БДДС: бюджет движения денежных средств, пример и шаблон

БДДС (бюджет движения денежных средств) — план поступлений и выплат компании по месяцам. Он показывает, сколько денег будет на счетах в конце каждого месяца: остаток на конец = остаток на начало + поступления − выплаты. Остаток на конец переходит в начало следующего месяца, поэтому ошибка в поступлениях октября сдвигает все остатки после него.

Простыми словами, по БДДС видно, в каком месяце денег не хватит, если ничего не менять. У компании, которая продаёт с отсрочкой, самая неточная строка в нём — поступления от покупателей: товар отгружен, счёт выставлен, а деньги придут через месяц или два, и не всегда в срок. Поэтому оплату по выставленным счетам в БДДС планируют по сроку каждого счёта и по тому, как платит конкретный клиент. Сколько дней проходит между оплатой закупки и поступлением денег за проданный товар, показывает финансовый цикл.

Из чего состоит БДДС

Форму и статьи БДДС компания выбирает сама: это внутренний управленческий документ. Разделы удобно взять из бухгалтерского отчёта о движении денежных средств (ОДДС). Он показывает факт за прошедший период, и потоки в нём делят на текущие, инвестиционные и финансовые операции (ПБУ 23/2011).

• Текущая, или операционная, деятельность — основная работа компании. Поступления: оплата от покупателей, включая авансы, и прочие поступления. Выплаты: поставщикам и подрядчикам, зарплата и взносы, налоги, аренда, проценты по кредитам и займам, прочие выплаты.
• Инвестиционная деятельность — покупка и продажа оборудования, транспорта, помещений и других внеоборотных активов, займы другим компаниям и их возврат.
• Финансовая деятельность — получение кредитов и займов и возврат основного долга по ним, вклады собственников, выплата дивидендов.

По каждому разделу считают сальдо — разницу поступлений и выплат. Сумма трёх сальдо — чистый денежный поток месяца: на эту величину меняется остаток. Если сальдо текущей деятельности отрицательное месяц за месяцем, основную работу компании оплачивают кредиты или деньги собственника.

Проценты по кредитам и займам ставьте в текущие выплаты отдельной строкой: так их показывает и бухгалтерский отчёт, если проценты не включены в стоимость инвестиционного актива. В финансовом разделе остаются получение кредитов и возврат основного долга. Если бюджет будут сверять с бухгалтерской отчётностью или показывать банку, разнесение статей по разделам проверьте с бухгалтером.

Отличия БДР и БДДС

БДР (бюджет доходов и расходов) показывает, будет ли у компании прибыль. Доходы и расходы в нём ставят на месяц, когда они возникли: выручку — на месяц отгрузки или подписания акта. БДДС ставит те же операции на месяц, когда деньги пришли на счёт или ушли с него. Пример без учёта НДС: отгрузка на 900 000 ₽ от 20 октября с отсрочкой 45 дней попадает в БДР как выручка октября. В БДДС это поступление 4 декабря, а если покупатель платит на неделю позже срока, — 11 декабря.

• Итог. БДР заканчивается прибылью, БДДС — остатком денег на конец месяца.
• Амортизация уменьшает прибыль, но денег за неё никто не платит, поэтому в БДДС её нет.
• Кредиты и займы. Получение и возврат долга есть только в БДДС, проценты — в обоих бюджетах.
• Оборудование в БДДС — вся сумма в месяце оплаты, в БДР — амортизация в течение срока полезного использования.
• Авансы покупателей в БДДС — поступление в месяце оплаты, в БДР выручка появится после отгрузки.
• НДС. Если компания его платит, в БДДС суммы идут с налогом — так, как они пройдут по счёту. В БДР выручку и расходы показывают без НДС.

Компания с прибылью в БДР может закончить месяц с минусом в БДДС, если выручка признана, а оплата по ней ещё не пришла. Остаток денег из БДДС и прибыль из БДР переходят в прогнозный баланс — ББЛ, бюджет по балансовому листу. Это третий бюджет связки: он показывает, какими будут активы и обязательства на конец периода.

БДДС и платёжный календарь

Платёжный календарь расписывает конкретные платежи и поступления по дням на ближайшие недели, БДДС — год по месяцам и статьям. Суммы месяца из бюджета раскладывают по дням в календаре. Если в календаре что-то сдвинулось — клиент перенёс оплату, поставщик попросил аванс, — сдвиг переносят в БДДС и пересчитывают следующие месяцы.

Прямой и косвенный метод

Прямой метод собирает бюджет из денежных операций: по каждой статье планируют сумму и месяц поступления или выплаты. Для плана на будущее это основной способ, им построены пример и шаблон ниже.

