по тем же правилам: соглашением сторон в форме договора (п. 1 ст. 452 ГК РФ). Договор подписывали обе стороны — изменение тоже подписывают обе. Документ выбирают по тому, что меняется:

• Дополнительное соглашение к спецификации — когда правят одно-два условия: срок, адрес, количество по одной строке. Формулировка: «Пункт 2 Спецификации № 2 от 01.06.2026 изложить в следующей редакции: …» и дата, с которой действует изменение.
• Новая спецификация взамен прежней — когда меняется почти всё. В шапке пишут: «взамен Спецификации № 2 от 01.06.2026». Без этих слов на одну партию окажутся две действующие спецификации.
• Дополнительная спецификация — когда покупателю нужен товар сверх согласованного. Её оформляют следующим номером, прежняя не меняется.
• Соглашение о расторжении спецификации — когда партия больше не нужна. В нём фиксируют, что из партии уже поставлено и оплачено, кто кому что вернёт и что договор продолжает действовать.

Цену подписанной спецификации без согласия покупателя меняют, только если это допускает закон или договор заранее описал, когда и как это происходит, например привязал цену неотгруженного остатка к прайс-листу на дату отгрузки (п. 2 ст. 424 ГК РФ). Односторонний отказ от неисполненной спецификации — это частичный отказ от договора поставки. Он возможен по основаниям из договора или закона, например если другая сторона существенно нарушила договор, и по общему правилу действует с момента, когда она получила уведомление (ст. 523 ГК РФ, ст. 450.1 ГК РФ). Если изменились сумма или срок оплаты партии, перевыставьте счёт на неё.

Отгрузка и оплата без подписанной спецификации

Последствия зависят от того, кто прислал последнюю редакцию спецификации и что сделала другая сторона:

• Покупатель прислал свою спецификацию или заявку, вы отгрузили. Если отгрузка прошла, пока не истёк срок для ответа на такое предложение, её могут признать акцептом (п. 3 ст. 438 ГК РФ): получится, что вы согласились с ценой, сроком и условиями оплаты покупателя. Не согласны — сначала ответьте письменно: откажитесь или предложите свою редакцию пунктов. Грузите, когда ответ дошёл до покупателя. Для ответа со своей редакцией подойдёт протокол разногласий.
• Вы прислали спецификацию, покупатель не подписал, но принял товар по УПД. Сослаться на то, что партия не согласована, и не платить у покупателя вряд ли получится: приняв товар, он подтвердил договор своими действиями, а требовать признать его незаключённым мешает правило о добросовестности (п. 3 ст. 432 ГК РФ, п. 6 постановления Пленума ВС РФ № 49). Наименование, количество и цену партии подтвердит УПД или накладная с его подписью.
• Покупатель не подписал спецификацию, но оплатил счёт по ней. Оплату в срок для ответа тоже могут признать акцептом: уплата суммы — действие по выполнению условий предложения (п. 3 ст. 438). Сохраните счёт с номером спецификации и платёжное поручение покупателя.

Труднее всего с условиями, которые есть только в неподписанной спецификации: отсрочкой, ценой выше прайса. Если договор задаёт срок оплаты для всех партий, скорее всего, применят его. Если он отсылает к спецификации, срок подтверждают письмами, где покупатель согласовал партию, и счетами, которые он раньше оплачивал на тех же условиях. Надёжнее отгружать, когда на руках подписанная спецификация или письменное согласие покупателя с её условиями.

Частые вопросы

Спецификация на партию: что сверить перед подписью

• номер спецификации, номер и дата договора;
• наименования — как в будущем УПД, количество и допуск;
• суммы по строкам, итог и отметка о НДС;
• срок поставки, а при предоплате — отсчёт от дня её поступления;
• срок оплаты партии, событие отсчёта и оговорка о приоритете, если условия расходятся с договором;
• подписи обеих сторон и дата.

Образец из статьи описывает типовую партию. Если в вашей есть нестандартная оплата, допуск по количеству или условие о пересмотре цены, покажите спецификацию юристу до подписи.