Косвенный метод начинается с чистой прибыли из БДР и переводит её в деньги поправками. Упрощённая формула:

Поток от текущей деятельности = чистая прибыль + амортизация − прирост дебиторской задолженности − прирост запасов + прирост кредиторской задолженности.

Пример расчёта без учёта НДС: прибыль за квартал — 800 000 ₽, амортизация — 60 000 ₽, дебиторка выросла на 700 000 ₽, кредиторка — на 150 000 ₽, запасы не изменились. Поток от текущей деятельности: 800 000 + 60 000 − 700 000 + 150 000 = 310 000 ₽. Поток меньше прибыли из-за дебиторки: покупатели заплатили на 700 000 ₽ меньше выручки квартала.

Косвенный метод объясняет, почему поток отличается от прибыли. Дебиторка, запасы и кредиторка — составляющие оборотного капитала, поэтому по такому расчёту видно, сколько денег потребует рост продаж с отсрочкой.

Как составить БДДС по шагам

1. 1Задайте горизонт и статьи. Горизонт — год по месяцам. Статьи разложите по трём разделам; у каждой должны быть ответственный и понятный источник цифры — договор, график платежей или план продаж.
2. 2Впишите стартовый остаток. Возьмите его из банковской выписки и кассовой книги на первое число первого месяца.
3. 3Спланируйте поступления. Оплату по выставленным счетам и оплату будущих продаж ведите разными строками — порядок описан в следующем разделе.
4. 4Спланируйте выплаты. Сначала всё, что известно по сумме и сроку: зарплата и взносы, налоги, аренда, проценты и возврат кредитов. Затем поставщики по графику закупок и прочие выплаты.
5. 5Посчитайте остатки. Найдите месяцы, которые заканчиваются с минусом: в них не хватит денег на запланированные выплаты, и решать это нужно до начала месяца.
6. 6Сверяйте план с фактом. В начале месяца впишите факт прошедшего, разберите крупные расхождения и обновите оставшиеся месяцы.

Как планировать поступления от покупателей по выставленным счетам

Поступления от покупателей складываются из двух частей: оплаты по уже выставленным счетам и оплаты будущих продаж. По выставленным счетам известны клиент, сумма и срок, по будущим продажам есть только план, поэтому в бюджете у них разные строки.

Ожидаемая дата: срок плюс задержка клиента

Ожидаемая дата = срок оплаты по счёту + обычная задержка этого клиента.

Обычную задержку берут из истории оплат. Если три последних счёта клиент оплатил на 8, 10 и 12 дней позже срока, закладывайте 10 дней: счёт со сроком 25 октября встанет на 4 ноября, и его сумма уйдёт из октября в ноябрь. Клиенту, который платит в срок и опоздал один раз, задержку не закладывают. Новому клиенту без истории ставят ноль и уточняют после первых оплат. Другие показатели клиента — долю оплат в срок, длинные просрочки — смотрите в статье о платёжной дисциплине клиентов.

Обещанная дата важнее расчётной

Если клиент назвал дату оплаты — в письме, мессенджере или по телефону, — в бюджет ставят её, даже когда она расходится с расчётной. Срок оплаты по счёту в реестре остаётся прежним: от него считают просрочку. Прошла обещанная дата, а денег нет — счёт уходит в строку «нужна дата».

Спорные и просроченные счета

Спорный счёт — клиент не согласен с суммой, качеством или документами — держат вне бюджета, пока спор не урегулирован. После договорённости счёт возвращается в план с новой суммой и датой.

Просроченный счёт без новой даты — ожидаемая дата прошла, а новую клиент не назвал — тоже остаётся вне месяцев бюджета. Его сумму показывают отдельной строкой под таблицей: «нужна дата». Если поставить такой счёт в ближайший месяц, бюджет покажет деньги, которых может не быть. По каждому счёту из этой строки менеджер связывается с клиентом и получает дату — с ней счёт возвращается в бюджет.

Будущие продажи с отсрочкой

Будущие продажи ставят отдельной плановой строкой: выручку из плана продаж сдвигают на срок отсрочки и обычную задержку клиентов. Если план продаж посчитан без НДС, а компания — плательщик НДС, для БДДС прибавьте налог. При отсрочке 30 дней большая часть оплаты за октябрьские отгрузки придёт в ноябре, а за отгрузки конца октября с учётом задержки — в декабре. Когда по отгрузке выставлен счёт, сумму убирают из плановой строки и переносят в строку выставленных счетов с конкретным сроком. Иначе одни и те же деньги попадут в бюджет дважды.

План-факт по поступлениям

В начале месяца сравните план поступлений прошедшего месяца с фактом по каждому клиенту и разберите расхождения по причинам:

• клиент снова заплатил позже, чем заложено, — увеличьте его обычную задержку;
• заплатил часть — на остаток нужна новая дата, до ответа он стоит в строке «нужна дата»;
• не выполнил обещание — счёт уходит в «нужна дата»;
• появился спор — счёт выходит из бюджета до урегулирования.

Если опаздывают сразу несколько клиентов, проверьте план целиком по оборачиваемости дебиторки: средний срок от счёта до денег по портфелю должен сходиться с отсрочками и задержками, которые вы заложили по клиентам. Если он заметно длиннее, план поступлений оптимистичен.

Строку поступлений по счетам можно собирать по данным «Сальдо», если вы выставляете счета там. На дашборде по каждому дню текущего месяца отмечено, сколько клиенты должны заплатить по срокам счетов, что из этого уже просрочено и на какие даты оплату обещали. Рядом — открытые счета по датам ожидаемых поступлений и старение долга. В карточке контрагента — рейтинг платёжной дисциплины A–D по истории его счетов у вас: доля оплат в срок и средняя просрочка; уверенная оценка — от трёх счетов. От рейтинга можно отталкиваться, когда задаёте клиенту обычную задержку. До срока «Сальдо» напоминает клиентам об оплате письмом. Выплаты, кредиты и сам БДДС остаются в вашей таблице или учётной системе.

Пример БДДС на три месяца

Пример условный. Дистрибьютор отделочных материалов продаёт с отсрочкой 30 дней и в конце сентября составляет бюджет на октябрь–декабрь. Остаток на 1 октября — 300 000 ₽. Неоплаченные счета:

• А — 600 000 ₽, срок 10 октября, обычная задержка 5 дней → 15 октября;
• Б — 450 000 ₽, срок 25 октября, задержка 12 дней → 6 ноября;
• В — 300 000 ₽, срок 20 октября, задержка 3 дня → 23 октября, но клиент обещал оплату 3 ноября → 3 ноября;
• Г — 200 000 ₽, спорный: претензия к качеству партии → вне бюджета;
• Д — 150 000 ₽, просрочен на 40 дней, новой даты нет → «нужна дата».

Каждый месяц компания платит 950 000 ₽ по текущей деятельности, включая проценты по кредиту, и возвращает банку 50 000 ₽ основного долга. План продаж — 1 100 000 ₽ в месяц; для простоты считаем, что за отгрузки месяца покупатели платят в следующем. В декабре запланирована покупка оборудования за 300 000 ₽.

• Октябрь: 300 000 + 600 000 (счёт А) − 950 000 − 50 000 = −100 000 ₽.
• Ноябрь: −100 000 + 750 000 (счета Б и В) + 1 100 000 (октябрьские отгрузки) − 950 000 − 50 000 = 750 000 ₽.
• Декабрь: 750 000 + 1 100 000 (ноябрьские отгрузки) − 950 000 − 50 000 − 300 000 (оборудование) = 550 000 ₽.

Под бюджетом остаются 150 000 ₽ в строке «нужна дата» и 200 000 ₽ спорных. За три месяца чистый денежный поток — плюс 250 000 ₽, но октябрь заканчивается в минусе.

Если поставить все пять счетов в октябрь, поступления октября составят 1 700 000 ₽, а остаток на конец месяца — 1 000 000 ₽. Бюджет с задержками и обещаниями клиентов показывает разрыв в 100 000 ₽ за неделю до начала октября. За это время можно договориться с клиентом Б об оплате до конца октября, получить дату по счёту Д или перенести часть оплаты поставщику на ноябрь. Остальные способы закрыть кассовый разрыв собраны в отдельной статье.

Шаблон БДДС в Excel

В шаблоне три листа. «БДДС» — бюджет на 12 месяцев, первый месяц задаёте сами. «Счета» — неоплаченные счета со сроком, обычной задержкой клиента, обещанной датой и отметкой «обещал оплатить» или «спорный». «Настройки» — какую долю суммы ждать по каждой отметке.

Перед ежемесячным обновлением сохраните копию файла: по ней вы сверите план с фактом.

Частые вопросы

С чего начать БДДС при продажах с отсрочкой

Начните со строки поступлений. Выгрузите неоплаченные счета, проставьте каждому клиенту обычную задержку и впишите обещанные даты. Спорные счета и просроченные без новой даты вынесите под таблицу, будущие продажи поставьте своей строкой. Потом добавьте выплаты: сначала с известной суммой и сроком, затем остальные по графику.

Дальше — раз в месяц: факт вместо плана, поправка задержек по тому, как клиенты заплатили, и разбор строки «нужна дата» с менеджерами.